A jornada de Santa Catarina rumo ao Governo Sem Papel

Diante da transformação digital, criar a cultura do governo sem papel é o desafio de muitas administrações públicas no Brasil. Pensando em inspirar a sua jornada e acelerar a decisão de aderir ao movimento de uma administração sem papel, preparamos uma análise histórica da Secretaria de Estado de Administração (SEA), que, em 2018, deu o ponta pé inicial para um era sem volta, o Governo Sem Papel. 

Com isso, a iniciativa passou a cadastrar e tramitar todos os processos administrativos e documentos produzidos na Administração Pública exclusivamente em formato eletrônico, por meio da solução Solar BPM, chamado de SGP-e (Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos) no Estado. Confira a evolução deste projeto que aumentou a eficiência no serviço público, tornando Santa Catarina 100% digital. 

Antes de tudo, para discutir e entender os processos, em outubro de 2018, a SEA iniciou a transformação digital mapeando processos e sensibilizando servidores quanto à importância da mudança que viria a acontecer. O grande objetivo do projeto Governo Sem Papel era eliminar o uso de papel e automatizar processos, aumentando a eficiência da prestação de serviços do Governo do Estado. Leia como aconteceu a Transformação Digital da SEA na prática.

Oficinas de design thinking auxiliam servidores a mapear processos

Em novembro de 2018, a SEA deu início à sensibilização e capacitação dos servidores da Secretaria por meio de oficinas de Design Thinking. Durante essas ações, além de entender o que era a Transformação Digital da gestão pública, a Secretaria conseguiu visualizar como era o fluxo da tramitação física e como ela passaria a acontecer no digital. Os servidores puderam entender como cada equipe realizava seu trabalho e também tiveram a oportunidade de repensar e desburocratizar processos, sinalizando etapas que não precisariam ser levadas para o sistema.

Nessa fase diminuir uma, cinco ou cinquenta folhas de papel de um processo administrativo era um objetivo desafiador, mas que representou o primeiro passo para a transformação digital. 

Capacitação foi essencial para eliminar o uso de papel na administração de Santa Catarina em 100 dias

Em janeiro de 2019, foi dada a largada para que, em 100 dias, a administração de Santa Catarina fizesse a transição de todos os processos físicos para processos digitais. Para garantir o sucesso da inciativa foi criado o Plano de Capacitação de treinamentos do Governo Sem Papel, uma ação importante que caminhou junto da evolução do projeto, atuando na performance, entendimento e conscientização desta nova fase no governo, enfatizando a importância em capacitar os servidores por meio de um ambiente de aprendizagem formal. Conheça mais sobre o plano.

Confira alguns números da etapa de capacitação do projeto Governo Sem Papel

Santa Catarina atinge a marca de Governo Sem Papel

Em abril de 2019, a administração estadual cumpriu com o desafio de eliminar em 100 dias o uso de papel em seus processos administrativos. A meta foi colocada a partir da determinação do governador, que, no dia primeiro de janeiro de 2019, estabeleceu o dia 2 de abril como data para o fim da tramitação física.

A história desse desafio e da jornada trilhada pela SEA para chegar no objetivo são detalhadas na história de sucesso Governo de Santa Catarina se torna papel zero em 100 dias.

Os primeiros resultados do Governo Sem Papel

Logo após a virada de chave e a conquista do marco de Governo Sem Papel, em julho de 2019, a imprensa noticiava os resultados iniciais do projeto de Transformação Digital da administração do estado de Santa Catarina. Economia de recursos naturais e financeiros, celeridade nos processos e otimização de rotinas de trabalho eram alguns dos impactos positivos comumente associados à iniciativa. 

Confira alguns números dos dois primeiros meses após a adoção dos processos digitais. 

Projeto vence Prêmio Certi de Inovação 2019

Ainda em 2019, colhendo os resultados do projeto, o Governo Sem Papel se tornou referência no país e foi reconhecido pelo Prêmio CERTI de Inovação, vencendo junto da Softplan na categoria Projeto de Governo de Apoio à Inovação. A iniciativa mostrava resultados na economia de recursos financeiros e naturais, além do salto na qualidade do atendimento ao público.

Integrado à plataforma gov.br, SGP-e apoia teletrabalho durante a pandemia

O sucesso do projeto Governo Sem Papel foi fundamental para a continuidade das atividades do Governo de Santa Catarina durante a pandemia da Covid-19. Já adaptados ao SGP-e pelos trabalhos de 2019, os servidores amadureceram processos e utilizaram o sistema para aumentar o alcance dos serviços digitais oferecidos ao cidadão em 2020.

Um exemplo foi a solicitação do auxílio emergencial estadual, disponibilizada no portal de serviços. O cidadão realizava o pedido online, informando dados pessoais. Como o SGP-e está integrado com a plataforma gov.br do Governo Federal, o governo estadual conseguia consultar se aquele CPF já havia recebido o auxílio federal.

“Somente através do sistema que a gente utiliza da Softplan e da parceria estabelecida, é que a gente conseguiu fazer com que a nossa plataforma se conectasse com a plataforma do Governo Federal. Acho que Santa Catarina deve ser uns poucos estados onde uma solicitação do cidadão, a partir do portal sc.gov.br, já cai automaticamente dentro do sistema de processo do Governo Federal”*Félix da Silva, Diretor de Tecnologia e Inovação da SEA.

Impactos ambientais do Governo Sem Papel

Em 31 de maio de 2020, a SEA contabilizou uma economia de R$ 40 milhões desde a implantação do projeto. A quantia considera valores que seriam gastos com processos físicos, deslocamentos e impressões. Coincidindo com as comemorações da Semana do Meio Ambiente, a Secretaria divulgou também que, nesse período, o Governo Sem Papel evitou a emissão de 3 milhões de quilos de CO2. 

Governo Sem Papel muda cultura de trabalho e potencializa a gestão do conhecimento

Além dos resultados de economia financeira e de recursos naturais, a Transformação Digital da SEA trouxe resultados evidentes para uma cultura de trabalho mais alinhada ao mundo digital.  A adoção de soluções como o SGP-e levou à promoção de um novo mindset dentro das secretarias.

Para gerir e centralizar todo  conhecimento necessário e gerado para que o bom uso do sistema e dos novos fluxos, uma Central de Ajuda online foi criada com suporte da Softplan. O repositório conta com conteúdos educativos, de capacitação, tira dúvidas e outras informações sobre o SGP-e e o projeto Governo Sem Papel. 

“Fazer a diferença no dia a dia das pessoas, utilizando a tecnologia para ser mais ágil, entregar serviços de qualidade e fazer mais com menos, é o futuro da transformação digital no Estado. Eliminar o uso do papel e fortalecer a adesão de um sistema totalmente digital são passos desta jornada que vai além de metas de papel zero. Este projeto, sem dúvidas, está na vanguarda da administração pública e é uma referência para as demais administrações” Fernando Naim Schmitz, coordenador da Softplan

Oportunidades e novos desafios à atuação do governo  

Em outubro de 2021, a história de sucesso do Governo Sem Papel foi apresentada no Gestão Pública Talks. Na ocasião, o Diretor de Tecnologia e Inovação da SEA, Félix da Silva, destacou que o Governo do Estado produziu cerca de 3 milhões de processos digitais (3.064.485) e economizou R$ 92 milhões de reais em quase três anos de projeto.

Na ocasião, o diretor comentou sobre a continuidade do Governo Sem Papel: “A gente ainda tem um universo gigantesco de trabalho pela frente para fornecer ao cidadão – que, na verdade, é o nosso principal foco. Serviços mais digitais e que se traduzem em serviços mais eficientes.”*

A adoção de novas tecnologias traz oportunidades na gestão pública, tem foco no papel do governo como habilitador e facilitador dessa transformação digital. Além de estimular a repensar os processos, engajar os servidores e trazer resultados efetivos para a sociedade. Hoje, o Governo Sem Papel é sinônimo de redução de tempo nas tarefas diárias, economia de recursos naturais, agilidade e visualização de resultados concretos em Santa Catarina. 

Confira mais conteúdos sobre o projeto.

Definitivamente, um software para problemas complexos

O Solar BPM foi desenvolvido para apoiar grandes processos de transformação digital na gestão pública em todas as esferas, como pode ser percebido no caso do Governo de Santa Catarina.  

Com a tecnologia, é possível ter controle de todas as etapas dos processos públicos com eficiência, agilidade e transparência. A utilização da ferramenta auxilia gestores a tomarem decisões com mais agilidade e assertividade e os servidores podem ficar mais focados, sem colocar em risco a segurança das informações. Já a população fica mais próxima da administração pública e mais satisfeita com os atendimentos – que podem ser feitos via internet. 

Conheça o Solar BPM e fale com um especialista. 

*Os depoimentos do Diretor Félix da Silva aqui apresentados foram extraídos da sua palestra ministrada no evento Gestão Pública Talks 2021.