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Quando se fala em transformação digital, é automático pensar imediatamente no uso de tecnologia. Mas é importante entender que essa mudança vai muito além: mais do que usar aparelhos modernos e simplesmente tirar o papel da mesa, a digitalização serve como um meio para remodelar processos e trazer benefícios para toda a população. Principalmente em áreas como a gestão pública, onde é possível aumentar a eficiência administrativa, mudar as relações entre os cidadãos e seus governos e ampliar os mecanismos de transparência e cobrança aos governantes.

Em um ano atípico, marcado por uma pandemia, o propósito se tornou até maior. Com a quarentena, o processo de digitalização foi acelerado, e mostrou para muitas instituições que as atividades podiam ocorrer de maneira online, com mais eficiência e produtividade. A transformação digital passou a ser não mais uma possibilidade para o futuro, mas uma necessidade para continuar oferecendo serviços e atendimentos aos cidadãos.

Foi graças à tecnologia que o Brasil se tornou mais digital e não parou, e, por isso, hoje nós temos excelentes cases de órgãos públicos que conseguiram se modernizar, gerando menos custos e trazendo processos mais céleres e transparentes para a população. Em Santa Catarina nós temos dois ótimos exemplos de instituições que saíram na frente e trouxeram inúmeros benefícios para a sociedade: o Ministério Público de Santa Catarina (MP/SC), que em seis meses passou a ter praticamente 100% dos processos de forma digital, e a Prefeitura Municipal de Florianópolis (PMF), que hoje já permite a abertura de empresas em até 5 horas.

Como o MP/SC acelerou a jornada da transformação digital

Desde 2014, o Ministério Público de Santa Catarina usa o Sistema de Gestão de Processos Administrativos Digitais, desenvolvido pela Softplan, que há 30 anos desenvolve softwares para a gestão pública. Mas foi durante a pandemia, com a impossibilidade de manter os serviços presenciais e com grande parte dos servidores em regime de trabalho remoto, que o movimento para a transformação digital ganhou força e provocou uma inversão nos números: em janeiro de 2020, 98% dos processos administrativos e documentos ainda tramitavam em papel. Em julho, esse índice caiu para 4%, com 96% da operação completamente digitalizada. Enquanto em janeiro o número de processos físicos era de 1735, sendo 17 digitais, em setembro os processos digitais somaram 1827, sendo que só 24 foram físicos.

Para garantir o sucesso do projeto, foi necessário capacitar e sensibilizar os 4.405 servidores do MP – dos quais 3.772 já são usuários ativos no sistema. A Softplan teve um papel importante nessa etapa, dando suporte para o uso da plataforma, esclarecendo dúvidas operacionais, monitorando indicadores de desempenho e garantindo que a transformação estivesse transcorrendo de forma segura, eficaz e tranquila.

Isso significa muito mais eficiência, agilidade e transparência para o órgão, que hoje já tem mais de 70 atividades administrativas monitoradas pelo Sistema. A digitalização também trouxe economia de recursos, acesso dos servidores aos processos e documentos de qualquer lugar e diminuição do risco de danos e extravio de informações.(Leia mais: Ministério Público de Santa Catarina acelera a jornada de Transformação Digital)

Florianópolis: a capital com a abertura de empresas mais rápida do país

Graças ao programa Floripa Simples, desde agosto Florianópolis passou a ser a cidade com o processo de abertura de empresas mais rápido do país. A conquista veio de uma parceria entre a Prefeitura Municipal da cidade (PMF), a Junta Comercial de Santa Catarina (JUCESC) e a Softplan, que integraram seus sistemas para tornar todas as etapas, desde a consulta de viabilidade até a liberação do alvará de licença, totalmente digitais. Com isso, já é possível abrir um negócio na categoria de baixo risco em até 5 horas na capital catarinense. O tempo médio do país no segundo quadrimestre de 2020 foi de 2 dias e 21 horas.

Antes do lançamento do programa, os empresários precisavam ir presencialmente até a JUCESC, Prefeitura, Bombeiros e órgãos de meio ambiente para obter um alvará provisório que liberasse o funcionamento da empresa. Agora, o processo é todo digital: primeiro, é feita uma consulta de viabilidade na Junta Comercial, que já está integrada com o sistema da Prefeitura e verifica as informações sobre a viabilidade de abertura para o endereço requerido. Com o parecer favorável, inicia-se o processo de registro da empresa no site da Junta. Os dados também são todos integrados e enviados automaticamente para as demais instituições envolvidas. Cada órgão valida as informações e as relaciona com os requisitos de cada CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), que determina quais atividades são exercidas pela empresa, tudo de forma automática.

Se a documentação estiver em conformidade, em até cinco horas o registro é oficializado e o empreendedor recebe o CNPJ da empresa e autorização para emissão de notas fiscais. Todo este processo é para CNAEs de baixo risco, e que estejam autorizadas no Plano Diretor a viabilidade para instalação no endereço informado. O empreendedor recebe notificações das etapas por e-mail, o que anteriormente era feito presencialmente.

O projeto foi ainda mais importante por conta da pandemia, onde muitas pessoas precisaram se reinventar e começaram a empreender. A tecnologia, neste caso, foi peça-chave para ajudar os empresários a terem menos burocracias e conseguirem colocar seu negócio funcionando em pouco tempo.
(Leia mais: Agilizando processos via integração de sistemas: a abertura de empresas mais rápida do Brasil)

Transformação digital: aproximando os cidadãos do poder público

A transformação digital só faz sentido quando ela consegue mudar as relações entre os cidadãos e seus governos, ampliando os mecanismos de transparência e aproximando essas duas esferas. Automatizar os processos traz muitos benefícios em todas as pontas, como a redução de tempo nas tarefas diárias, desburocratização de serviços, economia de recursos naturais, humanos e financeiros, maior mensuração e visualização de resultados concretos. Mas o grande propósito da digitalização deve ser aumentar a eficiência da gestão pública, sempre buscando melhorias e aproximação com a população para que os governantes estejam cada vez mais conectados com seu verdadeiro propósito.

Este artigo publicado foi publicado no jornal Economia SC.

Janderson Reis

Janderson Reis

Formado em Ciências da Computação e em Ciências Contábeis, especialista em Desenvolvimento de Software pra Web, há mais de 20 anos atua desenhando soluções para transformação digital no Governo, atualmente é Gerente de Marketing e Comercial da Softplan

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