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No município de São Bernardo do Campo, com cerca de 830 mil habitantes e o 16º PIB do Brasil, a transformação digital começou em 2016, com a contratação da Softplan, uma das maiores desenvolvedoras de software do Brasil e responsável pela solução de digitalização de processos, Solar BPM. Desde junho de 2020, todos os serviços externos (para os munícipes) e dos assuntos internos da cidade já são digitais. Com o feito a cidade dá um novo passo para ser tornar referência nacional em transformação digital pública, com o projeto São Bernardo do Campo 100% digital. 

A transformação tecnológica iniciou se desenvolveu de forma gradual, por ser um processo inovador e inédito na região, e que gerava certa resistência de parte dos servidores públicos à mudança. Atualmente, entretanto, a iniciativa serve de inspiração para cidades que buscam trilhar este objetivo, da otimização das rotinas de trabalho e o fornecimento de serviços de forma mais ágil e eficiente ao cidadão. 

Para o secretário municipal de Administração e Inovação, Pedro Pinheiros, a importância do projeto é justamente esta, a de oferecer os melhores serviços para a população, com agilidade e transparência:  

O objetivo da nossa administração é aproximar o cidadão do poder público, da prefeitura. A digitalização oferece esta oportunidade, porque o cidadão pode solicitar o que precisa da prefeitura no conforto de seu lar, e tudo é feito rapidamente. 

O grande salto para se tornar uma São Bernardo do Campo 100% digital 

 Até o ano de 2020, a mudança do cadastramento de processos para o digital era feita nas ações de maior volume de demanda, mas foi expandida para outros procedimentos com a chegada da pandemia de covid-19. Assim, com a automação de processos, a instituição ganhou aumento de produtividade, confiabilidade de dados, padronização de processos, além da centralização de informações, transparência e apoio na tomada de decisão através de enorme variedade de indicadores úteis para a gestão pública. 

De acordo com Luciane Pazin Mauro, coordenadora da Softplan no projeto de Transformação Digital da cidade, muito dessa aceleração ocorreu devido a necessidade de permitir o trabalho remoto por parte dos funcionários da prefeitura (hoje realizado por escala) e a oferta de serviços digitais diante do isolamento social dos moradores. Além disso, a oportunidade de virtualizar procedimentos que ainda ingressavam na prefeitura de forma física (cerca de 20% do total até 2019), onerando maiores recursos de operações logísticas e de armazenamento foram um gatilho para acelerar a migração para o digital. 

O teletrabalho foi determinante para adesão dos servidores ao projeto porque quebrou-se barreiras antigas quanto ao uso de sistemas eletrônicos e eles perceberam a importância dos processos digitais, sobretudo neste momento, sem ser preciso aguardar a tramitação de pastas físicas de papel entre as repartições municipais. Nossa equipe passou a fazer reuniões e alinhamentos do projeto por videoconferência e, gradativamente, conseguimos virtualizar assunto por assunto, serviço por serviço e disponibilizando os mais relevantes no Portal de Atendimento. Os servidores também foram treinados para operar os recursos do sistema, explica Luciane. 

Capacitar é peça-chave para o sucesso do projeto 

Coube à Softplan, além de desenvolver o sistema para o sucesso de uma São Bernardo do Campo 100% digitalouvir e orientar os usuários internos e externos dos serviços de maneira que, todos juntos, pudessem desenhar um fluxo mais simples e sem burocracia. A transformação de um serviço físico para o digital exige uma reflexão sobre os procedimentos e etapas que usualmente eram necessários quando esse serviço dependia da tramitação em papel. 

Nas reuniões de mapeamento que fazemos junto com as áreas, desenhamos cada etapa do que é feito hoje, e os próprios servidores já começam a enxergar onde pode ser melhorado. Porque, por mais que eles façam a mesma coisa, repetidamente, durante anos, às vezes, quando você coloca no papel, é que você enxerga que muitas daquelas etapas são redundantes e podem ser eliminadas, explica Luciane Pazzin, coordenadora da Softplan alocada dentro da Prefeitura. 

A empresa destaca equipes de colaboradores para atuarem na prefeitura, ao lado dos servidores das áreas de suporte e juntamente com os setores atingidos pela digitalização, como explica Regiane Padeti, chefe de Seção dos Sistemas Administrativos do Departamento de Tecnologia da Informação, da Prefeitura de São Bernardo do Campo: 

Softplan, desde o início, atuou junto conosco. Primeiro, com os treinamentos para o formato digital: havia formatos novos para introduzir as informações, que ninguém sabia. Houve, também, workshops de conscientização dos funcionários dessa mudança, quanto à mudança de procedimento. Então, eles nos ajudaram bastante no sentido de conscientizar os funcionários dessa mudança toda.

As oficinas e capacitações para preparar o servidor para assimilar a cultura da transformação digitalresultam no engajamento nas mudanças.  

Exemplo a ser seguido 

A virada total do “zero ao 100% digital” aconteceu em 1º de junho de 2020 e, desde então, os cidadãos têm acesso remoto a diferentes serviços que antes incluíam a ida até os órgãos públicos, filas presenciais por atendimento e mais tempo de espera por uma resposta para as solicitações.  

Ao todo, são 255 serviços digitais disponíveis diretamente ao público no portal de atendimento, que já chegou a ser acessado por cerca de quatro mil pessoas em um único dia. Dentre os recursos mais procurados está a emissão do Cartão Nacional da Pessoa Idosa, que, antes levava cerca de 40 dias para ficar pronto e, hoje, é efetivado em minutos. Desde outubro de 2016, quando o serviço passou a ser disponibilizado via portal, mais de 41 mil cartões do gênero foram solicitados por meio eletrônico. 

Em termos práticos essa transformação digital para o cidadão e demais usuários, como escritórios de contabilidade e arquitetura, se reverte em três benefícios principais: comodidade, porque eles conseguem solicitar serviços sem sair de casa; celeridade, uma vez que os processos digitais são mais ágeis e resolvem entraves burocráticos em alguns cliques, evitando demoras relacionadas a tramitação física de documentos; e transparência, porque as pessoas conseguem acompanhar o andamento da solicitação e acessar a pasta digital do processo em tempo real pelo portal, destaca, Luciane. 

O projeto São Bernardo do Campo 100% digital traz ainda resultados positivos em outras esferas, como a ambiental, em que a eliminação do uso de papel. Entre os anos de 2017 e 2020 ao menos 4,7 milhões de folhas de papel foram economizadas com o cadastramento digital, número que equivale a 470 árvores poupadas. A longo prazo também soma-se à economia gastos com pastas, tintas e impressões, malote, combustíveis para o transporte de documentos e a liberação de espaço físico para arquivo e microfilmagem de processos.  

Para o secretário municipal de Administração e Inovação, Pedro Pinheiros, “A prefeitura de São Bernardo é, sim, um exemplo a ser seguido. Temos recebido visitas de outras prefeituras pra conhecer a metodologia, como funciona, a questão da agilidade e o nosso fluxo de trabalho. 

Conheça o  Solar BPM e tenha tenha o controle de todas as etapas dos processos públicos com eficiência, agilidade e transparência!

Assista a História de Sucesso de São Bernardo do Campo 100% digital

 

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