Desenvolvido pela Softplan, o Sistema de Gestão de Processos Digitais (SGPD) é uma solução singular na gestão de processos judiciais e administrativos, com recursos específicos para os ritos da administração pública relacionados à gestão de documentos. O sistema foi concebido especialmente para atender todas as nuances desse segmento, permitindo a integração entre os diversos órgãos internos de uma instituição.
Sabemos que o fluxo de um processo interno é dinâmico. Um processo administrativo pode acabar sendo judicializado, passando a tramitar na Procuradoria. Da mesma forma, a defesa numa ação contenciosa pode demandar a consulta em uma tramitação administrativa prévia. São situações em que a atuação dos diversos órgãos de uma instituição demanda interseccionalidade e integração.
No SGPD, instituições públicas tramitam de forma digital e automatizada os processos administrativos e judiciais em um só sistema, promovendo maior integração nas atividades de todos os órgãos internos, independentemente de suas particularidades. As funcionalidades da solução oferecem modelos de trabalho padronizados, gestão de conhecimento compartilhada e acompanhamento de indicadores de resultados unificados. Os resultados são em eficiência operacional, sustentabilidade, transparência, segurança e economia de gastos em prol de uma atuação mais estratégica.
O SGPD, mesmo que em contextos distintos (administrativo e judicial), têm fluxos de trabalho totalmente integrados entre si e com sistemas de instituições externas, como Tribunais de Justiça, Tribunais de Contas, Ministério Público, órgãos reguladores, entre outros.
A Gestão de Processos Judiciais atende de forma completa as atividades diárias da procuradoria orientadas e à gestão de processos contenciosos. Já a Gestão de Processos Administrativos apresenta funcionalidades para a completa gestão de todo o tipo de processo interno, da solicitação até a conclusão. Juntas elas proporcionam para a instituição uma atuação integrada, um modelo de trabalho unificado e o acompanhamento completo dos resultados.
Conheça a seguir mais detalhes as principais funcionalidades do SGPD:
Gerenciamento eletrônico de documentos
Durante o trâmite processual, seja ele no contexto judicial ou administrativo, diversas peças podem ser vinculadas ao processo, e a quantidade de documentos produzidos tende a significativa. Para atender essa necessidade, o SGPD dispõe de recursos de GED que permitem a incorporação de peças processuais nativas do sistema ou digitalizadas. As funcionalidades permitem, entre outras tarefas: pesquisa de documentos, compressão de arquivos, assinatura digital, juntada automática, gestão de níveis de acesso, acompanhamento de movimentações, atualização automática dos autos do Judiciário.
Distribuição automática
A funcionalidade de distribuição automática de processos do SGPD tem ajuda a gestão da instituição a equilibrar a carga de trabalho dos servidores, sejam eles procuradores ou administrativos. O recurso considera os critérios adotados pelos órgãos e a configuração da estrutura organizacional, com a atribuição de hierarquias. Inclui ainda mecanismos para automatizar equilíbrio de pesos, conflitos de competência e redistribuições.
Modelos de documentos
Visando otimizar trabalho e promover o compartilhamento de conhecimento dentro da instituição, o SGPD disponibiliza recursos para a criação de modelos de documentos. A funcionalidade permite maior automação na elaboração de peças simultâneas, atendimento a demandas em lote e a reutilização de documentos já elaborados por outros usuários dentro do sistema.
Fluxo de trabalho
Dentro do SGPD, os processos seguem fluxos de trabalho específicos para sua finalidade – sejam eles administrativos ou judiciais. Esses fluxos são organizados em filas de trabalho, compostas por um conjunto de atividades que podem ser executadas por pessoas responsáveis distintas. As transições entre as filas podem ocorrer de forma automática, voluntária ou através da conclusão de uma atividade.
Portal do Cidadão
O SGPD conta com uma interface web para abertura de processos administrativos pelo cidadão. Trata-se de um portal que disponibiliza os mais variados serviços oferecidos pela instituição, com menos burocracia. E todo o trâmite, da solicitação, passando pelo envio de documentos e o acompanhamento, até a conclusão pode ser acompanhado de forma 100% digital.
Integrações
Além de integrar os fluxos de trabalho dos órgãos internos da instituição, o SGPD também é totalmente integrado com sistemas externos: Tribunais, órgãos de controle, agências reguladoras, governos, casas legislativas, entre outros. Com isso, ações podem ser executadas numa mesma solução, sem a necessidade de acessar outras interfaces.
Acompanhamento de resultados
O SGPD gera dados que abastecem painéis com os todos os indicadores organizacionais da instituição, possibilitando o acompanhamento de volume de trabalho, produtividade e gargalos processuais. Assim, com as tarefas judiciais e administrativas tramitando num único sistema, torna-se mais eficiente acompanhar os resultados e planejar estratégias de forma unificada.
