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Menos papel e burocracias, mais eficiência e transparência na gestão dos processos administrativos da Prefeitura Municipal de Ribeirão Preto. Esses eram alguns dos resultados esperados das ações do programa Prefeitura Sem Papel, criado para implantar um software de automação de processos e oferecer os benefícios que a Transformação Digital da gestão pública leva a uma instituição, aos seus servidores e aos cidadãos que recorrem a ela.

Em menos de um ano de programa, iniciado em janeiro de 2021, o município conseguiu digitalizar 100% dos novos processos internos e disponibilizar vários serviços online ao ribeirão-pretano, colhendo os resultados esperados na concepção do programa. De janeiro a novembro de 2021, foram produzidos 55 mil processos, 306 mil assinaturas e 1,5 milhões de páginas de documentos. Tudo em formato digital, levando à economia de:

  • R$ 1,7 milhões*
  • 7 toneladas de papel
  • 588 toners de impressora

*Dado referente a gastos com papel, impressão, capa, transporte e armazenagem. 

Processos foram remodelados para eliminar burocracias desnecessárias

Para isso, foi preciso substituir a tramitação física de processos pela tramitação digital no Solar BPM, o software de automação implantado pela prefeitura. A mudança exigiu um trabalho de análise do fluxo que cada processo percorria quando criado em papel para, então, redesenha-lo dentro da notação BPMN 2.0, tecnologia utilizada pelo software, e determinar como ele passaria a acontecer no ambiente eletrônico. Nessa etapa da Transformação Digital, a prefeitura de Ribeirão Preto conseguiu eliminar burocracias desnecessárias e adotar uma tramitação mais célere.

Paralelo ao trabalho de repensar e digitalizar cada um dos seus assuntos internos, a instituição também colocou em prática um plano de capacitação para que os servidores estivessem aptos a usar o Solar BPM. A Softplan, empresa vencedora da licitação e desenvolvedora do software, esteve à frente dessas etapas, coordenando os treinamentos, oficinas de mapeamento e modelagem de processos e dando o suporte necessário aos usuários do sistema antes e depois da implantação.

Assim, em junho de 2021, celebrando também o aniversário da cidade, o programa Prefeitura Sem Papel comemorou o fim dos processos físicos e estabeleceu que, dali para frente, todos os processos internos seriam criados no formato digital. Em novembro de 2021, os processos digitais já haviam poupado 18 mil horas de trabalho de um servidor, que, antes, seriam gastas no protocolo, montagem e transporte de processos físicos.

“Atualmente, todos os novos processos abertos junto à Prefeitura tramitam em meio eletrônico. É uma comodidade para o munícipe e muito mais eficiência para o serviço público. Eu mesmo consulto processos, leio portarias, assino digitalmente portarias sem pegar na caneta ou transportar papel. Também posso fazer despachos que, no mesmo dia, são publicados no Diário Oficial.” Duarte Nogueira, prefeito de Ribeirão Preto.

Prefeitura Sem Papel leva Transformação Digital para o servidor e para o cidadão

Nos meses seguintes, a Transformação Digital focou em disponibilizar um maior número de serviços online para o cidadão, que podem pelo portal do município. Em outubro de 2021, serviços relacionados às secretarias de Administração, Fazenda, Inovação e Desenvolvimento, Justiça, Meio Ambiente, Planejamento e Saúde já concentravam mais de 46 mil processos em tramitação por meio eletrônico. Entre as opções mais procuradas pelos cidadãos, estão:

  • atualização de cadastro de IPTU;
  • certidão negativa de débitos;
  • emissão de alvarás diversos;
  • defesa ou recursos de autos de infração;
  • cancelamento de notas fiscais;
  • licença sanitária;
  • encerramento de firmas.

Tendo observado em tão pouco tempo os resultados esperados com o Prefeitura Sem Papel, Ribeirão Preto segue o programa para as próximas etapas da jornada de Transformação Digital da gestão pública. Junto da equipe residente da Softplan, ela vai trabalhar em questões de usabilidade do sistema, digitalização de outros serviços para o cidadão, integrações, evoluções tecnológicas, educação continuada para os servidores e outras ações necessárias para seguir levando eficiência, transparência e economia à administração da cidade.

“É um aspecto fantástico e muito emocionante ver até onde somos capazes de chegar. Já fizemos muito até aqui e não podemos parar.” Duarte Nogueira, prefeito de Ribeirão Preto.

Conheça outras histórias de sucesso de Transformação Digital da gestão pública e as tecnologias que estão por trás delas. Fale com um especialista da Softplan caso tenha interesse em conversar sobre um projeto de automação de processos para a sua instituição!