Para cumprir com eficiência cada processo administrativo de um órgão público é importante que a gestão sempre reveja e atualize a tramitação destes processos para evitar atrasos, retrocessos e possíveis falhas. É preciso ainda dar condições aos servidores públicos para que possam cumprir com eficiência suas atribuições – afinal, a qualidade dos serviços deve ser uma busca constante na gestão de prefeituras.
Uma das maneiras de alcançar este objetivo é otimizar o processo administrativo por meio da digitalização dos processos. Desburocratizando os fluxos e modernizando as atividades, com melhorias no controle de envios, no acompanhamento de demandas e no despacho final são algumas das vantagens. Mas também podemos citar a padronização de fluxos, desmaterialização do papel, redução de custos e aumento da produtividade, até a promoção de um governo mais transparente e eficiente.
Digitalizar o processo administrativo gera produtividade e economia para as cidades
O processo administrativo digital é a principal maneira de dar agilidade e eficiência à gestão das prefeituras. Com o uso de soluções próprias para esta esfera da administração pública, independente do porte da cidade, é possível alterar as operações tradicionais e ter celeridade no atendimento das demandas.
Desta forma, pode-se tramitar eletronicamente os processos e acessar documentos de forma prática e com menor margem de erro nos procedimentos e evitando extravios ou atrasos no cumprimento dos prazos. Por meio de uma ferramenta digital, o gestor e sua equipe podem visualizar as informações sobre atendimentos iniciados – cada movimentação realizada até conclusão da atividade e conectar rapidamente os setores. Assim, o trabalho flui mais facilmente com uma sequência coordenada das tarefas a serem realizadas.
Com a tramitação eletrônica dos processos é possível, por exemplo, que sejam feitos digitalmente o recebimento de requerimentos, alvarás, juntada de documentos, arquivamento e consultas gerais, além da elaboração de relatórios sobre demandas e solicitações ativas, atendidas e arquivadas. E, caso os processos sejam mais complexos ou que abranjam mais secretarias, ou então que já haja uma maturidade digital no órgão, com processos bem estabelecidos eletronicamente, pode-se contar com a automatização dos fluxos, de acordo com o rito de cada órgão.
Comunicação Interna
Já a comunicação interna, utilizando memorandos, ofícios, circulares ou protocolos eletrônicos, também ganha eficiência. Isto porque informações que, antes poderiam se perder em meio a tantas demandas e documentos, agora podem ser armazenadas e repassadas de maneira segura e transparente, assim, mesas cheias de pilhas de papel se tornam uma imagem do passado. Além da eficiência e agilidade, a mudança da gestão analógica possibilita ainda uma economia de insumos – folhas, tinta de impressora, grampos, canetas, envelopes, carimbos, pastas, etc. Em pouco tempo, pode-se reduzir os gastos com impressos, contribuindo para a sustentabilidade.
Com o gerenciamento digital, o cidadão também pode verificar o andamento dos seus processos. Isto porque a criação de canais online possibilita a solicitação de serviços, reclamações, sugestões e o acompanhamento de pedidos de maneira eletrônica. Assim, os moradores da cidade podem escolher o momento mais adequado – qualquer dia e horário e do computador de casa ou do celular – para fazer suas solicitações, eliminando a necessidade de ele ter que se deslocar e enfrentar filas de espera ou imprimir uma série de documentos.
Mas o grande ganho com a digitalização do processo administrativo é no desenvolvimento das atividades, feitas de modo mais eficiente, minimizando falhas e eliminando o retrabalho. São benefícios que potencializam a produtividade da equipe e, por consequência, liberam os servidores para que possam destinar maior atenção a tarefas mais estratégicas e de maior entrega de valor.
Processos Digitais trazem benefícios tais como:
- Agilidade no cumprimento das demandas;
- Fluxos de trabalho contínuos e com menor margem de erros e atrasos;
- Maior produtividade da equipe;
- Economia de insumos – diminuição do uso de papel, tinta de impressoras, pastas, grampos, canetas, envelopes, etc.;
- Comunicação interna mais eficiente e sem ruídos;
- Maior transparência aos atos da gestão;
- Controle e estatísticas das atividades, com a geração de relatórios analíticos.
Portanto, na era da informação e da inovação, a gestão municipal pode e deve se atualizar e aproveitar os benefícios que as novas tecnologias oferecem. Da redução de gastos em insumos e qualidade na prestação do serviço à realocação de recursos para melhorias na cidade, existem muitas vantagens em adotar um sistema eletrônico. Aliás, o cidadão também é beneficiado com a modernização no processo administrativo, pois passa a contar com tramitação mais rápida de pedidos e com uma gestão pública mais transparente e eficiente.
