Quando se fala em transformação digital, é automático pensar imediatamente no uso de tecnologia. Em em tempo de pandemia, é importante entender que essa mudança vai muito além: mais do que usar aparelhos modernos e simplesmente tirar o papel da mesa, a digitalização serve como um meio para remodelar processos e trazer benefícios para toda a população.
Principalmente em áreas como a gestão pública, onde é possível aumentar a eficiência da administração pública, mudar as relações entre os cidadãos e seus governos e ampliar os mecanismos de transparência e cobrança aos governantes.
Em tempos de pandemia, o propósito se torna até maior
Com a quarentena, o processo de digitalização foi acelerado, e mostrou para muitas instituições que as atividades podiam ocorrer de maneira online, com mais eficiência e produtividade. E eu não tenho dúvidas, por exemplo, que os órgãos que já estavam digitalizados conseguiram inclusive salvar vidas nesse período difícil que estamos vivendo.
Com isso, todos os dias, o governo do estado de São Paulo faz uma conta de quantas vidas são salvas com o isolamento social, e ter projetos que permitem que os cidadãos façam todos os seus processos de forma 100% remota, sem precisar sair de casa, certamente ajudou no combate ao coronavírus.
Instituições que saíram na frente
Bem como, aqui no Brasil temos excelentes cases de órgãos que já saíram na frente e estão percorrendo essa jornada da transformação digital, implementando plataformas de integração e buscando mais eficiência, transparência e relações mais horizontais. É o caso do Tribunal de Contas do Estado de Goiás (TCE – GO) e da Secretaria de Meio Ambiente, Infraestrutura e Logística do Estado de São Paulo (SEMIL, antiga SIMA), que contaram um pouco mais sobre suas histórias no webinar Gestão Pública Talks – Estratégias Digitais para Governo.
Como o TCE – GO está se tornando uma instituição orientada por big data
Os Tribunais de Conta são o maior repositório de informações sobre administração pública dentro da estrutura governamental, e os responsáveis por fiscalizar se os recursos públicos estão sendo bem geridos e bem aplicados.
Nesse sentido, em 2009, o TCE de Goiás começou a amadurecer a ideia de automatizar seu sistema, identificando a necessidade em processos como a prestação de contas de governadores e gestores, recepção de dados de atos do pessoal, módulos de comunicação oficial e peticionamento, sistema de apoio à ouvidoria, dentre outros. Em 2019, o órgão começou a usar o Solar BPM, solução da Softplan que automatiza processos de gestão pública.
Hoje, o TCE já tem os módulos de contas de gestores e governadores, que recepcionam a documentação relativa à prestação de contas anual, totalmente digitalizados. A ferramenta permite a organização sistemática das peças componentes do Balanço Geral do Estado, com definição clara dos atores e respectivas responsabilidades na operacionalização, e possibilita a redução de tarefas pelo prestador das contas, especialmente quanto ao envio dos demonstrativos contábeis, que são carregados automaticamente no sistema.
Com isso, reduzem-se os possíveis erros e ainda é possível criar um banco de dados que poderá servir para análises posteriores, trazendo uma melhoria dos serviços e deixando um bom legado para a administração pública.
Futuro
O próximo passo é automatizar os processos de atos de pessoal, que é de alta complexidade, porque tem em média 130 formulários e envolve desde o RH até a análise técnica do TCE. A reestruturação desse processo vai auxiliar na redução do estoque legado, estruturar informações, reduzir o tempo de tramitação dos formulários e otimizar a produção de diversas peças processuais.
Essas são as primeiras medidas de uma busca constante pela digitalização dos processos do tribunal, para que cada vez mais seja possível aplicar técnicas como inteligência artificial e big data na organização.
A jornada de transformação que está deixando a Secretaria de Infraestrutura e Meio Ambiente 100% digital
Ter começado a trajetória da transformação digital em 2017 fez com que a Secretaria de Meio Ambiente de São Paulo (hoje Secretaria de Infraestrutura e Meio Ambiente) estivesse mais preparada para a pandemia do coronavírus em 2020. O projeto começou com a intenção de digitalizar todos os órgãos e institutos vinculados à Secretaria, e já vem colhendo bons frutos.
Uma das primeiras áreas que foi digitalizada foi a fiscalização ambiental, que cuida de crimes como desmatamento de áreas de preservação, soltura de balões, pesca em períodos proibidos e tráfico de animais.
Hoje, o sistema já é digital de ponta a ponta: as informações do boletim de ocorrência são feitas pela polícia ambiental e já são integradas automaticamente com o sistema da gestão ambiental, com todos os dados do autuado, coordenadas geográficas, fotos e, se houver necessidade, o termo de compromisso de recuperação ambiental ou o boleto para pagar a multa pelo crime. O autuado também pode entrar com a defesa ou recurso sem precisar sair de casa, porque ele tem acesso ao processo e pode acompanhá-lo de forma digital. O sistema ajudou para que, só em 2019, fossem cadastradas 22 mil infrações. De janeiro a julho de 2020, foram 14 mil.
Mais exemplos
Outro exemplo bacana da Secretaria é o da área de licenciamento ambiental. A CETESB, que é responsável pelo controle, fiscalização, monitoramento e licenciamento de atividades geradoras de resíduos, tem 46 agências espalhadas pelo estado de São Paulo. Antes da implantação do Solar BPM, da Softplan, os empreendedores que quisessem dar entrada em um pedido de licenciamento levavam até 30 dias para conseguir agendar um horário em alguma das agências. Com a ferramenta é possível fazer a solicitação de forma digital, e o processo todo reduziu de 120 para 84 dias. Hoje a CETESB recebe em média 100 pedidos por mês.
Como estamos falando de meio ambiente, não poderíamos deixar de destacar que a Secretaria também já aboliu o papel de todos os seus processos administrativos, como ponto de funcionários, licitações e contratos e pagamentos de diárias para servidores que precisam viajar, e hoje funciona de forma 100% digital.
Assista ao webinar e conheça mais sobre estes cases!
Transformação digital: aproximando os cidadãos do poder público
Em outras palavras, a transformação digital só faz sentido quando ela consegue mudar as relações entre os cidadãos e seus governos, ampliando os mecanismos de transparência e aproximando essas duas esferas. Automatizar os processos traz muitos benefícios em todas as pontas, como a redução de tempo nas tarefas diárias, desburocratização de serviços, economia de recursos naturais, humanos e financeiros, maior mensuração e visualização de resultados concretos.
Com isso, o grande propósito da digitalização deve ser aumentar a eficiência da gestão pública, sempre buscando melhorias e aproximação com a população para que os governantes estejam cada vez mais conectados com seu verdadeiro propósito.
* Alexandre Pereira é formado em Ciências da Computação com MBA em Tecnologia da Informação. Atua há 25 anos na área de tecnologia em projetos estratégicos de automação de processos na gestão pública e é especialista de produto na Softplan.
