Três meses para acabar com a tramitação física de processos e tornar o Governo do Estado de Santa Catarina papel zero. Em primeiro de janeiro de 2019, o novo governo assumiu a administração do estado e estabeleceu esse prazo para a adoção dos processos digitais em todas as suas secretarias, determinando o dia 2 de abril como a data para a virada de chave. Dali para a frente, todo novo processo administrativo deveria nascer e ser tramitado exclusivamente dentro do SGP-e, ferramenta de gestão desenvolvida pela Softplan.
Encabeçando a mudança, a Secretaria de Estado da Administração (SEA) criou o projeto Governo Sem Papel, que concentraria as ações necessárias para capacitar os servidores e implantar o processo digital. O desafio foi concluído no prazo e com sucesso.
“O processo administrativo é praticamente o sangue da administração pública. Nenhuma decisão acontece sem um processo administrativo, seja a nomeação de um servidor, seja a doação de algum material ou mesmo a compra de um medicamento. Isso dá uma ideia da relevância e da extensão do sistema” Liliane Frez, coordenadora da equipe da Softplan que atua dentro da Secretaria de Estado de Administração (SEA).
Os números dão uma boa ideia do esforço envolvido para tirar o papel de circulação das mesas, escaninhos, pastas e prateleiras das repartições públicas da administração estadual. Em média, quase um milhão de processos administrativos são abertos por ano. Somente com material de escritório, papel e transporte, por correios e malotes, cada processo custa, em média, R$ 30,00. Se todos os processos administrativos já fossem digitais em 2018, no ano passado o governo teria economizado R$ 29 milhões com papel zero.
O conhecimento construído pela Softplan com a digitalização dos processos no Tribunal de Justiça de São Paulo – o maior tribunal de justiça do mundo em volume de processos – e na prefeitura de São Bernardo do Campo, entre outras experiências envolvendo o papel zero, foi decisivo. Segundo Frez: “a proposta de execução do projeto, o planejamento, a construção do decreto, da instrução normativa, implantação assistida, capacitação… tudo isso envolveu o know- how da Softplan”.
Outro fator decisivo para o sucesso do Projeto Governo Sem Papel, foi a determinação e a tomada de decisão do governo que assumiu em 1º de janeiro de 2019. “O novo governador chegou e disse que o Governo Sem Papel vai sair e vai sair em três meses”, destaca Fernando Naim, gestor de projeto da equipe Softplan que atua no governo do estado e que, confessa, chegou a pensar que o desafio não seria superado.
O diretor de Tecnologia e Inovação da SEA, Félix da Silva, reforça a ideia de que a transformação digital precisa não só da determinação, mas do exemplo que vem dos líderes nesse processo:
“Nós tivemos o melhor patrocinador para o projeto, que foi o próprio governador. Ele foi desde o primeiro dia uma das primeiras pessoas a utilizar a tecnologia, demonstrando a todos os servidores que o processo veio para ficar”. Félix da Silva, diretor de Tecnologia e Inovação da SEA
Para juntar o desejo do cliente em tornar a administração do Estado mais eficiente e a expertise da Softplan, a SEA formou um grupo de trabalho para alinhar os objetivos do governo estadual relacionados ao Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e) – nome que o produto Solar BPM tem no Governo de Santa Catarina. O SGP-e é um sistema desenvolvido pela empresa e utilizado desde 2011 pelo governo estadual para o acompanhamento dos processos administrativos.
As ondas da transformação digital para acabar com a tramitação física dos processos administrativos
A digitalização dos processos administrativos é a etapa inicial do projeto de transformação digital da administração pública estadual e, por ser a primeira fase, é também aquela que pode apresentar maior resistência e oferecer mais dificuldades ao servidor. Por isso, é preciso conquistar o engajamento do público interno nesse processo ao esclarecer o servidor sobre as mudanças que a nova forma de trabalhar vai trazer ao seu dia a dia e sobre como a tecnologia melhora a sua qualidade de vida e beneficia o cidadão atendido por ele.
Além de fornecer o SGP-e ao estado e desenvolvê-lo continuamente para a gestão dos processos administrativos, no projeto Governo Sem Papel a Softplan atuou como advisor , desde o planejamento até a execução, “estando ao lado do cliente e orientando, com base nas nossas experiências anteriores, o melhor caminho a seguir”, afirma Frez.
A coordenadora da equipe da Softplan na SEA explica que a proposta da empresa, aceita pelo governo, foi colocada em prática por meio de “ondas de treinamento e implantação”, do auxílio para a elaboração do decreto e da instrução normativa – que são os documentos legais que orientam e definem a digitalização dos processos administrativos – e da execução, em si, do projeto, incluindo a coleta de feedback e as melhorias no sistema.
Para promover esse engajamento foram desenvolvidas várias estratégias que se complementaram para informar e capacitar o servidor. Oficinas de design thinking, palestras, aulas – presenciais e à distância – e materiais de comunicação e orientação, como vídeos explicativos, foram produzidos para atingir o maior número possível de servidores.
“Além das capacitações presenciais, que reuniram 42 turmas de servidores, toda sexta-feira era aplicada uma aula transmitida ao vivo pelo YouTube – e que continua disponível, gravada – para conseguirmos capacitar todo mundo em três meses”, Fernando Naim, gestor de projeto da equipe Softplan
Para Silva, o “engajamento muito bom dos servidores” é resultado dos treinamentos e da clareza em explicar qual é o momento em que se encontra a administração estadual, além do uso intensivo dos diferentes canais de comunicação para levar ao público interno “um feedback sobre como tudo estava acontecendo”.
A Softplan criou um painel para o acompanhamento do projeto Governo Sem Papel em cada órgão da administração pública para viabilizar a meta de, a partir de 2 de abril deste ano, criar todos os processos digitalmente. O planejamento levou à digitalização gradativa dos processos, de modo que a cada semana um órgão “virasse a chave para o digital”.
Segundo Naim, essa estratégia foi pensada para evitar que o sistema fosse paralisado quando chegasse a data limite. “Não tem como fazer uma ‘virada de chave’ única, de todos os órgãos numa data só, pois todo mundo vai ter dúvidas, vai ligar para o suporte ao mesmo tempo, e a gente não vai ter braço para atender”, explica.
Dessa forma, cada órgão foi capacitado de acordo com um cronograma em que o treinamento era feito em um dia e os servidores tinham uma semana para fazer a digitalização dos novos processos, até “virar a chave” completamente.
No prazo final de cada órgão para a eliminação do papel, a parceria entre o cliente e a empresa, mais uma vez, foi decisiva. O diretor de Tecnologia e Inovação da SEA conta que, “a cada virada de chave, nós estávamos lá dentro – e quando falo nós, eu me refiro à SEA e à Softplan – junto com o usuário. Isso dá credibilidade ao processo e as pequenas são resolvidas já no momento da implantação”.
Essa metodologia permitiu o desenvolvimento em tempo real do SGP-e para atender à nova necessidade da administração. Como explica o coordenador de desenvolvimento da equipe local da Softplan, dessa forma foi possível receber o feedback dos usuários instantaneamente, já que “aquilo que não está funcionando é porque falta um ajuste no sistema que é válido para todos os demais órgãos”.
Agora, o projeto Governo Sem Papel, segundo Frez, passa pela segunda onda, em que as equipes da Softplan e da SEA fazem um diagnóstico das dificuldades de cada órgão e setor para se adaptarem aos processos digitais e, com base nisso, desenvolvem ações específicas para superá-las.
Assinatura digital viabiliza próximas etapas e extensão do Governo Sem Papel ao cidadão
Uma das dificuldades para a digitalização plena dos processos administrativos, são as transações do Governo do Estado com os chamados “entes externos”, como os demais poderes, as prefeituras e órgãos independentes – como o Tribunal de Contas do Estado (TCE) e Ministério Público de Santa Catarina (MPSC). Uma ferramenta considerada chave para permitir que os processos que envolvam o Executivo e esses outros órgãos não precisem mais do papel é a assinatura digital.
A Softplan agregou ao SGP-e, para viabilizar a integração com os órgãos internos e externos à administração estadual, uma assinatura digital que já foi homologada e substitui, nessas transações, a assinatura ICP Brasil. “Hoje todo o servidor pode assinar com a assinatura que foi instituída no decreto e é válida no âmbito do Governo do Estado. Inclusive MPSC, TCE e Assembleia Legislativa também já aderiram e passaram a aceitar a assinatura SGP-e”, orgulha-se Naim.
A ferramenta vai ser fundamental para que a transformação, que por enquanto está num estágio inicial, com a digitalização dos processos, atinja o atendimento aos públicos externos da administração estadual e a extensão dos serviços do SGP-e para o cidadão, com a criação de um portal externo.
“O objetivo desse portal é fazer a interface com os entes externos, com a possibilidade de assinaturas extrínsecas, como nos convênios com municípios em que o prefeito tem que assinar. A prefeitura não é hoje um usuário do SGP-e, mas o prefeito terá a possibilidade de fazer isso digitalmente, na próxima etapa”, de acordo com Silva.
Reconhecimento Governo Sem Papel
O desafio de digitalizar toda a operação dos processos administrativos do governo do estado de Santa Catarina, proporcionou à Softplan o Prêmio Certi de Inovação 2019. O reconhecimento foi dado à empresa na categoria Projeto de Governo de Apoio à Inovação.
A história de sucesso do Governo Sem Papel foi apresentada no Gestão Pública Talks 2021. Clique e assista ao conteúdo na íntegra.
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