Em 2023, o projeto Prefeitura Sem Papel, em Ribeirão Preto, proporcionou uma economia de mais de R$ 6 milhões, poupando 605 árvores e 61 milhões de litros de água devido à não produção de papel. Com a adoção do sistema de gestão de processos administrativos Solar BPM, desenvolvido pela Softplan, a Prefeitura conseguiu eliminar burocracias desnecessárias, adotar uma tramitação mais célere e oferecer serviços públicos aos cidadãos de forma 100% digital.
Com o projeto, só em 2023, 426 mil processos foram abertos de forma digital. Esse montante representou uma economia de 122 mil horas de trabalho dos servidores municipais — tempo que pôde ser alocado em atividades mais estratégicas e menos burocráticas.
O projeto Prefeitura sem Papel também representa uma grande contribuição na preservação do meio ambiente. Com a adoção do Solar BPM, a Prefeitura conseguiu digitalizar 100% dos novos processos internos e disponibilizar vários serviços online. Hoje, os munícipes podem fazer, via portal, 312 procedimentos diferentes, como: atualização de cadastro de IPTU; digitalização da certidão negativa de débitos; emissão de alvarás diversos; defesa ou recursos de autos de infração; cancelamento de notas fiscais; licença sanitária; encerramento de firmas, entre outros.
Desde 2021, quando iniciou, o Prefeitura Sem Papel representou uma economia acumulada de R$ 15,8 milhões em custos relacionados a processos físicos, evitando o uso de 73 toneladas de papel, 6 mil toners de impressora, 156 milhões de litros d´água e 2 mil árvores.
“Ribeirão Preto segue mais organizada, mais inteligente, mais eficiente e acessível. Eu mesmo consulto processos, leio portarias, assino digitalmente sem pegar na caneta ou transportar papel. Também posso fazer despachos que, no mesmo dia, são publicados no Diário Oficial”, explica o prefeito Duarte Nogueira.
Projeto 100% digital incrementou arrecadação do município
No âmbito da digitalização dos serviços públicos, uma iniciativa de destaque foi incrementada em 2023: o Retoma Ribeirão, projeto de regularização de débitos. O programa teve como objetivo oferecer à população da cidade a oportunidade de regularizar suas dívidas junto à Secretaria Municipal da Fazenda, oferecendo descontos e melhores formas de pagamento. Assim, os moradores interessados e cadastrados no programa tiveram a chance de limpar o nome, movimentar a economia e participar da Transformação Digital da cidade.
Em 2023, o Retoma Ribeirão renegociou mais de R$ 73 milhões correspondentes a quase 83 mil dívidas, gerando um retorno estimado de R$ 65,6 milhões aos cofres públicos de Ribeirão Preto. Ao todo, já foram pagos R$ 26,4 milhões correspondentes às dívidas renegociadas. Tudo isso feito de forma facilitada e 100% digital no Portal de Serviços On-line.
“Tivemos avanços importantes no ano de 2023, o que mostra a disposição da Prefeitura em sempre procurar oferecer mais facilidades e conforto aos seus cidadãos, dando aos servidores municipais um tempo maior para tomadas de decisões estratégicas”, disse o coordenador de produto da Softplan, Felipe Araújo.
Em 2023, Solar BPM recebeu melhorias em funcionalidades e serviços
Visando atender as necessidades dos servidores municipais e cidadãos, a equipe de produto da Softplan, responsável por desenvolver e aperfeiçoar o Solar BPM, trabalhou em conjunto com a equipe técnica da Prefeitura para evoluir o sistema. Foram mais de 240 projetos, como fluxos, documentos e formulários, entregues pela equipe residente durante todo o ano. E isso tudo se traduziu em benefícios para os cidadãos, que hoje contam com mais de 300 assuntos relacionados a processos administrativos disponibilizados no Portal de Serviços.
Em 2023, sete autarquias foram migradas para a plataforma: Coderp, RP Mobi, Fundet, Funtec, Guarda Municipal, IPM e o Sasson. Com isso, 851 servidores públicos passaram a desempenhar suas tarefas administrativas de forma digital de forma 100% digital e centralizada no Solar BPM.
Outra evolução de destaque foi a integração entre os sistemas da Prefeitura e da Câmara Municipal de Ribeirão Preto. Isso possibilitou, por exemplo, que requerimentos ou Projetos de Lei aprovados no Legislativo fossem enviados para assinatura do Prefeito de forma digital e automática. O que antes levava até 15 dias para impressão, transporte, digitalização e protocolo, foi reduzido para alguns minutos. A integração também representou economia no uso de papel pela Câmara Municipal.
Automação de processos com Solar BPM
Com a implementação da solução Solar BPM, a Prefeitura de Ribeirão Preto reduziu significativamente o tempo dedicado às tarefas, por meio da automação de processos. Esse trabalho envolveu o mapeamento e o redesenho de todos os fluxos processuais físicos. Antes de serem cadastrados no software, a equipe da Softplan forneceu suporte para a equipe da prefeitura com o registro dos pedidos. Esse apoio teve como objetivo fornecer instruções sobre o uso do sistema e, ao mesmo tempo, divulgar a importância do projeto para garantir a adesão e engajamento de todos.
Nessa jornada rumo à Transformação Digital total e bem-sucedida, com menos uso papel e mais eficiência para todos, a Softplan e a Prefeitura de Ribeirão Preto reforçam o compromisso e a parceria, afim, de sempre trazer a inovação ao Setor Público de maneira transparente e verdadeiramente eficaz.
Os avanços na transformação digital de Ribeirão Preto também foram destacados no site oficial da Prefeitura.
