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A Prefeitura de Mata de São João disponibiliza para os cidadãos acesso aos contratos e aos orçamentos das obras municipais, através do software  Obras.gov. A ferramenta contribui também para a otimização da rotina dos servidores e para a relação com as empreiteiras contratadas.

Desde a implementação do programa, a Prefeitura concluiu projetos importantes como a construção de escolas e a pavimentação asfáltica da BA-505. O resultado final é sentido diretamente pela população, que, além de usufruir das melhorias urbanas, adotou o sistema como ferramenta principal para acompanhar o andamento das obras do município.

SEOSP buscava sistema que integrasse elaboração de orçamento e gestão de contrato

O programa de transformação digital da Secretaria de Obras e Serviços Públicos (SEOSP) tem sido eficiente no combate às falhas na montagem dos orçamentos, à perda de tempo na gestão de contratos, com documentos físicos, e aos erros no uso de planilhas. O assessor técnico na SEOSP, Elivelton Souza, conta que o órgão trabalhava com um número grande de planilhas e que todo o gerenciamento era feito por meio delas.

“Sabemos que funciona, mas a gente não tinha aquela confiabilidade. Poderíamos ter erro de fórmula”, assegura o servidor. Os gestores da SEOSP entenderam que as etapas de elaboração de orçamento e a de gestão de contratos de obras precisavam conversar entre si. A busca, portanto, era por um software que reunisse essas atividades em um mesmo lugar. Entretanto, por muito tempo, a secretaria encontrou apenas sistemas especializados em uma ou outra etapa. Nunca uma solução que integrasse as duas partes. No Obras.gov, a gente conseguiu achar a parte de gestão de contratos, a orçamentária, e a de transparência. Fechou o vínculo completo” conta Elivelton Souza. A partir desse ponto, a SEOSP começou a elaborar seu Termo de Referência.

Servidores receberam capacitação para uso do novo sistema

A implementação do software contou com o apoio da equipe da Softplan, desenvolvedora do Obras.gov. Os servidores participaram de oficinas de capacitação e operação assistida, momento no qual os especialistas demonstram funcionalidades e acompanham as primeiras interações do usuário com o sistema.  Além do desafio natural das mudanças na cultura de trabalho causadas pela adoção de novas tecnologias, a implementação do Obras.gov na SEOSP também levou em consideração o fato da Transformação Digital envolver diferentes setores: administrativo, o de pagamento, a gestão de contratos, o orçamentário, o de medições, o controle interno, entre outros.

Segundo Elivelton, a equipe de tecnologia já esperava uma resistência inicial à mudança e programou um trabalho de adaptação. “Entendemos que o usuário tem dificuldade em absorver e aderir às novas tecnologias. Aqui, a princípio tivemos, porque eles estavam acostumados a um rito. Quando esse rito muda, vivemos um certo desconforto”.

Elaboração de orçamento de obras

Para facilitar a adaptação do corpo técnico ao sistema, o Obras.gov importou tabelas referenciais de preço, com as quais a equipe da SEOSP estava acostumada a trabalhar. O módulo de Composição de Custos e Orçamentos permite realizar composições próprias ou utilizar planilhas como ORSE, SICRO e SINAPI. Essas planilhas registram no sistema a fonte da pesquisa de preços, que é um fator importante para a prestação de contas.

Com ele, a Secretaria também pode atualizar, em poucos cliques, o orçamento nos casos em que existe um intervalo de tempo entre a elaboração e a licitação, usando as versões mais recentes dessas tabelas. A planilha de serviços orçados pode ser enviada aos participantes da licitação, o que ajuda a garantir que o licitante está trabalhando com o mesmo documento elaborado pelo orçamentista.

Concluída essa etapa, a planilha do vencedor da licitação pode ser importada para o contrato, quando ele for cadastrado no módulo de Gestão de Contratos e Medições, assegurando que a metodologia de cálculo usada é a mesma estipulada pela Prefeitura de Mata de São João.

Mais eficiência à Prefeitura de Mata de São João

Em pouco tempo, a praticidade que o sistema trouxe para a rotina da Secretaria também conquistou os servidores. Elivelton estima que, em abril de 2022, 80% da operação da Secretaria já acontecia dentro do Obras.gov. “O sistema oferece muita praticidade na hora de usar o banco de dados para montar orçamentos na gestão contratual, na gestão de aditivos de contrato, além de estar nos ajudando bastante na questão de controle interno” avalia o servidor.

Em relação à gestão contratual, a Prefeitura de Mata de São João consegue ter uma visão estratégica de todos os contratos em andamento e dar integridade aos dados. O sistema concentra informações de cronogramas, saldos, aditivos, documentos e medições em um mesmo lugar.

Por trabalhar com a planilha vencedora da licitação, o Obras.gov consegue emitir avisos se a quantidade executada informada for maior do que o quantitativo contratado. Para apoiar a comprovação das medições, a Secretaria pode usar fotos georreferenciadas dos serviços realizados que são inseridas no sistema.

Uso de fotos georreferenciadas

Elivelton conta, que antes do sistema, a SEOSP lidava com um certo risco na parte de comprovação da medição, pelo fato das tabelas, às vezes, trazerem imprecisão aos números e deixarem informações dispersas, atreladas a computadores.

Esse cenário mudou com a Transformação Digital. Agora, as informações são armazenadas em nuvem, comprovadas por fotos e registradas em qualquer lugar em que o fiscal esteja. Isso porque as funcionalidades do Obras.gov são acessadas pela equipe na Secretaria ou mesmo no canteiro de obras, durante fiscalizações, já que o sistema conta com versão mobile.

“O fiscal, com o seu tablet, já tem as medições que a empreiteira lança no sistema e as fotos, que é uma obrigação da empresa tirar e inserir no Obras.gov. Se, porventura, a empresa não colocou as fotos de medições de acordo com o que ela declarou ali, os fiscais podem reprovar. Isso otimizou a ida do fiscal ao canteiro para comprovar que realmente foi feito aquele tipo de serviço.” Explica Elivelton Souza.

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Obras.gov melhora relação com empreiteiras e apoia controle interno da Prefeitura

A otimização das rotinas de medição tem melhorado, inclusive, a relação com as empreiteiras contratadas, que têm mecanismos mais acessíveis para comprovar medições e, consequentemente, mais seguros para receber pelo trabalho feito. “O sistema propõe uma fiscalização melhor. Tanto para a parte do fiscal, quanto para o gestor do contrato” avalia Souza.

O Assessor Técnico também destaca as facilidades que a mudança trouxe para o controle interno da prefeitura. “A gente não tem dificuldade em demonstrar transparência ao controle interno, porque eles têm acesso a todo o nosso fluxo de trabalho, da parte contratual e orçamentária também”.

Presente na rotina dos servidores da Prefeitura, Obras.gov também é adotado pela população matense

A centralização e facilidade de acesso às informações foi, de fato, um dos principais resultados da Transformação Digital promovida pela Prefeitura de Mata de São João com a implementação do Obras.gov na SEOSP, o que contribuiu para adoção do sistema por parte do público interno. Esse resultado também aproximou os munícipes da tecnologia. A funcionalidade Mapa Interativo de Obras se tornou a principal forma escolhida pela população para acompanhar o andamento das obras na cidade.

O mapa é acessado pela internet e traz um georreferenciamento dos contratos, que indica dados como valores, prazos de execução, empreiteira e fiscais responsáveis e fotos do canteiro. As informações são atualizadas constantemente conforme o fluxo da obra e aprovação das medições. Clique e conheça o Mapa Interativo de Obras da Prefeitura de Mata de São João.

“A gente nota na cidade a própria população falando que consegue ver a obra em tempo real, as empresas contratadas falando que as medições de Mata são boas de se fazer, porque tudo é automatizado. Tem sido um ganho”, avalia Elivelton. Ele destaca ainda a otimização do trabalho, o acesso a relatórios gerenciais e a transparência como pontos principais da adoção do sistema.

Prints de notícias sobre o uso do Mapa Interativo de Obras em Mata de São João

“O Obras.gov otimiza a organização das informações contratuais, integrando os dados de maneira a proporcionar uma gestão mais prática e eficaz, além de poder ser acessada em qualquer lugar. Com a ferramenta, otimizamos a elaboração de relatórios e o acompanhamento de contratos. Tudo feito a partir do sistema e, assim, eliminamos de vez as planilhas e dados descentralizados”, destaca o gestor de contrato da Prefeitura de Mata de São João Erley Paiva.

Destaque no IDEB, Prefeitura de Mata de São João investe em construção de escolas e pavimentação asfáltica

A geografia da cidade de Mata de São João é peculiar. Com uma costa marítima extensa, os contornos do município se afunilam após os bairros litorâneos e, depois, se alargam para o interior, porção importante para a economia da cidade, que tem setores agrícola e agropecuário atuantes. A configuração mais dispersa faz com que obras de infraestrutura sejam fundamentais para escoar a produção e conectar a cidade aos serviços públicos de saúde, educação e lazer.

Em fevereiro de 2022, a Prefeitura entregou à população a obra de pavimentação asfáltica de um trecho da rodovia estadual BA-505. Os 7,5 quilômetros pavimentados ligam a área rural do JK à região administrativa da cidade, facilitando o transporte da produção, o acesso às escolas e o uso seguro de bicicletas.

O feito da Prefeitura não ficou marcado apenas pelos aspectos práticos e econômicos, trazidos pela melhoria na logística dos deslocamentos. A recepção por parte da população também marcou a inauguração, evidenciando a importância da estrada na rotina dos matenses. Os munícipes participaram de um passeio ciclístico e uma carreata pelo trecho asfaltado, celebrando a entrega da obra. Confira neste vídeo os depoimentos da população e veja, no vídeo abaixo, um compilado da divulgação da obra.

O investimento na infraestrutura está em sincronia com os investimentos da Prefeitura nas obras de educação. O resultado é sentido diretamente pela população e na economia do município. Mata de São João obteve a maior nota no IDEB 2019 da região metropolitana de Salvador. No mesmo ano, o PIB da cidade era de R$ 1.176.316,24 e a população totalizava 47.643 habitantes. Tanto as obras de pavimentação quanto as escolares forem gerenciadas no Obras.gov, ferramenta que também representa um investimento da Prefeitura de Mata de São João, na Transformação Digital da gestão pública.

Fale com um especialista e conheça mais sobre o Obras.gov, tecnologia que otimizou a gestão de contratos de obras públicas na Prefeitura de Mata de São João. Conheça também outras histórias de sucesso apoiadas pela tecnologia da Softplan.

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