A ambição de tornar São Bernardo do Campo 100% digital para ser uma das principais referências em transformação digital pública do Brasil, alcança em 2021 um marco importante: passados cinco anos desde o início da transição para o governo digital, a cidade concluiu a migração de assuntos e serviços públicos do mundo “físico” para o meio eletrônico. Pioneira na adesão de novas tecnologias dedicadas à gestão pública, a Prefeitura intensificou a virtualização de serviços disponibilizados aos cidadãos durante a pandemia de covid-19. Foi o momento em que digitalizou mais de 400 novos assuntos (classes processuais) referentes à administração pública. Esse avanço – feito em tempo recorde – contribuiu para que o município chegasse aos 900 procedimentos ofertados de forma totalmente digital.
Vale ressaltar que 257 dessas ações digitalizadas são dedicadas ao acesso dos mais de 800 mil habitantes da cidade por meio do portal online. O sistema é desenvolvido pela Softplan -, que engloba ampla gama de serviços municipais de forma fácil, intuitiva, eficiente e mais transparente. Ou seja, o munícipe consegue realizar solicitações e cadastros, aplicar documentos e acompanhar andamentos processuais de qualquer lugar, em tempo real, e em poucos cliques. Isto significa: não gastar ou correr riscos de se deslocar até os órgãos públicos para ser atendido, evitar filas e reduzir o tempo de espera para a conclusão de demandas (muitas vezes consideradas morosas quando relacionadas aos meios tradicionais de tramitação de documentos).
Saindo do zero
A transformação para uma São Bernardo do Campo 100% digital começou a ser implantada aos poucos em 2016. Primeiramente apenas em áreas estratégicas e de maior demanda, por uma decisão da própria administração. À época, a “virada” do governo analógico para o digital se deu sob certa resistência de parte dos servidores. Eles ainda eram pouco familiarizados aos sistemas de gestão de documentos digitais e porque eles não tinham referências nos municípios próximos. Vencida a barreira inicial, sobretudo com auxílio de capacitações para a formação de novas competências e mudança para uma cultura digital, a automação de processos se espalhou por diferentes setores da Prefeitura.
Diante da pandemia a necessidade de concluir a transformação ficou ainda mais evidente. E se mostrou o meio encontrado para garantir a otimização das rotinas de trabalho, uma adaptação mais fluida ao trabalho remoto/híbrido e a manutenção de serviços essenciais para a população de forma segura, célere e eficiente. Se até um ano atrás ao menos 20% dos assuntos que tramitam na prefeitura ainda eram iniciados no modo físico, na atualidade, São Bernardo do Campo zerou o cadastro de novos processos físicos. É, portanto, dona de uma gestão pública 100% digital.
Influência nacional
O novo status coloca a cidade do ABC Paulista como inspiração e a leva ser considerada hoje como um dos grandes exemplos na adesão de tecnologias. Isso porque, com a automação de processos, a instituição ganhou aumento de produtividade, confiabilidade de dados, padronização de processos, além da centralização de informações e apoio na tomada de decisão através de enorme variedade de indicadores úteis para a gestão pública. Um dos grandes feitos do projeto também está na esfera ambiental por meio da economia de 4,7 milhões de folhas de papel (470 árvores preservadas), nos últimos três anos, em decorrência do cadastramento digital.
Aos usuários do sistema, em especial os munícipes, são três os benefícios principais: comodidade, garantida com a solicitação virtual de atendimentos diversos; celeridade, haja vista que processos digitais possuem solubilidades naturalmente mais ágeis; e transparência, porque não há necessidade de pedir vistas sobre processos em tramitação. É possível acompanhar sua atualização em tempo real pelo próprio sistema municipal.
São Bernardo do Campo 100% digital segue avançando
O plano de transformar São Bernardo do Campo 100% digital se consolidou. Agora é preciso seguir os investimentos em tecnologia para abarcar o volume crescente de processos. Eles precisam deixar de ser armazenados em ambientes de arquivo, formando pilhas de papel, para ambientes virtuais que exigem sistemas de armazenamento de dados e cibersegurança.
Outro avanço esperado é o de que os processos ad hoc , possam ser feitos de maneira automatizada com o auxílio do Solar BPM (solução da Softplan que origina o PRODIGI), fazendo com que os servidores ganhem tempo entre as tramitações e suas tarefas. Por fim, os ritos processuais que foram transformados em digital, começaram a ganhar uma nova cara. Os processos serão otimizados cada vez mais pela nova rotina de trabalho. É a partir dessa convergência de fatores que, de fato, São Bernardo do Campo alcançou sua ambição de ser 100% digital. E, além, será uma das direcionadoras nacionais quanto às potencialidades do uso da tecnologia na gestão pública.
