Desde 13 de agosto Florianópolis se tornou a cidade com o processo de abertura de empresas mais rápido do país na categoria baixo risco. Isso porque a Prefeitura de Florianópolis e a Junta Comercial de Santa Catarina (JUCESC), através de uma solução desenvolvida pela Softplan, integraram os seus sistemas e tornaram as etapas digitais, desde a consulta de viabilidade até a liberação do alvará de licença, seja para loja física ou online. Com a digitalização do processo, o empreendedor não precisa mais ir presencialmente até a JUCESC, nem Prefeitura, Bombeiros ou órgãos de meio ambiente.

Além da digitalização do processo, outro benefício obtido, foi a diminuição do tempo para realizar as Consultas de Viabilidade para Instalação, para saber em qual ponto da cidade a modalidade de negócio pretendida pode ser aberta. Antes, para cada consulta, o tempo que o solicitante levava para receber o resultado da pesquisa demorava entre 10 e 15 dias, o que foi reduzido para menos de uma hora. Essa medida de desburocratização só foi possível com uma inovação em processo.

Tecnologia como peça fundamental

A tecnologia foi uma peça fundamental para Florianópolis dar um passo importante e vencer um dos maiores desafios para empreendedores brasileiros: a burocracia. Segundo uma pesquisa da Endeavor, este é o maior obstáculo para um em cada cinco empreendedores no Brasil. A necessidade de diversos documentos, formulários e tempo para buscar licitações em órgãos governamentais pode acabar desanimando muita gente de regularizar ou até começar seu próprio negócio.

Antes, para que o empreendedor conseguisse atuar até que toda a documentação estivesse aprovada, o funcionamento do estabelecimento se dava por um alvará provisório. Com a integração, após a entrada no processo de abertura da empresa, tudo corre digitalmente com uma solução da Softplan. O empreendedor recebe notificações do processo por e-mail e, caso todos os documentos e viabilidade estejam em conformidade, a empresa é aberta, já pronta para operar e emitir notas fiscais.

Integração dos sistemas foi o maior desafio!

Com os avanços tecnológicos, os usuários de qualquer tipo de serviço esperam acesso instantâneo às funcionalidades de um sistema. Dessa forma, em um cenário ideal, pode-se imaginar um sistema único e coeso, projetado desde o início para funcionar de forma unificada e coerente.

No entanto, dependendo do tipo de serviço e de organização, a operabilidade e troca de informações não ocorre de maneira integrada. Em qualquer instituição, seja ela privada ou governamental, de pequeno ou grande porte, dificilmente existe somente uma aplicação. Porém, os custos para desenvolver uma aplicação única tornam-se impraticáveis.

Na esfera pública, essa falta de interoperabilidade entre os sistemas, é hoje um dos maiores causadores de burocracia no país. Pois alguns serviços oferecidos para o cidadão, para serem executados, precisam tramitar por diferentes órgãos e esferas do governo. Cada uma dessas entidades possui processos e sistemas próprios para tramitar os pedidos. Portanto, quando os pedidos tramitam fisicamente, um servidor precisa inserir manualmente as informações no sistema de sua entidade. Nesses casos, o cidadão precisa se deslocar em cada uma das entidades envolvidas no processo. Isso reflete no tempo de execução da tarefa, no aumento de espera do serviço, e na burocracia.

A digitalização dos processos traz muitos benefícios, seja para a entidade, para o servidor público ou para o cidadão. Porém essa mudança de processo quando envolve mais de uma entidade se torna ainda mais desafiadora. Pois todas as instituições envolvidas no processo precisam operar de maneira integrada. No entanto, cada instituição possui suas soluções e sistemas próprios.

No caso do processo de abertura de empresas, no município de Florianópolis, a análise de viabilidade tramita na Junta Comercial, no Corpo de Bombeiros, órgãos de Meio Ambiente e na Prefeitura Municipal. Imagine que cada uma dessas instituições possui um processo e um sistema próprio para tramitar o pedido e realizar a análise de abertura de empresa.

Solução envolveu atuação conjunta com diferentes agentes

O serviço faz parte do Programa Floripa Simples, foi lançado em parceria pelo Município de Florianópolis com a Junta Comercial de Santa Catarina (JUCESC), Sebrae SC e a Softplan, que desenvolveu o sistema para a integração. Com a integração do sistema, o processo está concentrado somente na Junta Comercial. Ou seja, o empreendedor inicia o processo de abertura de empresas no site da Junta Comercial, e é por meio dele que todas as demais etapas do processo de abertura de empresas são realizadas.

 

Fluxo Funcional formalização de empresas, categoria Baixo Risco, em Florianópolis

Fluxo Funcional formalização de empresas, categoria Baixo Risco, em Florianópolis

Cidade Empreendedora – Programa Floripa Simples.

 

Assim, com o novo processo, para abrir uma empresa, o empreendedor faz tudo de forma digital. O primeiro passo, é realizar uma consulta de viabilidade na Junta Comercial, que já está integrada com o sistema da Prefeitura Municipal de Florianópolis, que verifica as informações sobre a viabilidade de abertura para o endereço requerido.

Então, com o parecer favorável, inicia-se o processo de registro da empresa no site da Junta Comercial. Os dados também são todos integrados e enviados automaticamente para as demais instituições envolvidas (Prefeitura, Bombeiros e órgãos de Meio Ambiente). Assim, cada instituição valida as informações e as relaciona com os requisitos de cada CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), que determina quais atividades são exercidas pela empresa, tudo de forma automática.

Dessa forma, se a documentação estiver em conformidade, em até quatro horas o registro é oficializado e o empreendedor recebe o CNPJ da empresa e autorização para emissão de NF. Todo este processo é para CNAEs de baixo risco, e que estejam autorizadas no Plano Diretor a viabilidade para instalação no endereço informado. O empreendedor recebe notificações das etapas por e-mail, o que anteriormente era feito presencialmente.

Benefícios diretos para a população

A inovação de processo evidenciada com o case de Florianópolis, demonstrou que os benefícios gerados proporcionam impactos significativos nos serviços gerados ao ecossistema empreendedor do município.

“O morador de Florianópolis ganha um incentivo a mais para empreender. Menos burocracia, mais produtividade. O Floripa Simples é uma prova de que é possível promover um ambiente de negócios mais favorável, que facilite para o empreendedor e contribua para a geração de emprego e renda” – Carlos Henrique Ramos Fonseca, diretor superintendente do Sebrae/SC.

A Softplan foi responsável por realizar a mudança de processo e integrar os sistemas utilizados pela Prefeitura de Florianópolis para a realização da análise de viabilidade e registro de empresas. Etapas que até então não ocorriam de forma integrada com o sistema utilizado pela Junta Comercial.

A mudança de processo, e integração em um sistema único exige uma série de alterações em todos os envolvidos. Projetistas e arquitetos de software precisam considerar que integrações são complexas e cheias de desafios, uma vez que podem ocorrer entre soluções estruturadas, de diferentes provedores, e com plataformas, tecnologias e protocolos distintos, repleta de restrições e limitações.

Inovação no processo de abertura de empresas

No processo de abertura de empresas, para a análise de viabilidade o contator ou empreendedor dá entrada no pedido na Junta Comercial, esse processo vai para a Prefeitura de Florianópolis via integração no sistema. Antes disso, o solicitante precisava tramitar os pedidos em ambos os órgãos, precisando se locomover até o órgão.

Uma das inovações realizadas no processo de abertura de empresas, está na automatização desse processo. Principalmente por ser um dos fatores que mais impactou positivamente na velocidade de análise de viabilidade. Ao invés de ter uma pessoa verificando uma a uma as solicitações de viabilidade, foi realizada uma integração com o sistema de GeoProcessamento. .

As informações recebidas pela Junta Comercial, ingressam no Regin-Integration-WS, e são enviadas para o sistema de GeoProcessamento via aplicação Regin-Consumer. O próprio sistema valida ou não a viabilidade. Como resultado, algo em torno de 70% das análises de viabilidade ocorrem de forma automatizada pelo sistema. Eventualmente, nos casos em que o sistema não aprova automaticamente a viabilidade, por identificar alguma divergência de informação, é que a equipe técnica da Prefeitura de Florianópolis analisa as informações.

Resultado da solução: Florianópolis a cidade mais veloz na abertura de empresas

O Ministério da Economia, por meio da Secretaria Especial de Desburocratização. Gestão e Governo Digital, publica quadrimestralmente um boletim com informações sobre o tempo de abertura de empresas. No boletim publicado em setembro de 2020, referente ao segundo quadrimestre, é possível verificar os avanços em direção a um ambiente de negócios mais dinâmico no país, principalmente na redução dos tempos de análise para abertura de empresas. Uma vez que o tempo médio para abertura de uma empresa foi de 2 dias e 21 horas, representando redução de 1 dia em relação ao período anterior.

Neste período, o destaque foi para Florianópolis que conquistou o posto de mais ágil abertura entre as capitais, com tempo médio de 5 horas. Ficando na frente de Goiânia (20 horas) e Brasília (1 dia e 2 horas). No outro extremo, Salvador teve o desempenho mais baixo entre as capitais, com tempo médio de 9 dias e 17 horas.

Ranking do tempo total de abertura de empresas nas capitais no segundo quadrimestre de 2020

 

Ranking do tempo total de abertura de empresas nas capitais no segundo quadrimestre de 2020

Boletim do 2º quadrimestre de 2020 – Mapa de Empresas.

 

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