Com o intuito de digitalizar os serviços públicos, a Prefeitura Municipal de Barueri, por meio do Centro de Inovação e Tecnologia (CIT), deu início ao projeto Barueri Sem Papel. Apoiada pelo software de gestão de processos da Softplan, o Solar BPM, a iniciativa visa desburocratizar os serviços públicos ofertados ao cidadão, repensar fluxos, otimizar o espaço dedicado a arquivos físicos e gerenciar toda a tramitação de forma virtual.
A implantação do Solar BPM é uma das ramificações do Barueri Sem Papel, um amplo projeto iniciado em 2017 e que abrange um leque de outros subprojetos que buscam trazer para a tramitação de processos administrativos esse alinhamento às evoluções tecnológicas observadas nos últimos anos. A ferramenta atende ao objetivo de adotar uma solução de software de Gestão Eletrônica de Documentos, protocolo e automação de processos que elimina a produção de papel na Prefeitura e substitui a tramitação física de documentos pela digital.
Barueri Sem Papel apoia trabalho remoto e apresenta resultados no primeiro ano de adoção do Solar BPM
A virada de chave da Transformação Digital de Barueri aconteceu em 5 de abril de 2021, durante a pandemia da Covid-19. O Secretário do Centro de Inovação e Tecnologia (CIT), Jonatas Randal, relembra: “O período da pandemia foi um momento difícil para todos nós. Chegou um momento em que todo mundo estava em casa, não sabíamos quando ia voltar, e já estávamos quase prontos para implantar o Barueri Sem Papel. Foi, justamente, nesse momento que nós aceleramos a Transformação Digital.”*
Desde então, a Prefeitura de Barueri e seus cidadãos disfrutam de mais agilidade, eficiência e transparência em seus processos. Entre a virada de chave e o dia 8 de fevereiro de 2022, foram gerados(as):
- 173 mil processos eletrônicos;
- 4,16 milhões de páginas digitais;
- 414 mil assinaturas digitais.
Esses processos produzidos no período levaram a economia de:
- 19 mil quilos de papel;
- 2 mil toners de impressora;
- 416 árvores. que seriam usados na fabricação de papel;
- 42 milhões de litros de água, que seriam usados na fabricação de papel;
- R$ 5,2 milhões (referentes a gastos com papel, impressão, capas, transporte e armazenagem);
- 58 mil horas de um servidor (tempo referente ao protocolo, montagem e transporte de documentos).
Esses indicadores podem ser acompanhados em tempo real pela equipe do CIT por meio de um painel de BI disponibilizado pela Softplan.
“Nós já recuperamos aquilo que foi investido para aquisição da ferramenta, isso pensando apenas em verba pública, sem contar nos outros benefícios que representam, por exemplo, a economia das horas de trabalho de um servidor”*. Jonatas Randal, Secretário do Centro de Inovação e Tecnologia (CIT).
Barueri Sem Papel automatiza fluxos e agiliza tramitação de processos
Parte dessa economia é devida à automação de processos, etapa do projeto que exigiu mapear os fluxos físicos e redesenhá-los antes de serem inseridos no software. Ao repensar etapas pelas quais o processo precisa passar, a prefeitura consegue reduzir o tempo dedicado a uma tarefa, deixando-a mais célere.
Na Secretaria Municipal de Educação de Barueri, por exemplo, a tramitação física de requerimento para justificativa de falta de um professor levava até dez dias. Com o sistema, esse tempo passa a ser de cerca de 15 minutos.
Dentro do projeto Barueri Sem Papel, o mapeamento de processos e o redesenho dos fluxos foram atividades apoiadas pela equipe da Softplan. O processo é contado neste conteúdo, que destaca a equipe alocada na instituição e aborda a necessidade de soluções digitais com robustez e flexibilidade para a gestão pública.
Investimento municipal em conectividade e comunicação potencializam alcance do Barueri Sem Papel
A primeira fase do Barueri Sem Papel previa a digitalização dos processos internos da prefeitura. Já na segunda, ele chegou ao cidadão, digitalizando serviços que passaram a ser oferecidos também no Portal de Atendimento online da prefeitura. A emissão do cartão do idoso em Barueri é um exemplo do resultado dessa fase.
A abrangência do processo digital foi maior graças a investimentos municipais em redes de fibra óptica própria, que interligam toda a cidade e que são gradativamente disponibilizadas aos munícipes de baixa renda. “Não adianta eu falar em Barueri Sem Papel sem eu falar em conectividade. Não adianta eu falar em um governo 4.0 e colocar o serviço público na internet se o cidadão não tem conexão.”* analisa Jonatas Randal
A comunicação foi outro ponto-chave na adesão dos processos digitais, tanto por parte do servidor quanto por parte do cidadão. Para a Coordenadora de Comunicação dos Projetos de Inovação no CIT Barueri, Erika Alves, a transformação promovida pelo projeto pauta-se, principalmente, em pessoas.
“Nós começamos com os funcionários, porque eles precisavam abraçar o projeto. Além da Softplan ter dado todo o apoio elaborando uma agenda de capacitação, ela nos apoiou na realização de campanhas de comunicação sobre o Barueri Sem Papel, que chegaram a atingir mais de mil pessoas.”* explica Erika Alves.
Segundo Erika, hoje, as redes sociais tornaram-se um fator importante para uma comunicação mais efetiva e assertiva. A Prefeitura de Barueri e suas secretarias se tornaram adeptas delas. Junto aos outros canais de comunicação da instituição, as redes sociais foram importantes para a disseminação do projeto internamente e externamente, assim como dos serviços disponibilizados no Portal de Atendimento.
Em parceria com a Softplan, prefeitura desenvolve uma Central de Ajuda online para o projeto
Junto da Softplan, a prefeitura elaborou uma Central de Ajuda online para fazer a gestão do conhecimento necessário para dominar o software e suas atualizações bem como os desdobramentos do projeto Barueri Sem Papel. O repositório consiste em um portal web, no qual estão dispostos conteúdos sobre o sistema e perguntas e respostas sobre a iniciativa.
“A Softplan fez um site com todas as principais informações do projeto, os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU que ele atende, os resultados que tivemos, material de apoio e reportagem. Esse site foi bem importante no processo de sensibilização, capacitação e transparência.”* Erika Alves, Coordenadora de Comunicação dos Projetos de Inovação no CIT de Barueri.
Lá o usuário encontra, por exemplo, indicadores do projeto, formas de acesso e primeiro login no Solar BPM, materiais de apoio e outros conteúdos para facilitar o uso da ferramenta. O portal é um canal de comunicação também para o cidadão interessado em saber mais sobre o Barueri Sem Papel.
Leia também: Prefeitura de Barueri elimina papel e se alinha ao conceito de smart city às metas de sustentabilidade da ONU
Solar BPM, uma solução especializada na gestão de processos administrativos
A tecnologia por trás de toda essa Transformação Digital em Barueri é o Solar BPM, uma ferramenta que permite eliminar a tramitação de documentos em papel por meio da automatização de processos.
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*Os depoimentos do Secretário Jonatas Randal e da Coordenadora Erika Alves aqui apresentados foram extraídos das suas participações em palestras ministradas no evento Gestão Pública Talks 2021.
