A Secretaria Municipal de Saúde da Prefeitura de São Paulo (SMS-SP) implementou um sistema de gerenciamento de contratos especializado na orçamentação e gestão de obras públicas. A tecnologia e a Transformação Digital promovida por ela serão um dos legados do programa Avança Saúde, que motivou a contratação do sistema para acompanhar a execução de suas cerca de 150 obras voltadas à reestruturação e requalificação das redes assistenciais da capital paulista.
A adoção do sistema de gerenciamento de contratos também foi motivada, em parte, pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), que cofinancia o Avança Saúde e coloca como pré-requisito a busca e aquisição de uma ferramenta de gestão financeira. Por meio de um processo de licitação, a Secretaria chegou ao Obras.gov. “A gente teve a felicidade de nos depararmos com a oportunidade de agregar a um instrumento de gestão financeira um instrumento de gerenciamento de obras”, analisa Marcelo Takano, coordenador da Unidade de Coordenação de Projeto (UCP) do Avança Saúde.
A combinação otimizou as rotinas de gestão dos contratos e acompanhamento das atividades no canteiro de obras. Colocando em perspectiva as cerca de 150 obras que serão entregues durante o Avança Saúde, o sistema de gerenciamento de contrato também veio para apoiar um desafio particular do programa: o grande volume financeiro e de objetos a serem licitados.
“Fazer a gestão de um contrato só já é desafiador. Mas ter à disposição um instrumento que permita controlar o status da obra, a sua orçamentação, acompanhar o dia a dia, estabelecer níveis de acesso à informação tanto para a gestão e principalmente para a população e órgãos de controle é o grande desafio”. Marcelo Takano, coordenador da Unidade de Coordenação de Projeto (UCP) do Avança Saúde
Sistema de gerenciamento de contratos apoia gestão e segurança de informação no Avança Saúde
Com o sistema de gerenciamento de contratos, a SMS-SP passou a centralizar e dar mais segurança às informações geradas e que precisam ser repassadas não apenas ao BID como também aos demais envolvidos no programa, aos órgãos de controle e à população. Falando das funcionalidades do Obras.gov que apoiam nessa questão, Marcelo Takano destaca a rastreabilidade do acesso dos usuários do sistema.
Especializado nas rotinas do setor público, o Obras.gov permite determinar quais serão os atores responsáveis pela inserção dos dados e acompanhar quem fez alterações, trazendo a possibilidade de rastrear as atividades e garantir mais solidez às informações. Todas as etapas planejadas para a execução do contrato – cronogramas físicos e financeiros – são levadas para dentro do sistema de gerenciamento de contratos.
Os usuários alimentam, então, o Obras.gov com dados que permitam acompanhar e comprovar a evolução da execução dos contratos. Para o coordenador da UCP do Avança Saúde, ter uma ferramenta que permita acompanhar diariamente o passo a passo do planejamento é um ganho fundamental para a gestão de um programa que envolve a execução de um grande volume de contratos.
“Esse passo a passo vai desde a concepção financeira de cada um dos produtos a serem acompanhados ao acompanhamento pelo fiscal da obra dentro do canteiro de obras, o acompanhamento por parte da gestão de como é que esse desembolso está ocorrendo mês a mês” Marcelo Takano, coordenador da Unidade de Coordenação de Projeto (UCP) do Avança Saúde
Transformação Digital da SMS-SP traz mais precisão às medições de obras
A segurança e rastreabilidade dos dados também se aplica ao registro das medições das obras. Com o sistema de gerenciamento de contratos o Avança Saúde dispensou o uso de planilhas generalistas e que, muitas vezes, ficam atreladas a computadores pessoais, dispersas em folhas impressas ou sujeitas à legibilidade do que é anotado no canteiro de obra.
Alexandre Poça Rodrigues, engenheiro civil do Avança Saúde, destaca que os dados alimentados no sistema ficam protegidos de qualquer intervenção indesejada, seja nos quantitativos ou nos valores unitários contratuais firmados entre a gestão pública e os empreiteiros. Isabel Marcante, especialista em aquisições do programa, reforça: “No momento das medições, o sistema não deixa colocar algum item e nem pegar valores que não estavam previstos no contrato”.
Para casos em que o valor medido informado no sistema ultrapasse a quantidade prevista no contrato, o Obras.gov emite um aviso e não deixa que o dado seja inserido. Além disso, o usuário pode registrar o cálculo usado para chegar ao número medido no canteiro de obra, podendo reforçar o trabalho concluído anexando fotos do canteiro de obras. A segurança trazida para os dados e os meios de comprovar a medição ajudam a SMS-SP no momento de prestar contas do andamento dos contratos e do investimento do dinheiro público.
Sistema de gerenciamento de contratos otimiza rotina das aquisições e de registro do diário de obras
O acompanhamento ativo do andamento das obras por meio do sistema de gerenciamento de contratos também otimizou a rotina da área de aquisições do Avança Saúde. Além das contratações, essa equipe do projeto também é responsável por acompanhar os contratos e seus aditivos quando estes se fazem necessários. Nesse sentido, Isabel Marcante destaca funcionalidades como a tela inicial do sistema que traz uma visão geral do status de cada contrato sob responsabilidade do usuário.
“O sistema nos avisa com 60 dias de antecedência quando o contrato está terminando. Nós verificamos, então, se é necessário ou não fazer um novo aditivo. Devido ao volume de obras que nós temos no Avança Saúde, a tecnologia ajuda muito na hora das medições e do controle do contrato.” Isabel Marcante, especialista em aquisições do Avança Saúde
A Transformação Digital promovida pela SMS-SP também se estendeu para as anotações do fiscal no diário de obras, porque o sistema de gerenciamento de contratos também conta com uma versão de aplicativo para esse registro. O engenheiro Alexandre Poça explica que essa funcionalidade do Obras.gov permite evidenciar a evolução da obra por meio de fotos georreferenciadas e anotações das ocorrências e necessidades de materiais e mão de obra no canteiro.
Essa particularidade do Obras.gov é útil especialmente em contextos de gerenciamento de um grande volume de contratos, como no Avança Saúde. Como o aplicativo Diário de Obras possibilita inserir informações diárias diretamente do canteiro de obras, os participantes da comissão de cada obra podem se atualizar em tempo real sem precisar sair do escritório. “Em meio a esse montante de obras simultâneas, é inviável estar presente o tempo inteiro. Então a ferramenta traz uma realidade mais próxima da execução que está acontecendo lá” analisa Alexandre.
SMS-SP confere mais transparência à execução de obras com sistema de gerenciamento de contratos
Os cidadãos e os órgãos de controle também se beneficiam desse acesso descomplicado e online às informações. A organização e segurança dos dados com emissão de relatórios automaticamente facilita a prestação de contas em auditorias internas e externas.
Posteriormente, dados selecionados podem ser georreferenciados dentro da ferramenta Mapa Interativo de Obras, funcionalidade do Obras.gov que reúne os contratos do Avança Saúde em uma plataforma online e aberta para acesso público. Por meio dela, a Secretaria dá transparência as suas ações e oferece aos interessados uma forma de acompanhar ativamente o andamento dos contratos.
A SMS-SP pode disponibilizar informações como prazos de execução, empreiteiras contratadas, fotos do canteiro, dias de atraso, valores entre outras informações. Tudo georreferenciado pela localização da obra. “O sistema Obras.gov é a grande oportunidade da Gestão Pública se antecipar as demandas do cidadão no que tange o atendimento da Lei de Acesso à Informação. Hoje a ferramenta é, sem dúvida nenhuma, um aliado da gestão pública nessa transparência e nesse canal de comunicação entre a população e os órgãos de controle” analisa Marcelo Takano.
O estilo de gestão voltado à Transformação Digital adotado pela SMS-SP na execução do projeto Avança Saúde tem se destacado positivamente em relação à eficiência e transparência a ponto de virar uma referência a ser reproduzida nos demais contratos de obras da Secretaria futuramente. “Acredito que esse é um dos grandes legados que o programa Avança Saúde está deixando para a gestão municipal: a utilização de uma plataforma fácil, segura, moderna e com estrutura muito robusta, mas, ao mesmo tempo, não engessada” finaliza Marcelo.
Os depoimentos desta história de sucesso foram extraídos da participação da SMS-SP no evento Gestão Pública Talks 2022. Clique e assista à palestra completa “Obras públicas da área da saúde: gerenciando um grande volume de contratos“ com Marcelo Takano, Alexandre Poça e Isabel Marcante.
