Em apenas seis meses o MP/SC passou a tramitar quase 100% dos processos de forma digital.
Em tempos de isolamento social, buscarMinistério Público de Santa Catarina acelera a jornada de Transformação Digital novas formas de seguir as rotinas de trabalho, oferecer ferramentas para o trabalho remoto e garantir agilidade e transparência às funções administrativas foi uma das tarefas do Ministério Público de Santa Catarina no ano de 2020. Com a pandemia do COVID-19, esse movimento de Transformação Digital precisou ser acelerado na Instituição, assim como em outros diversos órgãos que também intensificaram a jornada de Transformação Digital. (confira aqui)
Para esse desafio, o MPSC contou com o apoio da Softplan – pioneira no desenvolvimento de soluções para a gestão pública, que há 30 anos atua no mercado de softwares. E é com o Sistema de Gestão de Processos Administrativos, que o MPSC vem fazendo a Transformação Digital no setor público ser uma realidade. O Sistema está em uso no Órgão há 6 anos e nos últimos meses o uso de processos digitais ganhou força e provocou uma inversão total dos números:
janeiro de 2020 – 98% dos processos e documentos eram físicos (em papel)
julho de 2020 – 96% dos processos e documentos são digitais
Fonte: MPSC – Softplan.
Segundo Orlando da Silva Baptista, Gerente de Sistemas de Informação do Ministério Público, a Transformação Digital está mudando positivamente as atividades do MPSC de formas que, há algum tempo, seriam improváveis.
“O apoio da alta Administração e o engajamento de todos os funcionários estão sendo importantes para superar os desafios enfrentados nesse processo”, afirma.
Para Baptista, esse movimento pode ser medido por meio de comparações com o modelo de trabalho anterior, como por exemplo:
- A ruptura na forma de trabalho com relação à transferência do meio físico para o digital, alteração que demanda grande esforço na quebra de paradigmas e aspectos culturais dentro do MPSC.
- Receio de que os dados pudessem ser perdidos ao usar o processo digital.
- Limpeza e acompanhamento das filas de trabalho.
- Eliminação de planilhas e e-mails paralelos para o controle de processos.
- Falta de conhecimento no uso da ferramenta.
- Processos físicos antigos que deverão ser transformados em digital.
Um dos pontos considerados cruciais no projeto foi a missão de sensibilizar e recapacitar os servidores do MPSC, o que foi feito em tempo recorde pela equipe de Capacitação da Softplan e também reflete nos resultados positivos que vêm sendo colhidos.
“Em 3 encontros virtuais tivemos a certeza de que a recapacitação foi bem recebida e muito bem aproveitada pelos servidores pois houve muita interação, além dos feedbacks extremamente positivos”, ressalta Ana Christina da Silva, Coordenadora de Capacitação da Softplan. Além das videoaulas, foram produzidos diversos artefatos e materiais didáticos que auxiliarão permanentemente os usuários.
Para Denise da Cunha Keineck, Coordenadora de Planejamento do Ministério Público de Santa Catarina, as capacitações são um “excelente suporte pelos canais disponibilizados e o curso cumpre o nivelamento necessário nas principais funcionalidades do Sistema para o trâmite digital dos processos”, avalia. As avaliações feitas pelos servidores qualificaram o ciclo de recapacitações com uma média de satisfação geral de 9,1.
Já para o Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos do Ministério Público de Santa Catarina, Dr. Fábio Strecker Schmitt, o maior desafio foi “a mobilização de um grande número de pessoas que passariam a ser usuárias do sistema, passando a trabalhar no processo digital, e o treinamento desse contingente de novos usuários. A adequação de alguns fluxos de trabalho também foi necessária”, afirma.
Além das ações de recapacitação, o MPSC e a Softplan disponibilizam quatro canais de atendimento aos servidores, um deles conta com uma equipe residente formada por quatro profissionais que atuam de forma direta e exclusiva no Ministério Público.
“O papel da equipe residente no MPSC é construir uma base sólida de entrega de valor e de fortalecimento das relações. Estamos o tempo todo monitorando indicadores de desempenho e trocando informações com os gestores do sistema para contornarmos os gargalos e explorarmos as funcionalidades do Sistema ao máximo”, explica Nildo Beppler Junior, Coordenador da equipe.
“A Softplan ofereceu um grande apoio ao processo de Transformação Digital do MPSC, prestando o suporte necessário para que o sistema comportasse a demanda requerida pela Instituição. A empresa reforçou o atendimento às dúvidas e aos questionamentos realizados pelos usuários, fornecendo dessa maneira o ambiente necessário para realização da recapacitação que culminou por viabilizar a Transformação Digital”, relata Baptista.
O Sistema de Gestão de Processos Administrativos não é somente uma ferramenta de digitalização de documentos – ele oferece funcionalidades que atuam diretamente no desempenho do trabalho administrativo e conta hoje com 3.772 usuários ativos de um total de 4.405 servidores do MPSC.
“O apoio da Softplan foi importante na definição dos novos fluxos para os processos digitais, orientando acerca das possibilidades que o sistema oferece e, principalmente, na formatação rápida de um programa de treinamento em larga escala. O instrutor da Softplan soube passar o maior número de informações possíveis com o nível de detalhamento adequado para que os usuários possam utilizar bem o sistema e explorar as suas potencialidades”, elogia o Subprocurador.
Hoje em dia mais de 70 atividades administrativas são monitoradas pelo Sistema, trazendo agilidade ao processo e economia do dinheiro público. Um exemplo é a digitalização da Autorização de Fornecimento e/ou Serviço – AF/AS. No modelo antigo, cada fornecedor autorizado a prover um produto ou serviço ao MPSC recebia um telegrama com a autorização de fornecimento. Esse protocolo de envio consumia horas de servidores apenas para o processo de envio desse documento além dos custos com correio. Com o uso do Sistema, o fornecedor recebe um e-mail autorizando o fornecimento e/ou a execução do serviço (AF/AS) – com a assinatura digital ele pode conferir a autenticidade do documento na pasta digital disponível externamente.
Todo esse esforço mostra que o chamado “novo normal” conta, sem sombra de dúvida, com inovação e tecnologia. Para Denise da Cunha Keineck, o processo de Transformação Digital na Instituição irá promover maior eficiência, agilidade e resolutividade das entregas administrativas, além de trazer segurança aos servidores em trabalho remoto.
“Temos expectativa de significativa redução do tempo despendido nos trâmites administrativos comparado ao processo físico”, planeja.
Todo esse movimento comprova que a Transformação Digital no setor público é possível e não é um projeto do futuro, mas uma realidade do agora.
Veja a matéria que saiu na mídia – Valor Econômico
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Neste webinar apresentamos cases bem-sucedidos na automação e digitalização de processos complexos. O Tribunal de Contas de Goiás, bem como da Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo compartilham lições aprendidas e boas práticas no assunto.
