Em 2021, ano no qual celebra o seu cinquentenário, a Companhia Catarinense de Águas e Saneamento (CASAN) eliminou o uso de papel em seus processos internos. Essa grande mudança aconteceu a partir da criação do projeto CASAN Sem Papel, que preparou a instituição para substituir a tramitação física pela tramitação digital em uma ferramenta de automação de processos. O projeto celebra a história da Companhia e sinaliza que seus próximos anos serão marcados pela celeridade, eficiência, sustentabilidade e alinhamento às tendências tecnológicas para gestão pública.
Nos 11 primeiros meses do projeto, a Companhia obteve os seguintes resultados:
- 7 mil quilos de papel economizados;
- R$ 3.249 milhões de economia com papel, impressão, capas, transporte e armazenagem;
- 36 mil horas de trabalho de um servidor economizadas e que, antes, seriam dedicadas ao protocolo, montagem e transporte do processo físico.
A transformação digital na CASAN é também um alinhamento às diretrizes do Governo de Santa Catarina que, em 2019, já realizou com êxito a retirada do papel dos processos administrativos de suas secretarias estaduais. A mudança aconteceu dentro do programa Governo Sem Papel, que implementou o Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e) para receber a criação, tramitação e guarda dos documentos.
SGP-e: a tecnologia por trás dos projetos CASAN Sem Papel e Governo Sem Papel
O SGP-e foi também o sistema escolhido pela CASAN. Desenvolvido pela Softplan especialmente para atender os objetivos do Governo Sem Papel, o software foi cedido pelo estado à Companhia no regime de cooperação técnica. A partir dele, os processos são modelados para o ambiente digital e ficam centralizados em um mesmo sistema, que pode ser acessado remotamente a qualquer hora e lugar.
No SGP-e, os funcionários da CASAN fazem o controle de todo o ciclo de vida de um documento, incluindo assinatura digital, arquivamento e pesquisa. Os processos podem ser automatizados, permitindo que algumas etapas sejam eliminadas ou executadas pelo sistema sem a necessidade da interferência de um servidor. Além de digitalizar as rotinas, a CASAN confere no SGP-e um painel com dados sobre o fluxo de trabalho, que identifica onde estão gargalos de produção. A partir dele, é possível implantar mudanças para realocar esforços e reduzir burocracias e o tempo de tramitação dos processos.
“O SGP-e foi uma escolha natural, visto que um dos objetivos do projeto CASAN Sem Papel era alinhar a Companhia à gestão mais eficiente, sustentável e célere promovida pela Secretária de Estado da Administração com o programa Governo Sem Papel. Optamos, então, por um sistema que já apresentava resultados expressivos no Governo, tanto em economia como na cultura de trabalho e, claro, nos serviços prestados à sociedade catarinense” Roberta Maas dos Anjos, Engenheira Sanitarista e Ambiental e Diretora-Presidente da CASAN.
Mobilização dos funcionários reduz impactos da mudança na rotina de trabalho
Entre outubro e dezembro de 2020, a CASAN se organizou para receber o SGP-e, que passaria a ser usado nos processos administrativos internos da Companhia em 4 de janeiro de 2021. Para se preparar para a virada de chave do físico para o digital, a CASAN estruturou uma comissão responsável por conduzir junto da Softplan a implementação do SGP-e.
Foi preciso mapear processos de cada setor e repensar como eles funcionariam dentro do fluxo digital. A comissão também elaborou novas diretrizes e nomenclaturas para garantir a segurança do protocolo, movimentação e guarda dos documentos no ambiente digital. “Houve uma preocupação por parte dos membros da comissão, principalmente com questões como segurança e Lei Geral de Proteção de Dados. Logo percebemos o quanto era seguro e como poderíamos trabalhar bem com o SGP-e” comenta Viviane Carolina de Paula, Assistente Administrativo e integrante da comissão.
Os membros da comissão de implementação também buscaram antecipar eventuais impactos que a mudança poderia trazer na operação. Cientes de que a adoção de processos digitais seria uma grande transformação na rotina de trabalho, a comissão buscou sensibilizar os demais funcionários e incentivá-los a abraçar o projeto.
“Estamos há 30 anos implementando soluções como o SGP-e. Essa trajetória nos mostrou diversas vezes que a transformação digital dentro do setor público não acontece apenas com a aquisição de softwares de ponta. É preciso que o usuário final, funcionário ou cidadão, abrace essa transformação. E foi isso que nós presenciamos desde o começo do projeto CASAN Sem Papel: funcionários engajados e interessados em fazer com que essa transição gerasse o menor impacto possível.” Fernando Naim Schmitz, coordenador e head de produto da Softplan.
Capacitação para uso da nova ferramenta de trabalho
Os esforços da comissão para garantir o sucesso do projeto CASAN Sem Papel foram, em boa parte, dedicados à capacitação dos funcionários. Antes da virada de chave, eles se preocuparam em disseminar os treinamentos disponibilizados pela Softplan através da Universidade Corporativa da CASAN (UniCASAN). O acesso online foi importante pelo contexto da pandemia como também pelo fato do SGP-e ter sido adotado pelas 250 unidades da Companhia ao longo de Santa Catarina.
“A UniCASAN também desempenhou um processo muito importante na capacitação e em divulgar a educação continuada. As pessoas acham que no digital ser autodidata é suficiente. E não é. Foi preciso educar e mostrar que era importante fazer o curso primeiro para entender o funcionamento e nomenclatura do sistema. O SGP-e é intuitivo, fácil de usar, mas é preciso ter uma base antes de pegar no sistema.” comenta Viviane.
Para se certificar de que todos fossem treinados e acompanhassem a mudança, a CASAN trabalhou com a estratégia de multiplicação do conhecimento: designou um funcionário por área para ser porta-voz da transformação digital e do uso do SGP-e aos colegas do setor. A replicação do que é aprendido para os demais membros da equipe é uma das abordagens usadas pela Softplan em suas oficinas de capacitação.
No projeto CASAN Sem Papel esses funcionários ficaram conhecidos como “o grupo dos multiplicadores”. No vídeo abaixo, você confere o depoimento de 5 dessas multiplicadoras sobre o projeto.
Neste artigo, você pode entender melhor sobre como capacitar servidores garante o uso pleno da tecnologia na gestão pública. Em nosso site, também estão disponíveis informações sobre o Solar BPM, tecnologia utilizada no SGP-e. Entre, conheça e fale com um especialista sobre o uso de uma solução BPM para a sua instituição!
