Muito se tem falado sobre como a Tecnologia da Informação (TI) e a estratégia de papel zero contribuem para a eficiência e a produtividade das organizações. Os resultados positivos vão da otimização das operações e redução de custos à maior assertividade na tomada de decisão.
Na esfera pública, a TI tem ajudado a digitalizar os processos, tornando-os mais seguros e transparentes por meio da governança eletrônica. Entre os benefícios das ferramentas digitais podemos destacar a melhoria do acesso à informação e a maior proximidade na relação entre governo e cidadão.
Os exemplos desta comunicação mais digital no setor público se espalham pelos diferentes países. Na Europa, segundo o Europe’s Digital Progress Report 2017, o percentual de pessoas que optou pelo canal online para a interação com as instituições públicas cresceu de 39%, em 2011, para 52%, em 2016. Em números absolutos, isso significa que 28 milhões de europeus abandonaram os formulários em papel.
Como a administração pública brasileira vem adotando o papel zero em suas operações?
Acompanhando a tendência mundial de substituir os processos manuais por soluções digitais, muitos órgãos brasileiros já conseguiram reduzir significativamente a quantidade de papel utilizada. Entre estas iniciativas, podemos destacar a criação do portal ComprasNet, voltado às compras públicas; o Portal da Transparência, onde os cidadãos podem consultar on-line despesas, receitas, convênios, sanções e dados sobre os servidores, além dos recursos destinados aos programas sociais, como o Bolsa Família; o e-Cidadania do Senado, onde pode-se propor uma nova lei, opinar sobre os projetos em andamento e participar dos debates, e os Portais do Cidadão, em que é possível realizar solicitações diversas e consultar o andamento do pedido de forma totalmente on-line.
Alguns dos impulsionadores desta transformação tecnológica dos governos são a própria população, que pressiona pelo aumento de serviços públicos mais eficientes, e o fator econômico. Afinal, as ferramentas digitais contribuem para a economia de recursos e eficiência no atendimento das demandas, fatores importantes quando falamos de administração pública.
As principais vantagens da adoção de processos digitais para chegar ao papel zero no setor público são:
1. Otimização na gestão de processos
As ferramentas digitais promovem uma revisão da gestão como um todo. Desde a criação dos documentos, passando pela sua tramitação on-line até o momento da interação com o usuário, as soluções permitem que estes processos sejam muito mais ágeis porque todas as informações estão em uma plataforma única e podem ser acessadas por toda a equipe – inclusive permitindo uma visualização do andamento de todas as demandas. Também há possibilidade de padronização dos documentos, para facilitar a classificação, a tramitação e a indexação de documentos aos processos.
Assim, bastam apenas alguns cliques para que o servidor encontre o registro que precisa naquele momento e sua respectiva situação. No método tradicional, em papel, é preciso, por exemplo, fazer esta busca manualmente nos inúmeros arquivos ou escaninhos existentes nas repartições públicas.
2. Aumento na segurança da informação
Nos órgãos públicos que têm operado com papel zero, a segurança da informação é muito maior. Primeiro porque somente pessoas autorizadas (e/ou cadastradas) conseguem acessar o sistema. Outro ponto é a validação das atividades, que utilizam protocolos e certificações digitais que garantem sua veracidade.
Além disso, com documentos em papel, o risco de extravio ou incidentes – rasgar ou sujar, por exemplo – é praticamente inevitável. Já, se forem arquivados digitalmente, a durabilidade é garantida.
3. Maior autonomia para o cidadão
As soluções digitais possibilitam também uma maior autonomia ao cidadão. Isto porque ele passa a ter a condição de solicitar serviços e acompanhá-los de maneira eletrônica, sem precisar sair da sua residência.
O acompanhamento online reduz o tempo de deslocamento e de espera em longas filas e ajuda a desafogar a rotina dos servidores responsáveis pelo atendimento. O cidadão ganha conforto, usando a tecnologia a seu favor, tendo acesso mais fácil à informação e obtendo respostas mais rápidas do setor público.
4. Economia de recursos com o papel zero
A utilização de tecnologia para realizar os processos administrativos trouxe também uma economia de recursos para a gestão pública. Não é mais preciso investir em itens como folhas, tinta de impressora, grampos, envelopes, carimbos, pastas etc. pois em pouco tempo pode-se reduzir os impressos.
Com o papel zero, o espaço físico das repartições também é otimizado. Não é mais necessário ter incontáveis armários para depositar os processos nem ocupar salas por anos apenas para guardar pilhas de papel, já que os arquivos digitais estarão em repositório adequado podendo ser acessados com facilidade sempre que preciso.
5. Melhoria na produtividade da equipe
Com a adoção de processos digitais, é possível otimizar as atividades dos servidores responsáveis pelo atendimento ao público, que hoje têm uma alta carga de trabalho. Com o melhor aproveitamento da sua rotina, eles podem se dedicar a tarefas mais estratégicas, como a geração de indicadores para identificar gargalos e propor ações de melhoria.
Aliado ao ganho de eficiência está o maior engajamento das equipes, uma vez que os profissionais começam a galgar postos mais altos, que contam com maior entrega de valor. O uso da tecnologia também ajuda a evitar o retrabalho, pois basta inserir os dados uma vez para que eles sejam armazenados, integrem uma fila de trabalho e assim sejam acessados pelo responsável ou pelo gestor sempre que necessário.
A política de papel zero é um dos passos para uma gestão pública mais eficiente. Portanto, na era da informação e da inovação, a gestão municipal pode e deve se atualizar e aproveitar os benefícios que as novas tecnologias oferecem.
Conheça o case do Ministério Público de Santa Catarina, e veja de que forma o órgão eliminou o uso do papel em menos de 6 meses!
