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Diante da transformação digital, criar a cultura do governo sem papel é o desafio de muitas administrações públicas no Brasil. Pensando em inspirar a sua jornada e acelerar a decisão em aderir ao movimento de uma administração sem papel, preparamos uma análise histórica da Secretaria de Estado de Administração- SEA que, em 2018, deu o ponta pé inicial para um era sem volta, o Governo Sem Papel. 

Com isso, a iniciativa passou a cadastrar e tramitar todos os processos administrativos e documentos produzidos na Administração Pública exclusivamente em formato eletrônico, por meio da solução Solar BPMchamado de SGPe (Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos) no Estado. Confira a evolução deste projeto que aumentou a eficiência no serviço público, tornando Santa Catarina 100% digital. 

Tecnologia e capacitação são a base de projetos de modernização do Governo de Santa Catarina

Antes de tudo, para discutir e entender os processos, em outubro de 2018, a SEA iniciou transformação digital que visa eliminar o uso de papel em processos administrativos e automatizar processos com o objetivo de aumentar a eficiência da prestação de serviços do Governo do Estado.
Leia mais aqui!

Mapeando processos

Então, em novembro de 2018 diminuir uma, cinco ou cinquenta folhas de papel de um processo administrativo era um objetivo desafiador, mas que representou o primeiro passo para a transformação digital. Essa foi a inspiração do Projeto de Transformação Digital na SEA que começou a capacitação dos servidores da Secretaria por meio de oficinas de Design ThinkingLeia mais aqui. 

Nesse sentido, consolidado como principal sistema administrativo do Governo do Estado, o SGPe  tornou-se estratégico para o bom andamento dos serviços oferecidos aos cidadãos.

Agora, confira alguns números do início do projeto, etapa de capacitação

1745

Servidores capacitados

42

Turmas

46

Órgãos Capacitados

9,0

Média de Satisfação

100 dias para tornar a administração de Santa Catarina sem papel

Ou seja, em janeiro de 2019 foi dada a largada para que em 100 dias a administração de Santa Catarina fizesse a transição de todos os processos físicos, para digitais 
 
Contudo, para garantir o sucesso da inciativa foi criado o Plano de Capacitação de treinamentos do Governo Sem Papel, uma ação importante que caminhou junto com a evolução do projeto, atuando na performance, entendimento e conscientização desta nova fase no governo, enfatizando a importância em capacitar os servidores por meio de um ambiente de aprendizagem formal. Conheça mais sobre o plano aqui. 

Santa Catarina atinge a marca de Governo Sem Papel

Finalmente, Essa foi a determinação do governador para os primeiros 100 dias de governo, e em abril de 2019 o Governo de Santa Catarina se tornou, de fato, papel zero em apenas 100 dias do projeto Governo Sem Papel. Confira mais aqui 

Ainda mais avanços para além da administração pública

Logo após o marco dos 100 dias, em julho de 2019, a imprensa noticiava os resultados iniciais do Governo Sem Papel e os impactos positivos em várias áreas. 

Confira alguns números! 

R$5,4 mi

Economizados em dois meses do projeto

276

Árvores preservadas

14 mi

Em papel economizado

92 mil

Assinaturas digitais

Projeto vence Prêmio Certi de Inovação 2019

Como resultado, o projeto Governo Sem Papel, se tornou referência no país e ganhou o prêmio CERTI de Inovação em 2019. A iniciativa já mostrava  resultado na economia de recursos financeiros e naturais, além do salto na qualidade do atendimento ao público. Leia mais aqui.

Impactos na sociedade

Dessa forma, entre os principais avanços da implementação de serviços eletrônicos e a digitalização dos processos, em junho de 2020 SEA contabilizou a economia de R$ 40 milhões com Governo Sem Papel, evitando assim a emissão de 3 milhões de quilos de CO2. Veja mais aqui.

Governo sem papel, projeto referência

Adaptação à nova tecnologia preserva a cultura 

Logo, a redução estratégica de custos ainda é uma meta importante para o projeto Governo Sem Papel, mas a SEA também está atenta à necessidade de alinhar esse desafio da adoção de soluções digitais para transformar a cultura dos servidores do Estado. A criação de central de ajuda, por exemplo, foi um passo importante na promoção do novo mindset do governo. Veja mais aqui. 

Oportunidades e Novos desafios à atuação do governo  

Dessa forma, a adoção de novas tecnologias traz oportunidades na gestão pública, tem foco no papel do governo como habilitador e facilitador dessa transformação digital. Além de estimular a repensar os processos, engajar os servidores e trazer resultados efetivos para a sociedade.  

Hoje, o Governo Sem Papel, é sinônimo de redução de tempo nas tarefas diárias, economia de recursos naturais, agilidade e visualização de resultados concretos em Santa Catarina. 

“Fazer a diferença no dia a dia das pessoas, utilizando a tecnologia para ser mais ágil, entregar serviços de qualidade e fazer mais com menos, é o futuro da transformação digital no Estado. Eliminar o uso do papel e fortalecer a adesão de um sistema totalmente digital são passos desta jornada que vai além de metas de papel zero. Este projeto, sem dúvidas, está na vanguarda da administração pública e é uma referência para as demais administrações”

Fernando Naim Schmitz,Coordenador do projeto na Softplan.

Definitivamente, um software para problemas complexos

O Solar BPM foi desenvolvido para apoiar grandes processos de transformação digital na gestão pública em todas as esferas, como pode ser percebido no caso do Governo de Santa Catarina.  

Como resultado, com Solar BPM é possível ter controle de todas as etapas dos processos públicos com eficiência, agilidade e transparência. A utilização da ferramenta auxilia gestores a tomarem decisões com mais agilidade e assertividade e os servidores podem ficar mais focados, sem colocar em risco a segurança das informações. Já a população fica mais próxima da administração pública e mais satisfeita com os atendimentos – que podem ser feitos via internet. 

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