Diminuir uma, cinco ou cinquenta folhas de papel de um processo administrativo pode ser o primeiro passo para a transformação digital que trará ainda redução de tempo nas tarefas diárias, economia de recursos naturais, agilidade e visualização de resultados concretos. Inspirado nisso, o Projeto de Transformação Digital na SEA começou a capacitação dos servidores da Secretaria de Administração de Santa Catarina (SEA). Eles participaram da segunda oficina de Design Thinking com ênfase em Processos nos dias 10 e 11 de outubro, na Softplan. Entre dinâmicas em grupo, teatro e exposição de conteúdo pela Gabriela Tamura, do espaço de aprendizado em governo WeGov, e pelo Rafael Lessa, da Softplan, o grupo da SEA desenhou processos e os redesenhou pensando em como a tecnologia pode otimizar o tempo e diminuir os custos. Hoje os processos dos seis sistemas administrativos do Estado (Gestão Documental, Gestão de Materiais e Serviços, Gestão Patrimonial, Gestão de Recursos Humanos, Ouvidoria e Saúde do Servidor) correm paralelos em meio físico (processo impresso em papel, comunicados internos e ofícios) e no digital pelo sistema SGPe, desenvolvido pela Softplan, que faz a abertura e tramitação de processos administrativos.
Durante a oficina, os servidores interagiram e conheceram um pouco do dia a dia de cada um. Em grupos, avançaram na discussão de quatro processos: • Pedir cancelamento de readaptação funcional; • Solicitar LTCAT (Laudo técnico de condições ambientais de trabalho) para aposentadoria especial; • Conceder adicional de insalubridade; • Fazer atendimento de pesquisa à distância. Além desses processos, dezenas de outros estão em análise pelas diretorias da SEA para eliminar o uso de papel com apoio da equipe do EPROC. .
Depoimentos
“Foi muito bom participar da oficina, é uma oportunidade de conhecer outros processos da Secretaria como também outros servidores”, comentou Cinara Matias L. Kamhler, da gerência de licitações. “Achei muito interessante a didática para mostrar como a gente vai lidar com os processos daqui para frente. A gente consegue propor mudanças e desburocratização. O SGPe está cada vez mais completo, nos dando mais ferramentas”, avaliou Sérgio Sousa de Oliveira, da perícia médica. “Nós temos o momento ideal para pensarmos processos e fazermos diferente. Podemos fazer internamente, fortalecendo os servidores da SEA”, disse o coordenador do EPROC Marcelo Eduardo Schubert. Veja os depoimentos de Rafael Lessa e Gabriela Tamura sobre a parceria da Softplan com a WeGov.
Cultura de Processos na SEA
A Secretaria de Estado da Administração iniciou um programa de transformação digital que visa eliminar o uso de papel em processos administrativos e automatizar processos com o objetivo de aumentar a eficiência da prestação de serviços do Governo do Estado. Com apoio do Escritório de Processos (EPROC) da SEA, as diretorias estão mapeando os processos internos para implementar a transformação digital de, pelo menos, 30 processos até o final do ano. Depois de implementado o programa na SEA, o EPROC vai expandir sua atuação para toda a estrutura do Governo do Estado que já utiliza o SGPe. O objetivo é modernizar os órgãos e imprimir uma cultura de processos no executivo estadual. O sucesso do programa depende do comprometimento dos servidores públicos, tanto que alguns da SEA estão participando de oficinas de Design Thinking com ênfase em Processos a fim de discutir e entender os processos de trabalho como uma oportunidade para aprimorarem suas práticas de gestão. As próximas oficinas de Design Thinking acontecem nos dias 8 e 9 de novembro e nos dias 29 e 30 de novembro. Confira todas as fotos da segunda oficina.
