A tecnologia vem ajudando as instituições públicas a superar uma série de desafios. Entre eles, podemos mencionar a obtenção e gestão de recursos complementares ao orçamento, adquiridos por meio do financiamento externo. Mas o investimento em soluções digitais, sozinho, não garante que o requisito do projeto cofinanciado seja cumprido com efetividade. É preciso aliar o uso de tecnologias para gestão de projetos cofinanciado ao conhecimento de especialistas, que vão orientar os gestores sobre as exigências de cada órgão financiador. Além disso, as dúvidas que costumam surgir neste percurso poderão ser sanadas prontamente.
O suporte de profissionais com uma trajetória consolidada na área de financiamento internacional é primordial para que o processo flua com tranquilidade. Não podemos esquecer que assim como a elaboração do projeto, o acompanhamento periódico é essencial para que os recursos continuem chegando. O apoio especializado ajuda na organização técnica e financeira, além de facilitar e garantir transparência na hora de apresentar os resultados.
De que forma um profissional especializado pode ajudar a atender ao requisito do projeto cofinanciado?
As verbas extraorçamentárias são muitas vezes o único caminho para que a gestão pública brasileira consiga viabilizar o que foi planejado (ou pelo menos grande parte). Esse aporte pode vir de instituições financeiras nacionais ou de organizações externas, como bancos, agências governamentais ou organismos multilaterais. Apesar de ser um mecanismo cada vez mais utilizado, conseguir que um projeto seja aprovado e, mais do que isso, garantir a sua continuidade, é um processo complexo e que envolve uma série de detalhes.
As soluções digitais, geralmente obrigatórias nos projetos de cofinanciamento, ajudam a dar celeridade às informações prestadas. Elas oferecem um maior controle das etapas, principalmente a contábil e a financeira, facilitam o acesso aos dados e a produção de relatórios de demonstração, sempre seguindo a legislação e as normas pertinentes. Essas soluções, no entanto, precisam ser bem gerenciadas para que o requisito do projeto seja atendido com excelência e não aconteçam ruídos que causem a suspensão da verba. E é exatamente neste momento que o apoio de um profissional especializado se mostra imprescindível.
A Softplan oferece, desde 1990, tecnologia para projetos cofinanciados, é o SAFF (Solução para Administração Física, Financeira e Contábil de Programas cofinanciados por Organismos Internacionais), tendo atendido mais de 45 programas, tanto nacionais quanto internacionais. Os especialistas possuem formação específica na área de gerenciamento de projetos, inclusive com cursos de extensão realizados nos próprios agentes financiadores como o BID (Banco Interamericano de Desenvolvimento).
Aliado ao SAFF, o conhecimento das equipes da Softplan é um dos grandes diferenciais da empresa, garantindo mais eficiência às demandas por financiamento externo. Em três décadas de atuação, os profissionais já ajudaram a gerenciar mais de US$ 2 bilhões em recursos, valores que são monitorados por meio de aproximadamente 3,5 mil indicadores nos mais diversos programas. Uma experiência que soma pontos na hora de apoiar os órgãos governamentais nesse momento. Aqui
Pontos essenciais e que geram mais dúvidas em projetos cofinanciados
Alguns dos questionamentos mais comuns com relação ao requisito do projeto cofinanciado e que o suporte de uma equipe especializada ajuda a resolver são:
- Onde solicitar os recursos;
- Como apresentar as informações;
- Quais as regras para a atualização dos dados;
- O que deve ser mantido no histórico e o que não é necessário;
- Como fazer a prestação de contas.
Outro ponto que gera bastante confusão, é a questão das nomenclaturas, que variam de uma instituição financeira para outra. Por mais que um sistema digital emita alertas constantes sobre o status do financiamento, é preciso entender a informação para saber como utilizá-la de forma correta. Para isso, o conhecimento de termos e conceitos é fundamental, o que fica muito mais fácil quando se tem o apoio de especialistas na área.
Com nosso auxílio, como profissionais especializados da Softplan, os gestores saberão exatamente o que o banco espera em termos de eficiência, transparência e prestação de contas em todas as etapas do projeto. Dessa forma, serão capazes de elaborar um planejamento mais consistente e assertivo, com informações organizadas e de acordo com o que é exigido.
Ao longo da minha trajetória, ao atuar em mais de 30 projetos, pude constatar que não é do dia a dia das prefeituras e demais órgãos públicos fazer financiamentos com bancos internacionais. Logo, o conhecimento dessa área de negócio é naturalmente limitado. Por isso considero fundamental o treinamento dos servidores que irão atuar no projeto. Na Softplan temos um programa de capacitações e operação assistida específico para a implantação do SAFF. Durante esses momentos muitas questões são discutidas e levantadas, isso certamente traz mais clareza sobre a gestão de projetos deste tipo e aplicabilidade sobre o sistema.
Entenda mais sobre a importância da operação assistida para o sucesso do projeto: Leia aqui!
Por fim, uma recomendação essencial para aumentar a efetividade dessas ações é dentro da Unidade de Gerenciamento de Projetos (UGP) a equipe ser multidisciplinar. Dessa forma contará com responsáveis por cada área de atuação (contábil, gestão, jurídico, processos e áreas técnicas) e um coordenador que fará a integração de todas as atividades.
A questão de equipe é impactante para a conclusão e sucesso do projeto. Me recordo de um caso interessante que pude acompanhar de perto. Foi o da Prefeitura de Florianópolis (PMF) na gestão do Projeto de Expansão e Aperfeiçoamento da Educação Infantil e do Ensino Fundamental da cidade – o PRAEB.
Na metade da execução do projeto, quase toda a Unidade Gestora precisou ser trocada devido a uma transição de gestão na própria prefeitura. Em meio a reestruturações de equipes, a coordenação do projeto sentiu a necessidade de propor ao órgão financiador um pedido de prorrogação do término do contrato. O pedido foi concedido e isso só se tornou possível em razão do projeto ter demonstrado uma execução consistente, ou seja, com dados e informações sempre atualizadas e centralizadas. Com auxílio da nossa solução SAFF e o apoio técnico da equipe o processo de reorganização do projeto se tornou muito mais sólido o coeso.
Realmente são muitos os pontos em nossa equipe pode ajudar oferecendo todo o suporte necessário para que o time interno esteja preparado para o cumprimento das obrigações até finalização do projeto. Fique à vontade para falar com um de nossos especialistas.
