Expandir o uso da solução digital de abertura e tramitação de processos administrativos para aumentar a eficiência, a celeridade, a transparência e a segurança da atividade administrativa. Esse foi o objetivo do Projeto Solar, criado pela Gestão 2016-2017 do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP), em parceria com a empresa Softplan, para estender o uso do SAJ ADM a todas as Comarcas do estado. A solução torna digitais todos os processos administrativos, antes feitos em papel.
O TJSP é o maior Tribunal de Justiça do mundo em volume de processos. Criada em 1874, a instituição é responsável por julgar todas as causas do Estado de São Paulo. Para garantir que sua função social seja cumprida com eficiência, transparência e qualidade, o Tribunal conta com 2,6 mil magistrados e 43 mil servidores, distribuídos entre as 319 Comarcas do estado. Simultaneamente, a instituição tem mais de dois milhões de processos administrativos tramitando.
As etapas da Transformação Digital
Para atender à necessidade de ter uma gestão administrativa a nível institucional, o TJSP adotou, em 2007, o SAJ ADM, que começou a ser expandido para todas as Comarcas do estado em 2011. A expansão unificou todos os processos administrativos em um único sistema. Outra evolução do SAJ ADM ao longo do tempo foi o aumento de sistemas que compõem a solução. Aos três módulos iniciais foram incluídos mais 12 módulos, implantados para suprir as novas demandas específicas. Atualmente, o SAJ ADM atende mais de mil assuntos.
A supervisora de Serviço, Márcia Keiko Ito, que gerencia as solicitações das 10 Regiões Administrativas Judiciárias (RAJs) do TJSP, conta que, antes do SAJ ADM chegar a todas as Comarcas, alguns pedidos levavam semanas para serem aprovados.
“Desde que eu comecei no Tribunal, todos os ofícios eram feitos em papel e, muitas vezes, precisavam da assinatura dos Juízes de todas as RAJs. Então nós tínhamos que encaminhar o documento via malote para as Regiões uma após a outra até que todos tivessem assinado.” Com a solução digital, a coleta de assinatura é eletrônica e fica pronta em poucas horas.
A expansão do SAJ ADM foi gradual: começou nos Foros Regionais, passando pela Região Metropolita de São Paulo e pelas Sedes Administrativas até, em 2017, com o Projeto Solar, atingir todas as Comarcas. Além da implantação em todas as Comarcas do TJSP, de agosto a dezembro de 2017, o Projeto Solar capacitou cerca de 1,5 mil servidores em 75 edições de treinamento, realizadas nas dez Regiões Administrativas do Tribunal.
“A importância do projeto foi dar transparência a todas as atividades do Tribunal, já que com o sistema digital todos podem acompanhar a tramitação dos processos, e, principalmente, incluir, vez por todas, a área administrativa na modernização da instituição”, comenta a Diretora de Capacitação de Sistemas (STI 8) e Gerente do Projeto Solar, Ana Lúcia da Costa Negreiros.
Chave para o sucesso: capacitar e valorizar os servidores
Com isso, agora todas as Comarcas do estado podem fazer a abertura e tramitação digital de processos que são fundamentais para o funcionamento do TJSP, como: compras e licitações, prestação de contas, folha de pagamento, correições, pagamento de notas fiscais e pedidos de férias. Atualmente, tramitam pelo SAJ ADM mais de 776 mil processos administrativos
“Quando o Tribunal tornou digitais os processos da atividade-fim, o serviço judicial prestado à sociedade ganhou mais celeridade. Mas nós sabíamos que era necessário pensar na agilidade também da atividade-meio, pois ela é a base que sustenta toda a estrutura jurisdicional. Por isso, decidimos expandir o SAJ ADM e o Projeto Solar veio para capacitar e valorizar nossos servidores, ensinando as melhores práticas para o uso do sistema e fazendo com que a área administrativa seja 100% digital”, explica o Presidente do TJSP, desembargador Paulo Dimas de Bellis Mascaretti.
Benefícios gerados para a sociedade
Além de beneficiar os servidores e a instituição, o Projeto Solar também gerou ganhos para a sociedade. Isso porque a área administrativa mais ágil e eficiente acelera a tramitação dos processos, garantindo o pleno funcionamento do Judiciário e, por consequência, assegurando os direitos do cidadão.
“O trabalho do servidor nas áreas administrativas do Tribunal é, muitas vezes, invisível, mas tem uma importância crucial pois cria as condições necessárias para que os agentes da atividade-fim possam desempenhar seu papel com eficiência e qualidade cumprindo a missão do Judiciário”, afirma o Juiz Assessor de Patrimônio e Contratos, Valdir Ricardo Lima Pompeo Marinho.
Economia para os cofres públicos
Outro benefício do sistema digital é a otimização de recursos. A estimativa é que a cada 200 mil processos digitais sejam economizados R$ 6 milhões em material de escritório, 50 mil horas de trabalho, gerando uma redução de custos de R$ 3,1 milhões, 32 toneladas de CO², mais de 27 mil quilos de papel, que custariam R$ 187 mil, e 256m² de espaço poupado.
“A implantação do SAJ ADM traz um enorme ganho para a nossa administração, pois gera economia de recursos humanos e materiais. Nosso servidor alocado na atividade administrativa ganha em produtividade e em eficiência e a sociedade ganha também, pois com a área administrativa digital podemos realocar servidores para a atividade jurisdicional e com mais servidores prestamos um serviço mais ágil ao cidadão”, explica o Juiz Assessor de Tecnologia da Informação, Aléssio Martins Gonçalves.
Softplan e TJSP uma parceria de sucesso
Fazer a diferença na vida das pessoas e das organizações. Desde 1990 essa é a razão de ser da Softplan, empresa pioneira no desenvolvimento de soluções digitais para a gestão pública. E foi justamente pela oportunidade de fazer a diferença para milhões de pessoas que a Softplan se tornou parceria do TJSP na jornada rumo à transformação digital.
“Para nós da Softplan é uma honra estar junto com o maior Tribunal de Justiça do mundo rumo à Justiça 100% digital. Começamos esta caminhada há 12 anos, com a implantação do SAJ na atividade jurisdicional e demos mais um passo com o SAJ ADM, tornando os processos administrativos digitais. O próximo passo é utilizar os dados gerados pelo sistema de uma forma mais inteligente, por exemplo, ao identificar possíveis gargalos para a tomada de decisões mais assertivas, que tornem o setor público cada vez mais eficiente e transparente”, afirma Moacir Marafon, diretor executivo da Unidade de Gestão Pública da Softplan.
*Dados do relatório “Justiça em números 2017” do Conselho Nacional de Justiça
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