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Assim como as melhorias nos softwares são constantes, a capacitação dos seus usuários também deve ser. Ao garantir o domínio da ferramenta, as vantagens do seu uso são extraídas com maior facilidade. A exemplo disso, a Secretaria de Infraestrutura e Meio Ambiente do Estado de São Paulo (SIMA), junto de  instituições vinculadas, e a Companhia Catarinense de Águas e Saneamento (CASAN) recentemente realizaram novas ações para capacitar servidores, reforçando processos e esclarecendo dúvidas que normalmente surgem no dia a dia do uso dos sistemas.

As instituições substituíram a tramitação física pela tramitação digital no Solar BPM, software desenvolvido especialmente para a gestão de processos do setor público. O projeto de Transformação Digital da SIMA foi concluído em 2019 e o da CASAN em 2021. No processo de implementação, a formação do governo digital foi pensada estrategicamente para cada instituição. Em princípio, levaram-se em consideração o nível de cultura digital dos servidores e a familiaridade com a tecnologia e os fluxos online. O objetivo era que os servidores aprendessem a usar o sistema e a pensarem em processos digitais desde o início do fluxo do trabalho. Agora, eles não só revisitam alguns assuntos como também aprendem sobre novas funcionalidades, advindas das melhorias constantes na solução – isso acontece nas ações de reciclagem e de capacitação continuada realizadas pelas instituições em parceria com a equipe da Softplan.

SIMA realiza “aulão” online para reciclagem, capacitação dos servidores nas novas funcionalidades e incentivo ao uso do sistema  e de todas as suas potencialidades

No caso da SIMA, o objetivo da ação é abordar novas funcionalidades do sistema e tirar dúvidas de conteúdos que precisam ser revisados. Como resultado, os servidores podem usar todo o potencial do sistema, evitando a subutilização de algumas funções. Estruturou-se, então, um calendário mensal, composto por uma aula online ao vivo e a disponibilização de duas videoaulas gravadas. Além da SIMA, também colocou-se como público-alvo os servidores dos órgãos vinculados como Instituto de Pesquisas Ambientais, Companhia Ambiental do Estado de São Paulo (CETESB) e Fundação Florestal.

“Enviamos uma pesquisa para todos os servidores que utilizam o e-Ambiente (nome do Solar BPM na SIMA). Nessa pesquisa, eles poderiam elencar até três assuntos que gostariam de ver na aula. A partir disso, a equipe da Softplan preparou a capacitação” explica Fernando Munhoz, coordenador da equipe residente da Softplan na SIMA. Segundo ele, a pesquisa também traz o aspecto colaborativo na organização do conteúdo. Como resultado, essa ação aproximou e engajou cerca de 450 servidores, que assistiram à primeira aula online ao vivo, realizada em agosto.

Durante o aulão, Debora Gomes, Coordenadora do Grupo Setorial de Tecnologia da Informação e Comunicação da SIMA, comentou que “essa é uma oportunidade para mostrarmos o que há de novas funcionalidades, tirar dúvidas, fazer uma reciclagem. Estamos pilotando e nosso objetivo é que aconteçam outros aulões, assim como novas videoaulas, mais curtas, ao longo de cada mês. Vamos acompanhar a opinião dos servidores sobre os materiais, atentos à recepção, às sugestões e a possíveis ajustes, pensando em uma continuidade dessas ações de capacitação.”

Com um ano de projeto, CASAN segue capacitação com novas videoaulas na Central de Ajuda

Ato contínuo, os conteúdos síncronos (pensados para o formato ao vivo) serão disponibilizados, além das duas videoaulas (conteúdos assíncronos, pensados para o formato on demand), na Central de Ajuda. A página serve de guia e tira dúvidas sobre o uso do sistema e o fluxo de tramitação, ficando disponível para consulta a qualquer momento.

A Central de Ajuda também desempenha um papel importante na CASAN, que, há um ano, usa o SGP-e (nome do Solar BPM dentro da instituição). Durante a implementação do projeto, a educação foi realizada a distância com encontros “ao vivo” e também com um curso online que contou com 13 videoaulas. Organizada pela Softplan, a ação ocorreu via universidade corporativa da Companhia. Em seguida, a Central de Ajuda passou a servir como fonte de consulta para os servidores.

Agora, novas videoaulas vão incrementar o repositório de conteúdos da Central de Ajuda. Assim como na SIMA, os servidores da CASAN também participaram ativamente da escolha dos temas por meio de uma pesquisa.

“Disponibilizar ferramentas de educação corporativa coerentes com as dúvidas atuais dos colaboradores promove habilidades para criar, adquirir e transferir conhecimentos, modificando o comportamento institucional, de modo a refletir sobre suas necessidades informacionais.”

Viviane Carolina de Paula, Assistente Administrativo e integrante da Gerência de Universidade Corporativa da CASAN.

Segundo Viviane, a Central de Ajuda torna-se uma dessas ferramentas quando bem organizada e com soluções para temas pertinentes à realidade dos usuários. É nesse sentido que a Softplan busca atuar com ações de educação continuada, desenhadas para a CASAN e o seu atual estágio de Transformação Digital.

Focando na capacitação continuada, Softplan elabora projetos educacionais adaptados às necessidades pontuais da instituição

Projetos educacionais concebidos pela Coordenadoria de Capacitação da Gestão Pública Softplan guiam as ações na SIMA e na CASAN. Assim como os treinamentos da etapa de implantação são adaptados à realidade e à necessidade de cada instituição, a definição dos conteúdos de educação continuada também acontece em parceria com o cliente. Busca-se ouvir dos gestores e do usuário final do sistema quais são as dúvidas mais frequentes ou quais pontos precisam ser reforçados.

“Elaboramos o Projeto Educacional para ações de reciclagem e de capacitação continuada de forma a atender o cenário de cada instituição – isso é feito com base em um diagnóstico que permite customizar as ações. Elas são importantes em clientes de longa data, quando a solução passa por constantes evoluções e melhorias. E também para aqueles que ainda estão em seus primeiros meses de Transformação Digital, quando os conteúdos servem como um guia rápido e uma consulta proativa para relembrar o que foi ensinado a pouco na implantação.”

Ana Christina da Silva, Coordenadora de Capacitação e Documentação na Softplan.

Central de Ajuda apoia gestão do conhecimento nas instituições

Nesse sentido, o direcionamento dos conteúdos dessas ações para a Central de Ajuda estabelece uma gestão do conhecimento. Cria-se um repositório próprio para o projeto de Transformação Digital de cada instituição. Conforme o sistema evolui, também evoluem os materiais para capacitar o servidor que está tendo seu primeiro contato com a ferramenta ou aquele que já a usa, mas precisa se atualizar nas novas funcionalidades.

As instituições não só garantem que os servidores se adaptem às novas formas de trabalho, como também asseguram que o investimento na evolução do sistema seja, de fato, aproveitado. Assim, a gestão pública pode extrair o potencial de ferramentas especializadas como o Solar BPM, utilizando suas funcionalidades por completo. “Aqui temos o propósito de aliar conhecimento e tecnologia para transformar positivamente a vida das pessoas. Acreditamos que a consolidação da cultura digital acontece primordialmente por meio da educação.” finaliza Ana Christina da Silva.

Assim como na SIMA e na CASAN, os projetos de Transformação Digital conduzidos pela Softplan em instituições públicas que adotam o Solar BPM podem contar com ações para capacitar servidores durante e após a implantação da tecnologia. Nossa equipe está à disposição para conversar sobre um projeto educacional específico para a sua instituição. Fale com um especialista!