Seguir o cronograma de implementação dos sistemas remotamente, manter a qualidade das capacitações e atender as expectativas do cliente pode parecer um processo simples. Mas transformar a experiência de aprendizagem presencial para a modalidade a distância, em um curto espaço de tempo, é um desafio que os profissionais da Softplan estão preparados para enfrentar e superar expectativas.

A última implementação do SAFF, concluída na prefeitura de Vitória/ES no início de maio, adaptou o protocolo presencial ao remoto, em tempo recorde, para uma turma de 34 servidores de diversas áreas da administração municipal – todos envolvidos na gestão do Programa de Requalificação Urbana e Segurança Cidadã de Vitória.

Segundo Luiz Eduardo Amais, que coordenou a equipe de implementação da Softplan, essa agilidade na conclusão das etapas foi muito importante para o cliente, que estava com processos da gestão do projeto parados e precisava retomar as atividades. “Foram 20 horas de treinamento, divididos em 10 dias – tudo a distância, com todos os participantes em home office. Foi um grande desafio para todos”, afirma Amais.

Ana Christina da Silva, coordenadora responsável pelas capacitações da Softplan nos clientes, relatou que as adaptações ao modelo a distância na modalidade ao vivo foram feitas de uma semana para outra, e que ao final da capacitação a média da satisfação dos usuários foi de nove.

“Mantivemos o nível obtido com os treinamentos presenciais e isso se deve à expertise das equipes nas capacitações a distância já desenvolvidas em muitos clientes nos últimos anos”, afirma Ana Christina.

Segundo a coordenadora da Softplan, a escolha dos profissionais que irão conduzir as capacitações foi cuidadosa para que o cliente possa receber o melhor. “E este caso não foi diferente, o Patrick Borges Cassettari, Analista de Negócios da Softplan que conduziu as turmas, foi muito bem avaliado e precisou criar uma dinâmica própria para contornar a falta de contato pessoal”, reforça Ana Christina.

Todo o conteúdo dos materiais destinados aos clientes está disponível no Portal Capacita – um portal de aprendizagem que dá o apoio aos clientes. Mesmo que a Softplan já tenha desenvolvido outras capacitações a distância, o novo cenário mundial apresentado pela pandemia, está acelerando ainda mais essa tendência da educação, servindo de inspiração aos profissionais que estão se desenvolvendo em técnicas de oratória para vídeo, adaptação de textos com linguagem técnica em roteiros com abordagens mais coloquiais, até mesmo montagem de cenários para as gravações de videoaulas que serão disponibilizadas aos clientes. Especialistas de produtos se transformando em verdadeiros youtubers!

Para esse cliente, essa experiência foi ainda mais interessante. A Prefeitura de Vitória/ES já havia contratado o SAFF em outra oportunidade e seguiram o protocolo de implementação tradicional. Para Patrícia Leslie Barragán Macêdo, Coordenadora Administrativo Financeiro e uma das responsáveis pelo Projeto, o modelo remoto trouxe vários benefícios em comparação ao modelo presencial.

“O fato de termos todo o treinamento gravado para consulta e repasse de informações faz toda a diferença”, garante. Patrícia lembra que na primeira vez que usaram o SAFF, a equipe que participou do treinamento no momento da implementação não foi a mesma que concluiu o projeto. “Durante as trocas dos profissionais envolvidos tivemos dificuldades de repassar o treinamento aos novos. E muito conhecimento acabou se perdendo com a saída das pessoas do projeto – que se estendeu por 7 anos”, lembra.

Apesar da distância e da ausência dos momentos de aproximação para esclarecimentos de dúvidas e trocas de experiências, Patrícia também pontuou outro diferencial positivo.

“Na primeira vez, o treinamento presencial nos ocupou durante dois dias inteiros. Foi muito cansativo e em certo momento a gente não absorve mais com a mesma qualidade. Isso que estávamos compartilhando com mais de um participante num mesmo computador. No digital, além de estar cada um com um computador exclusivo, as aulas eram mais curtas e intercaladas com simulações e treinamentos. Foi muito mais produtivo”, comenta.

Para completar, a Operação Assistida – dinâmica que se inicia após os treinamentos, está disponível e mostrando o cuidado e dedicação para que o cliente tenha a melhor experiência com o uso da solução.

“Se não tivéssemos esse carinho desde a primeira vez que contratamos a Softplan, não teríamos feito um novo contrato”, avalia a Patrícia.

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