Com a criação do Projeta SC, banco de projetos que permite a gestão compartilhada dos projetos da administração estadual, o Governo de Santa Catarina investe em capacitação para os servidores.
O Governo do Estado de Santa Catarina expandiu a atuação do seu Escritório de Projetos (Eproj) para todas as secretarias de Estado, com objetivo de gerenciar de forma integrada e eficiente os projetos estaduais. Para viabilizar essa ampliação e garantir que os servidores façam uso de todas as potencialidades do sistema de gestão de projetos, o Governo do Estado está investindo em capacitação. A Softplan, parceira do governo na jornada da transformação digital, desenvolveu um programa de capacitação para que os servidores atuem em todas as etapas de um programa ou projeto, da criação à execução, por meio de um banco de ideias, o Projeta SC.
“Quando o servidor capacitado aqui quiser fazer um projeto, ele pode nunca ter visto uma obra na vida, mas ele vai saber todas as etapas que ele precisa cumprir pra fazer essa obra”, explica Vitor Santos Corrêa, coordenador do Eproj-SC.
A Softplan foi chamada a elaborar e ministrar a capacitação porque colaborou no desenvolvimento do Sistema de Gestão e Planejamento de Projetos (GPP), ferramenta utilizada pelo escritório que permitirá a execução do Projeta SC.
“Especificamente nessa fase de capacitação, a Softplan explica as regras de negócio, o funcionamento do sistema e o que o servidor deve prestar atenção quando cadastra um projeto para que ele avance dentro das telas, desde a da fase da inicialização até a fase de planejamento”, descreve Corrêa.
O sistema GPP foi desenvolvido para atender a duas metodologias certificadas e reconhecidas internacionalmente: a PMBOK (sigla em inglês para Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), um guia para a elaboração de projetos; e a Canvas, que traduz e resume visualmente as diferentes etapas de um projeto em quadros, em praticamente uma tela. Por se basear nesses métodos, o sistema facilita o compartilhamento de informações e a participação de um maior número de pessoas no planejamento e na gestão, independentemente da qualificação ou formação técnica dos envolvidos.
Um dos ministrantes da capacitação é o coordenador de Desenvolvimento de Sistemas da Softplan, Marcelo Medeiros, responsável pelo GPP no Governo do Estado, que atua na implantação das novas funcionalidades necessárias para viabilizar o Projeta SC. “O forte nesse trabalho é a parceria do cliente com a equipe de desenvolvimento da Softplan. Nós trabalhamos na forma de ouvir sempre o cliente, entender as suas necessidades, quais os seus problemas e que valores podemos entregar para ele”, destaca Medeiros.
Segundo Medeiros, a capacitação para a transformação digital não é um processo que começa e termina nos cursos, palestras, oficinas e aulas ministradas aos servidores.
“A capacitação, então, começa desde entender quem é o cliente, qual é o problema desse cliente, quais as nossas competências e o que a gente pode realmente agregar, transformando isso num projeto”, explica.
Capacitação para a transformação digital supera 3,5 mil servidores no 1º semestre de 2019
As atividades de capacitação para a fase inicial do Projeta SC ocorreram em quatro dias no final de junho e na primeira semana de julho deste ano na sede da Defesa Civil Estadual, em Florianópolis. Nessa etapa, participaram 90 servidores que atuam nas diferentes áreas e setores da administração direta estadual.
Tanto o conteúdo quanto os materiais didáticos, como cadernos de exercícios e vídeos, foram elaborados pela área de capacitação da Softplan para atender às necessidades específicas desse grupo de servidores e do Eproj-SC. Tudo fica disponível on line, não só aos servidores que participam da capacitação, mas para todos os funcionários, dentro do próprio sistema, para possibilitar uma capacitação continuada.
A coordenadora da Unidade de Capacitação e Documentação da Softplan, Ana Christina Silva, diz que as capacitações são sempre customizadas, levando em conta “as necessidades do cliente, como o orçamento reservado no projeto, o tempo disponível e o perfil do público que será capacitado”.
Ana explica que todo o projeto que leva à transformação digital “para ter sucesso, precisa que os envolvidos sejam bem capacitados e orientados”. E, para a capacitação ser bem-sucedida, é preciso planejar e dar atenção especial a todas as etapas que envolvem esse processo.
Uma das etapas mais importantes, inclusive, conforme explica a coordenadora, é a comunicação do projeto e das atividades de treinamento. Esse material – convites para a participação nas atividades, material de divulgação dos eventos de capacitação e do projeto para o qual se destinam os treinamentos – é elaborado e orientado pela área de capacitação.
As metodologias e tecnologias de ensino e treinamento também são definidas de acordo com o perfil e as necessidades do cliente. A capacitação para o programa Governo Sem Papel, também do governo de Santa Catarina, implantado com a tecnologia e o suporte da Softplan no primeiro semestre de 2019, para atingir o maior número de servidores e as diferentes sedes em todas as regiões do estado, foi feita presencialmente e à distância.
Servidores capacitados contribuem para a busca de novas fontes de recursos para projetos
Um dos objetivos da capacitação dos servidores para trabalharem com as mudanças introduzidas no GPP é torná-los aptos a contribuir para que o Estado aumente as suas fontes de recursos para novos projetos. O Projeta SC, como foi batizada essa ampliação da atuação do Eproj-SC, permite, inclusive, que o funcionário cadastre sugestões em um banco de ideias e promova e acompanhe o desenvolvimento de sua ideia até tornar-se um projeto maduro para o planejamento e a execução.
Dessa forma, o Eproj-SC passará a usar o GPP de forma estratégica, já que, até então, o sistema fora utilizado apenas para a gestão de projetos que já estavam prontos para a execução. O Eproj acompanhou e gerenciou mais de 500 projetos do programa Pacto por SC um conjunto de obras e programas que movimentou mais de R$ 10 bilhões. Porém, o volume de recursos que Santa Catarina consegue arrecadar para projetos sempre esteve bem abaixo da contribuição do estado para a arrecadação federal.
A transformação digital proporcionada pelo uso do GPP como ferramenta do Projeta SC deve mudar esse quadro, estima Corrêa. “Nós acreditávamos que isso ocorria por Santa Catarina ser considerado um estado desenvolvido, mais rico em comparação com outros estados. Mas isso ocorria porque nós não apresentávamos projetos. Captamos mal porque não apresentamos projetos. Quem chega primeiro, leva”, explica. “O estado é o 24º em captação de recursos”, completa Corrêa.
Nessa fase inicial do Projeta SC, segundo Corrêa, a capacitação é voltada para servidores escolhidos para se tornarem multiplicadores do programa dentro de suas secretarias, mas o banco de ideias será aberto a todos os funcionários da administração direta do governo do estado.
O objetivo do Projeta SC, nas próximas etapas, é também possibilitar maior participação da população na administração do estado, não apenas por meio de sugestões, mas, também, proporcionando maior transparência na aplicação dos recursos e na definição dos projetos que poderão melhorar a vida das pessoas que vivem em Santa Catarina.
“Futuramente a ideia é que esse banco se torne um banco público, em que o próprio cidadão possa conhecer esses projetos, possa avaliar e dar nota, dar ‘um like’, para que o governo também sinta esse feedback e veja qual o projeto é realmente prioritário para quem vive em determinada região” conclui Correa. A capacitação para transformação digital é um passo fundamental para que todas essas ações sejam colocadas em prática e se tornem efetivas.
