Diariamente, os órgãos públicos precisam lidar com uma série de demandas que vão de pedidos de licença ambiental a alvarás de construção, passando por questões judiciais relativas ao não pagamento de tributos e processos administrativos necessários ao funcionamento da instituição. O problema é que nem sempre existe um mecanismo que permita o andamento rápido destas situações, o que acaba deixando muitos processos parados. Uma ineficiência que gera custos altos e a perda de recursos que poderiam ser investidos na melhora da qualidade do serviço para o cidadão.
Segundo estimativas, se forem considerados apenas os materiais de escritório, como pasta, malote, papel, etc. são cerca de R$ 30 perdidos por cada processo. Para um volume de 100 mil documentos (um número bastante razoável para muitas administrações públicas), o prejuízo é de, no mínimo, R$ 300 mil. Mas este é apenas um dos aspectos a serem analisados. É preciso contabilizar ainda o custo com o funcionário e a própria receita que deixa de chegar por conta da lentidão.
A falta de agilidade na tramitação e os recursos perdidos com esta demora para resolver as demandas deve-se ao uso de processos físicos. Com o uso de um sistema digital, é possível identificar mais facilmente onde estão os gargalos, contribuindo para a otimização do fluxo de trabalho e facilitando a tomada de decisão.
Uma solução que atende a esta necessidade é o Solar BPM, software de gestão de processos digitais que automatiza as rotinas de trabalho. A principal entrega desta ferramenta é a maximização da eficiência da máquina pública.
Qual o impacto dos processos parados para a administração pública?
Se o recurso perdido apenas com itens de papelaria é de R$ 30 para cada ação, este valor quadruplica (R$ 150 por processo) quando juntamos à conta o custo do servidor. Em uma gestão prioritariamente humana, é o próprio funcionário que faz a busca dos arquivos nas intermináveis pilhas de papel. A sua hora de trabalho que poderia ser investida em uma tarefa mais produtiva é direcionada para uma atividade que seria resolvida em poucos cliques com a ajuda da tecnologia.
Além do desperdício de tempo há outros problemas relacionados à ausência de um sistema eficiente de gerenciamento de processos e documentos digitais. A falta de uma visão macro é uma delas. Muitas vezes, os gestores desconhecem a quantidade de processos parados ou não possuem dados suficientes para avaliar onde a cobrança deve ser priorizada.
Na esfera municipal, entre as ações que mais geram perda de arrecadação está a revisão de IPTU. Todos os anos, inúmeros contribuintes entram na Justiça porque não concordam com o valor do imposto e os recursos só são liberados depois que o litígio chega ao fim. Isso pode se arrastar por anos se a prefeitura não tiver um acompanhamento eficiente.
Outros exemplos são os pedidos de licença ambiental para a instalação de empresas e os alvarás de construção e financiamento. Não é raro que estas solicitações demorem muito mais do que deveriam quando o gerenciamento não é feito por meio de um sistema digital. Enquanto estes documentos não são liberados, a administração pública deixa de receber recursos importantes.
Como a tecnologia ajuda a reduzir as perdas com os processos parados?
Uma forma da gestão pública tornar esta dinâmica mais inteligente é investindo em tecnologia. Por meio de sistemas como o Solar BPM, da Softplan, toda a interação com o cidadão é feita eletronicamente, via um portal de serviços. Métodos tradicionais, como o envio de cartas ao contribuinte, são substituídos pelo e-mail, muito mais ágil e eficiente.
Em poucos cliques, tanto o servidor público quanto o cidadão conseguem ter uma visão global do processo, uma vez que as informações estão disponíveis de forma organizada. Caso exista alguma pendência de documentação é possível agir imediatamente para solucioná-la, fazendo com que a demanda seja resolvida de maneira muito mais rápida. A solução possibilita otimizar e automatizar o fluxo de trabalho, ajudando na tomada de decisão.
Como as informações estão embarcadas em uma plataforma de analytics, os gestores sabem exatamente quanto determinado órgão público está perdendo de arrecadação em razão dos processos parados. É possível visualizar também onde estão os casos mais críticos e definir quais cobranças devem ser priorizadas. Isso tudo é acessado por meio de um painel intuitivo e muito fácil de operar.
Outro ponto de destaque é a maior transparência no relacionamento com o cidadão, que é uma das premissas de um serviço público de qualidade. O Solar BPM é uma ferramenta que promove um grande salto de qualidade na gestão de processos da esfera pública. Além da agilidade na resolução de demandas, a economia de custos beneficia não só a instituição pública como toda a sociedade, de forma ampla.
