Conduzir o processo de Transformação Digital no Governo é um projeto de médio a longo prazo. Isso implica uma série de ações desde digitalizar documentos e processos da gestão pública, até a gestão de desempenho dos servidores e ajustes dos planos administrativos. Tudo isso permite oferecer mais agilidade e eficiência no atendimento ao cidadão e na gestão pública como um todo.
O Solar BPM – ferramenta desenvolvida pela Softplan para gestão de processos que automatiza rotinas de trabalho e aumenta a produtividade na esfera pública, é uma das ferramentas disponíveis no mercado. Neste artigo, vamos explorar os quatro principais benefícios de contar com esta solução na sua instituição pública, com exemplos de casos reais de sucesso.
1. Facilidade no gerenciamento de processos
Um dos objetivos do Governo Digital é otimizar processos, trazendo como benefício uma administração mais célere e com resultados mais positivos para a sociedade. Sem esta otimização, é comum a perda de informações importantes, a falta de um fluxo de dados dentro dos departamentos e da administração geral e a lentidão na tramitação dos processos.
Com uma tecnologia apropriada, é mais fácil otimizar processos e entendê-los, priorizando os objetivos institucionais e evitando que o trabalho seja perdido com a saída de um governo ou mesmo de servidores. O planejamento e a execução das ações se tornam mais ágeis pela definição adequada de responsabilidades e uso consciente dos recursos, potencializando a produtividade da equipe.
Um exemplo dessa agilidade dos processos é do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) – considerado o maior do mundo em volume de processos – que começou seu processo de transformação digital na área Administrativa em 2007. Em 2017, tornou todos os seus processos administrativos 100% digitais. Além de auxiliar no aumento da eficiência para atividade jurisdicional e oferecer ganhos à sociedade, o Tribunal reduziu custos. A cada 200 mil processos digitais, a estimativa é que a economia com materiais de escritório seja de R$ 6 milhões.
2. Armazenamento otimizado de informações
Registrar as atividades desenvolvidas é crucial para a organização e para o cumprimento das funções do órgão público, que produz diariamente documentos para registrar suas atividades e decisões. Para a correta sistematização do processo, é fundamental fazer a gestão arquivística de documentos, e algumas exigências devem ser cumpridas no que tangem a autenticidade, confiabilidade, organicidade, unicidade e acessibilidade dos registros, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.
Em um ambiente de Governo Digital, este processo é muito mais simples e efetivo, e consegue gerenciar todo o ciclo de vida dos documentos, desde produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação). Inclusive, existe um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), que são recomendações para o adequado funcionamento de um sistema de gestão dos documentos e processos físicos e digitais.
Outro exemplo de Governo Digital é o da Prefeitura de São Bernardo do Campo (SP), que usa a solução Solar BPM desde 2016 para reduzir a burocracia. A Secretaria de Obras Particulares era um dos órgãos em que mais circulava papel. Com a plataforma, 70% de todos os procedimentos para o atendimento interno de setores e do público externo se tornaram digitais. Isso contribui de forma decisiva para o armazenamento, registro e acompanhamento das ações da secretaria.
3. Simplicidade e efetividade na interação do cidadão com o órgão público
Um dos motivos mais fortes para ser um Governo Digital é a melhoria no atendimento ao cidadão. Órgãos públicos que disponibilizam meios eletrônicos para atender ao cidadão acabam por oferecer mais comodidade à população. Muitos processos podem ser realizados e efetivados sem que as pessoas precisem sair de suas casas, apenas tendo acesso à internet.
Os processos digitais também simplificam o desenvolvimento das atividades dos servidores públicos, que têm um fluxo de trabalho definido. Com a implantação de um processo digital, o tempo de tramitação dos processos reduziu significativamente. As solicitações recebidas já entram automaticamente no fluxo de trabalho. Isso aumenta a produtividade do órgão público como um todo.
É o caso da Prefeitura de São Paulo. A capital paulista é atingida com frequência por enchentes e a digitalização de processos e serviços para o cidadão contribui para a liberação de recursos para os atingidos, de forma ágil.
4. Abertura para inovação
Com a implantação do Governo Digital e a otimização de processos, abre-se um caminho para a inovação em geral. Com menos esforço para a realização de trabalhos rotineiros e automáticos, e com mais colaboração e integração entre instituições e cidadãos, é mais natural que se consiga enxergar mais além ou “fora da caixa”.
Questões estratégicas são colocadas como prioridade e, com o auxílio da tecnologia, não há limites para as inúmeras possibilidades de inovação no setor público. Uma pequena melhoria em um órgão público, por exemplo, gera resultados que serão sentidos por todo um grupo de cidadãos, que, por sua vez, impactam em outras pessoas e assim sucessivamente. Inovar no setor público traz resultados positivos na qualidade de vida de todos os cidadãos.
Uma grande vantagem da implantação do Solar BPM nos órgãos públicos é a fase de capacitação pela qual os servidores passam. Em muitos casos, é a primeira oportunidade que os funcionários públicos têm para conhecer e produzir ideias inovadoras. No Governo do Estado de Santa Catarina foram capacitados 3,5 mil servidores em apenas 6 meses, promovendo a inovação e compartilhando conhecimento em todas as áreas de atuação.
Exemplos do TJSP
Na administração pública, um Governo Digital pode mudar a relação entre os cidadãos e o governo, ampliando os mecanismos de transparência e cobrança aos governantes. A digitalização do setor público é o primeiro passo para implementar uma mudança profunda e que realmente traga vantagens para as instituições e a sociedade.
O exemplo citado do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo – o maior Tribunal de Justiça do mundo em volume de processos. São mais de dois milhões de processos tramitando simultaneamente, entre administrativos e judiciais. O Projeto Solar foi criado pela Gestão 2016-2017 do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP), em parceria com a Softplan, para estender o uso do SAJ ADM (solução da Softplan para o setor Judiciário) a todas as Comarcas do estado. A solução torna digitais todos os processos administrativos, antes feitos em papel.
O TJSP adotou o SAJ ADM em 2007 e o uso do Projeto Solar unificou todos os processos administrativos em um único sistema, adicionando 12 módulos aos três existentes. O trabalho em papel, que antes precisavam da assinatura dos juízes de todas as Regiões Administrativas Judiciárias (RAJs) do TJSP, e encaminhados via malote de uma região à outra. Esse fluxo levava semanas para retornar e hoje, com a coleta de assinaturas eletrônica, fica pronto em algumas horas.
Além de beneficiar os servidores e a instituição, o Projeto Solar também gerou ganhos para a sociedade. A área administrativa mais ágil e eficiente acelera a tramitação dos processos, garantindo o pleno funcionamento do Judiciário e assegurando os direitos do cidadão. A estimativa é que a cada 200 mil processos digitais, sejam economizados R$ 6 milhões em material de escritório e 50 mil horas de trabalho.
O Exemplo de Santa Catarina
O outro exemplo citado é do Governo do Estado de Santa Catarina. O projeto Governo sem Papel foi iniciado em janeiro de 2019 com objetivo de tornar a administração estadual, com todas as secretarias e autarquias, papel zero. Nos primeiros 100 dias de governo, essa meta foi cumprida e, desde abril, todos os processos administrativos e documentos produzidos no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta passaram a ser cadastrados e tramitados exclusivamente em formato eletrônico, pelo Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e), desenvolvido em parceria com a Softplan.
De abril a setembro, foram registrados:
- 150 processos criados por hora, o que corresponde a 2,5 novos por minuto;
- Aproximadamente R$ 17 milhões economizados;
- 5 milhões de documentos incluídos no sistema;
- Mais de 10 milhões de páginas digitais;
- Mais de 1.000 árvores preservadas;
- 9 mil usuários acessando a plataforma diariamente, seja por mobile ou desktop;
- Mais de 2 milhões de documentos assinados digitalmente via mobile, portal ou sistema;
- Em média, 92 mil assinaturas digitais por semana;
- Não gastar com impressão de documentos, transporte de pessoas e processos, geram uma economia estimada em R$ 29 milhões ao ano.
Estes exemplos apresentam resultados bastante expressivos que comprovam os benefícios do uso de uma plataforma de gestão de processos digitais no serviço público. A ferramenta entrega o valor que o cidadão espera do governo – agilidade nas entregas e uso inteligente de recursos, com redução de custos.
