Os munícipes de Ribeirão Preto viram a cidade conquistar diversos marcos ao longo do primeiro ano do projeto Prefeitura Sem Papel, que implementou o Solar BPM, um software de automação de processos especializado na gestão pública. A economia de recursos naturais e do dinheiro público, a disponibilização dos primeiros serviços online, a otimização das rotinas de trabalho, o aumento na transparência, a diminuição no tempo de tramitação. Em números, esses marcos representam*:
- 114 mil processos;
- 639,8 mil anexos digitais;
- 556 mil assinaturas;
- 440 mil usuários no portal de atendimento;
- R$ 3,4 milhões economizados.
*resultados de fevereiro de 2021 a fevereiro de 2022
Conheça mais sobre o projeto no vídeo acima elaborado pela prefeitura ou leia a história da implementação e veja como o projeto automatizou os processos em Ribeirão Preto.
A Transformação Digital proposta pelo Prefeitura Sem Papel começou com a modernização dos processos administrativos internos. Em junho de 2021, nas comemorações do aniversário da cidade, o projeto foi divulgado oficialmente aos munícipes, com o lançamento dos primeiros serviços online. Confira como foi a inauguração.
Em outubro de 2021, o Portal de Atendimento já contava com cerca de 3 mil solicitações de processos. Pela internet, o cidadão tinha a sua disposição serviços das Secretarias de Administração, Fazenda, Inovação e Desenvolvimento, Justiça, Meio Ambiente, Planejamento e Saúde. À época, para demonstrar a facilidade do acesso, o Prefeito Duarte Nogueira gravou um vídeo explicando o que é o Prefeitura Sem Papel e demonstrando como usar a ferramenta.
Ribeirão Preto realiza ação de regularização online de débitos com Secretaria Municipal da Fazenda
Com o projeto Prefeitura Sem Papel, Ribeirão Preto também pôde observar pela primeira vez a eficiência dos processos digitais em campanhas pontuais que movimentam uma grande parcela de munícipes. Entre novembro de 2021 e janeiro de 2022, a Prefeitura realizou o programa Retoma Ribeirão, cujo objetivo era oferecer à população a oportunidade de regularizar débitos junto à Secretaria Municipal da Fazenda.
Focado no IPTU e no ISS, o cidadão poderia utilizar a internet para realizar as etapas de pagamento. No Portal de Atendimento da Prefeitura, ele escolhia os débitos, verificava o valor e eventuais multas de acordo com a forma de pagamento desejada, assinava documentos e imprimia boletos.
Essa opção trouxe mais comodidade ao munícipe que, caso preferisse, também poderia fazer a regularização presencialmente no Poupatempo. Com o programa Retoma Ribeirão, a Prefeitura otimizou um serviço para o cidadão e, ao mesmo tempo, realizou uma ação de retomada da economia da cidade após a pandemia da Covid-19.
Equipe residente da Softplan dá suporte às ações do Projeto Prefeitura Sem Papel
A modernização desse serviço exigiu uma integração entre sistemas, de modo que a Prefeitura conseguisse buscar os débitos e gerar o boleto automaticamente ao cidadão, dispensando a intervenção do servidor público nessa etapa. A integração e a criação dos formulários para abertura de processo no Solar BPM foram apoiadas pela equipe residente da Softplan em Ribeirão Preto.
“Nossa equipe vive o dia a dia da Prefeitura. Esse contato direto facilita o entendimento do cenário, que é particular em cada instituição da gestão pública brasileira. No caso do programa Retoma Ribeirão, conseguimos entender o contexto dos sistemas que precisavam ser integrados, permitindo que eles conversassem e compartilhassem os dados necessários entre si. A parte da criação de formulários foi rápida, pois o Solar BPM é low-code, ou seja, não precisamos desenvolver novos códigos para implementá-los” Felipe Tofanin, coordenador de tecnologia da Softplan.
A equipe residente da Softplan fica alocada na Prefeitura, facilitando o conhecimento da rotina do órgão e da inteligência de negócio dos processos da instituição. Seus integrantes trabalham no mapeamento, evolução e aumento de governabilidade e usabilidade do sistema. Eles também são responsáveis por dar suporte aos usuários internos e externos, atendendo a dúvidas e realizando treinamentos pontuais para os servidores, sem deixar de estarem atentos às melhorias necessárias ao sistema.
Em um ano de projeto, a equipe residente liberou 155 formulários no Portal de Atendimento, que atendem a quase 200 assuntos da Prefeitura; e desenvolveu fluxos e formulários internos, que automatizaram cerca de 30 processos distintos.
Em seu segundo ano, Projeto Prefeitura Sem Papel virtualiza 100% dos serviços da Secretaria Municipal do Meio Ambiente
Essas primeiras conquistas dentro do projeto aconteceram entre fevereiro de 2021 e fevereiro de 2022; e foram o começo de uma Transformação Digital cujas ações contínuas pretendem levar ainda mais celeridade à rotina do servidor, do cidadão, do empresário e de todos aqueles que recorrem à prefeitura.
Com um novo ano, vieram novos marcos. O Prefeitura Sem Papel iniciou o segundo ano do projeto com mais ações de modernização e conquistou mais um feito: a liberação de 100% dos serviços oferecidos pela Secretaria Municipal do Meio Ambiente (SMMA) no portal de atendimento.
Veja no site da Prefeitura Municipal de Ribeirão Preto a notícia de divulgação dessa conquista.
Durante meses, a equipe da Secretaria trabalhou na inserção dos processos dentro do software e na criação de materiais com instruções ao cidadão, que já procuram o Portal de Atendimento para protocolar processos online. Entre os assuntos mais buscados, estão pedidos de Licenciamento Ambiental, denúncias ambientais e autorizações de corte e plantio de árvores. Ao possibilitar a solicitação pela internet, a Secretaria facilita a participação da sociedade na gestão e proteção do meio ambiente.
Processos digitais aumentam eficiência da Secretaria Municipal do Meio Ambiente
Além da procura dos cidadãos pelos serviços digitais, a SMMA também observou um aumento na eficiência da administração dos processos externos. Os servidores analisavam em média 140 solicitações a cada 60 dias quando os protocolos e solicitações eram feitos somente no balcão e de maneira presencial. Em março de 2022, com a possibilidade de receber as solicitações online, este número já havia quase dobrado. A Secretaria contabilizou 230 solicitações analisadas em 60 dias.
“A Secretaria de Meio Ambiente, sem dúvidas, ficou mais inteligente e eficiente. Os fluxos de trabalho foram revisados e agora seguem de maneira virtual dentro do Solar BPM. Com isso, o servidor, especialista na gestão destes processos, pode se dedicar nas questões ambientais e não mais no atendimento em balcões e no gerenciamento de filas e processos que nasciam físicos, gerando papel, pastas e mais gastos para a prefeitura” Catherine D’Andrea, Secretária Municipal de Meio Ambiente.
Leia mais e veja como a Transformação Digital na SMMA fez Ribeirão Preto aumentar a eficiência com serviços digitais.
Projeto Prefeitura Sem Papel é apoiado por um BPM especializado na gestão pública
As modernizações realizadas dentro do Prefeitura Sem Papel fazem parte da jornada de Transformação Digital percorrida por instituições que estão em busca de uma gestão pública mais eficiente e transparente. O projeto é contínuo e já tem novas ações em andamento que vão utilizar o Solar BPM e impactar a qualidade dos serviços oferecidos ao cidadão. Entre elas:
- Automatização e integração do Sistema de Atendimento ao Munícipe;
- Automatização do Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC), atendendo à exigência do Governo Federal;
- Integração da Secretaria de Planejamento e da Secretaria de Água e Esgoto de Ribeirão Preto SAERP para emissão e liberação de Alvará;
- Automatização da solicitação do Selo de Estacionamento, Van Adaptada e Passe de ônibus para pessoas com deficiência (PcD) e carteirinha para pessoas com autismo (Secretaria da Assistência Social).
Para que essas mudanças sejam efetivas e os resultados conquistados, as instituições precisam considerar a complexidade da operação do setor público e as particularidades do seu rito processual. Nesse sentido, Ribeirão Preto conta com o Solar BPM, que combina uma tecnologia especializada na gestão de processos da administração pública com um motor de automação baseado na notação BPMN 2.0. Fale com um especialista e conheça mais sobre a ferramenta!
