No município de São Bernardo do Campo, com cerca de 830 mil habitantes e o 16º PIB do Brasil, a transformação digital começou em 2016, com a contratação da Softplan para a implementação da solução para gerenciamento de processos administrativos em formato digital, PRODIGI, para a digitalização dos serviços e processos da Prefeitura. Desde de junho de 2020, todos os serviços externos (para os munícipes) e dos assuntos internos da cidade já são 100% digitais.

O que motiva a parceria entre o município de São Bernardo do Campo e a Softplan é muito mais do que apenas buscar uma administração pública com o mínimo de papel e burocracia. A digitalização faz a diferença na vida dos são-bernardenses ao tornar mais fácil para o cidadão o acesso aos serviços da prefeitura.

Para o secretário municipal de Administração e Inovação, Pedro Pinheiros, a importância do PROGIDI é justamente esta, a de oferecer os melhores serviços para a população, com agilidade e transparência: “O objetivo da nossa administração é aproximar o cidadão do poder público, da prefeitura. A digitalização oferece esta oportunidade, porque o cidadão pode solicitar o que precisa da prefeitura no conforto de seu lar, e tudo é feito rapidamente”.

Atualmente são ofertados 870 serviços/assuntos digitais, sendo que 257 destes estão disponíveis no Portal de Atendimento do Município, para que os munícipes consigam solicitar os serviços de suas casas, de forma online e remota.

Um dos primeiros serviços a tornar-se completamente digital foi a emissão do Cartão Nacional da Pessoa Idosa e Pessoa com Mobilidade Reduzida, que dá acesso a direitos e serviços voltados ao atendimento destes públicos, como vagas reservadas de estacionamento e transporte gratuito: o prazo de entrega caiu de 40 dias para 10 minutos, com o documento sendo impresso, em casa, pelo próprio usuário do serviço. Outros exemplos de serviços totalmente digitalizados oferecidos pela prefeitura são o alvará de construção, o alvará de funcionamento, o habite-se, a revisão de IPTU, e o cadastro de locomoção de balsa.

A transformação de um serviço físico para o digital exige uma reflexão sobre os procedimentos e etapas que usualmente eram necessários quando esse serviço dependia da tramitação em papel:

Nas reuniões de mapeamento que fazemos junto com as áreas, desenhamos cada etapa do que é feito hoje, e os próprios servidores já começam a enxergar onde pode ser melhorado. Porque, por mais que eles façam a mesma coisa, repetidamente, durante anos, às vezes, quando você coloca no papel, é que você enxerga que muitas daquelas etapas são redundantes e podem ser eliminadas”, explica Luciane Pazzin, coordenadora da Softplan alocada dentro da Prefeitura.

Para o secretário municipal de Administração e Inovação, Pedro Pinheiros, o avanço e a abrangência da digitalização de serviços e processos administrativos com o uso do PROGIDI tornou São Bernardo do Campo uma referência para outras prefeituras que buscam a transformação digital:

“A prefeitura de São Bernardo é, sim, um exemplo a ser seguido. Temos recebido visitas de outras prefeituras pra conhecer a metodologia, como funciona, a questão da agilidade e o nosso fluxo de trabalho”.

Os resultados da implementação do PROGIDI fazem com que o projeto desenvolvido em São Bernardo do Campo seja exemplo de caminho a se percorrer para alcançar a transformação digital que a Softplan busca para tornar a administração pública mais eficiente e próxima do cidadão. “É um projeto típico que mostra o nosso propósito de aproximar o cidadão do governo, facilitando a sua interação, o tirando dos balcões, e, ao mesmo tempo, de melhorar a eficiência do órgão público para que ele possa responder à demanda do cidadão”, conclui o diretor-executivo da Softplan, Moacir Marafon.

 Softplan implementa PRODIGI e prepara o servidor para a transformação digital

Cabe à Softplan, além de desenvolver os sistemas de acordo com as necessidades específicas da prefeitura de São Bernardo do Campo, ouvir e orientar os usuários internos e externos dos serviços de maneira que, todos juntos, possam desenhar um fluxo mais simples e sem burocracia.

A empresa destaca equipes de colaboradores para atuarem na prefeitura, ao lado dos servidores das áreas de suporte e juntamente com os setores atingidos pela digitalização, como explica Regiane Padeti, chefe de Seção dos Sistemas Administrativos do Departamento de Tecnologia da Informação, da Prefeitura de São Bernardo do Campo:

 A Softplan, desde o início, atuou junto conosco. Primeiro, com os treinamentos para o formato digital: havia formatos novos para introduzir as informações, que ninguém sabia. Houve, também, workshops de conscientização dos funcionários dessa mudança, quanto à mudança de procedimento. Então, eles nos ajudaram bastante no sentido de conscientizar os funcionários dessa mudança toda.

Além de destacar uma equipe para trabalhar diretamente na prefeitura, a Softplan promove oficinas e capacitações para preparar o servidor para assimilar a cultura da transformação digital. O resultado é o engajamento do servidor nas mudanças. Após uma oficina de service design, em que os servidores foram incentivados a perceber os serviços do ponto de vista do cidadão, vários processos que envolviam diferentes secretarias e setores foram simplificados de maneira que possibilitassem ao cidadão obter os serviços de que precisa a partir de uma única entrada no sistema, sem a necessidade de ingressar com um novo pedido para cada etapa em que o processo mudava de setor ou área de atendimento.

Resultados estimulam a digitalização de mais serviços

 A transformação digital não é um processo fácil nem ocorre de um dia para o outro. A resistência a mudanças é uma reação humana natural e afeta diretamente toda a cultura organizacional. Na prefeitura de São Bernardo do Campo, no iníci0 da implementação do PRODIGI, não foi diferente, mas, após começarem a surgir os resultados da digitalização, o que ocorre é o contrário. Agora, são os setores que exigem a mudança dos procedimentos para o digital.

Quem acredita que a digitalização beneficia diretamente apenas o público que acessa os serviços remotamente, sem ir à prefeitura, está enganado. Como explica Tiago Guimarães, que  trabalha no setor responsável pelo atendimento direto ao cidadão, o Atende Bem, “a transformação digital aumenta a capacidade de atendimento ao público e beneficia, também, quem ainda prefere ser recebido por um funcionário no guichê.”

Segundo o secretário municipal de Administração e Inovação, Pedro Pinheiros, já se reflete em aumento da produtividade dos servidores e em economia com a redução da infraestrutura física necessária para a gestão dos processos.

“Você economiza tempo, oferece o serviço com mais agilidade, reduz a aquisição de papéis e locomoção de documentos e locais pra guardar e zelar por esses documentos”, explica o secretário.

Em apenas três anos, a transformação digital fez São Bernardo do Campo se destacar como uma cidade que substitui de forma acelerada a papelada e a burocracia pela transparência e o impacto positivo na vida de sua população. Hoje, a solução PRODIGI é também referencia na área pública, para serviços digitais.

Os serviços são disponibilizados através do site Guia de Serviços de São Bernardo do Campo, onde o cidadão com apenas cliques encontra todos os serviços digitais oferecidos pela Prefeitura. Entre os mais solicitados, estão aqueles relacionados a IPTU e atividades empresariais.   (Confira: https://guiadeservicos.saobernardo.sp.gov.br/guia-de-servicos/home)

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