Certos órgãos blicos optam por utilizar tecnologias de código aberto para substituição dos documentos físicos por digitais. Este tipo de ferramenta livre ou solução de código aberto é fornecida gratuitamente, porém não são ferramentas completas. Elas necessitam de investimentos relacionados a infraestrutura, treinamento e capacitação, que tornam os custos para o órgão público ainda mais alto do que se tivesse investido em uma solução especializada.  

Para esclarecer as vantagens e desvantagens de optar por uma ou outra solução, preparamos um comparativo.  Confira o que uma ferramenta especialista em processos digitais, como o Solar BPM, e uma solução de código aberto oferecem. Disponibilizamos uma tabela comparativa pontuando as principais funcionalidadee depoimentos de clientes.   

Os principais desafios ao escolher uma solução de código aberto  

As soluções de código aberto, são, em sua maioria, desenvolvidas para atender as dores de uma instituição específica, e depois disso são distribuídas de forma generalizada para outras instituições. Dessa formaacabam por possuir um modelo engessado. Quando usados em outras instituições públicas, não atendeas dores e necessidades na totalidade. Afinal, os ritos e regras de gestão de cada órgão de gestão pública são diferentes e específicos 

Com Solar BPM, é possível desenhar cada formulário de acordo com as necessidades específicas da instituição. Esses formulários definem como os dados serão recebidos e o desenho desse fluxo se torna fundamental para a automação e qualidade do processoOs benefícios vão além de eliminar o papel do órgão 

Implantação das soluções

O acompanhamento e validação durante a implantação da solução também é essencial para que o processo corra bem. Se a parametrização não for realizada de forma adequada, de acordo com as necessidades e com atenção à experiência do usuário, a ferramenta pode se tornar uma solução incompleta.  

As soluções de código aberto, por serem ferramentas livres, não há suporte direcionado. As instruções são realizadas de forma genéricapor meio de documentos e compartilhamento de experiências entre usuários de diferentes instituições que também utilizam o código. Porém, são instituições muitas vezes distintas, que não compartilham dos mesmos ritos processuais.  Têm dores e necessidades diferentes.  

No Solar BPM, além da parametrização do sistema e implantação acompanhada, a equipe da Softplan, empresa desenvolvedora da solução, oferece treinamentos e videoaulas personalizadas. 

Benefícios da solução especializada – Solar BPM 

 Mais do que simplesmente eliminar papéis e processos físicos, SolarBPM, diferentemente de uma solução de código aberto, proporciona automação e integração de processos internos e externos. Gerencia processos administrativos, gestão de arquivos e documental em um único sistema em conformidade com o e-ARQ Brasil. 

A solução Solar BPM proporciona agilidade, segurança e transparência nos procedimentos e possibilita o rastreamento e o histórico das informações. Permite visualização de dados a partir de uma base de indicadores de desempenhoIdentifica gargalos na tramitação de processos e fornece essas informações através de gráficos intuitivostransformando informações em conhecimento estratégico.  permite gerenciar o fluxo de trabalho e redesenhar processos 

  • Ambiente unificado para acesso às informações. 
  • Automação segura de processos.
  • Modelagem BPM com formulários dinâmicos e customizáveis sem necessidade de conhecimento em TI. 
  • Gerencia os processos digitais e os processos físicos legados em uma única solução através de um repositório compartilhado.  
  • Possibilita a pesquisa e localização de informações com rapidez por meio de busca avançada no conteúdo dentro dos documentos. 

Confira o comparativo das principais funcionalidades: Solução de código aberto X Solar BPM

 

 

 

Depoimentos de quem escolheu um BPM desenvolvido sob medida para o setor público!


“A 
Softplan ofereceu um grande apoio ao processo de Transformação Digital do MPSC, prestando o suporte necessário para que o sistema comportasse a demanda requerida pela Instituição. A empresa reforçou o atendimento às dúvidas e aos questionamentos realizados pelos usuários, fornecendo dessa maneira o ambiente necessário para realização da recapacitação que culminou por viabilizar a Transformação Digital.”

Orlando da Silva Baptista, Gerente de Sistemas de Informação
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“Os processos que estamos automatizando são verdadeiros sistemas especialistas, possuem muitas atividades, formulários, várias integrações com outros sistemas e implementação de regras de negócio. Todos os processos bebem do nosso Big Data para preenchimento automático de informação, sempre buscando a melhor experiência do usuário com as soluções que são entregues e disponibilizadas para eles.”

Licardino PiresGerente de TI
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“Após a implantação do sistema foi suspenso o agendamento de entregas de documento
s de forma presencial, com isso, os funcionários que ficavam exclusivamente atendendo a agenda, foram alocados para apoiar outras atividades estratégicas.” 

Débora Gomes, Coordenadora de TI
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“A prefeitura de São Bernardo é um exemplo a ser seguido. Temos recebido visitas de outras prefeituras pra conhecer a metodologia, como funciona, a questão da agilidade e o nosso fluxo de trabalho.”

Pedro Pinheiros, Secretário Municipal de Administração e Inovação
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“Isso sem falar na liberação de espaços físicos dentro dos órgãos públicos, antes ocupados por enormes arquivos para armazenamento de documentos em papel e na responsabilidade ambiental, evitando o descarte mensal de algumas toneladas em papel. Além disso, é preciso mencionar que o trabalho remoto durante a pandemia de coronavírus no Estado somente foi possível com a implantação do sistema.”

Jorge Eduardo Tasca, Secretário de Estado da Administração
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“Acreditamos que em médio prazo veremos Barueri efetivamente sem papel, em especial já começando pela Secretaria de Administração. Fico muito feliz com a empresa 
Softplan, que pelo que vi é muito conceituada, transparente e que trabalha com órgãos públicos de primeira linha, como o nosso Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.” 

Cilene Rodrigues Bittencourt, Secretária Municipal de Administração.
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