A iniciativa “Barueri Sem Papel” é promovida pelo Centro de Inovação e Tecnologia da Prefeitura Municipal de Barueri visando a digitalização dos serviços públicos. Através da utilização do software de gestão de processos Solar BPM, desenvolvido pela Softplan, a prefeitura busca aprimorar os trâmites burocráticos, eliminar o uso de papel e aumentar a eficiência de suas operações.
O projeto teve início em 2017 e buscou estar sempre atualizado com as inovações tecnológicas presentes no mercado. Assim, em 2020, se deu início à implantação da solução da Softplan Solar BPM, software que se alinha perfeitamente com os objetivos do projeto, atendendo às necessidades de Gestão Eletrônica de Documentos e automatizando processos para eliminar a dependência do papel.
Celebração do biênio do projeto Barueri Sem Papel
Para celebrar os dois anos da digitalização dos processos no escopo do Barueri Sem Papel, a Softplan e o Centro de Inovação de Tecnologia (CIT) da Prefeitura de Barueri organizaram o evento “Moderniza Aí – A digitalização de processos e a automação com o Solar BPM” na Praça das Artes. Realizado em 17 de março de 2023, o evento apresentou uma série de palestras e premiações para consolidar o sucesso do programa.
Durante o evento, foram concedidas homenagens aos participantes que se destacaram no projeto, reconhecendo secretarias na categoria “Atendimento ao cidadão por meio do portal de serviços” e premiando servidores e vereadores pelo “Engajamento no uso do sistema Solar BPM”.
“É sempre um grande desafio, para qualquer administração pública, fazer essa mudança de cultura. Nesses dois anos nós tivemos o auxílio da Softplan, a aderença dos funcionários, agilidade nos processos públicos, transparência. Tudo isso trouxe uma agilidade de acordo com o que o prefeito esperava de uma máquina pública”, disse Jonatas Randal, administrador do CIT.
O público também teve a oportunidade de assistir à palestra “Transformação digital na América Latina: O Brasil como difusor de boas práticas”, ministrada por Rodrigo Santos, Diretor Executivo da Unidade Setor Público da Softplan. Após a palestra, Santos entregou exemplares do livro “A trajetória de uma cidade inteligente e sustentável”, que narra a história do Barueri Sem Papel.
“Nós estamos muito orgulhosos de ter participado desse projeto junto do governo de Barueri, e realmente felizes de ver o nível de engajamento tanto dos servidores como da alta administração do município. Esperamos estar presentes e junto deles por toda a jornada de transformação digital do município, que acabou apenas de começar”, disse Rodrigo Santos.
Automação de processos com Solar BPM
Graças à implementação da solução, a Prefeitura de Barueri conseguiu reduzir significativamente o tempo dedicado a tarefas por meio da automação de processos. Essa fase do projeto envolveu o mapeamento e redesenho dos fluxos físicos antes de serem registrados no software, contando com o apoio da equipe da Softplan.
Na Secretaria Municipal de Educação de Barueri, por exemplo, a tramitação física de requerimento para justificativa de falta de um professor levava até dez dias. Com o sistema, esse tempo passa a ser de cerca de 15 minutos.
Um dos principais desafios enfrentados no projeto Barueri Sem Papel envolveu as significativas mudanças na cultura de trabalho dos servidores. A alteração nas rotinas, que antes envolviam o cadastro de processos, revisão de informações em papéis e o armazenamento desses documentos, poderia gerar certa resistência.
Contudo, com o suporte da Softplan e por meio de ações de comunicação interna, a Prefeitura promoveu uma série de oficinas de capacitação e sensibilização para os servidores. O objetivo era fornecer instruções sobre o uso do sistema e, ao mesmo tempo, divulgar a importância do projeto, buscando assim superar possíveis resistências e garantir a adesão e engajamento de todos.
“Todos os processos de pagamento da Prefeitura passam pela Secretaria de Finanças. Nota fiscal, empenho, comprovante de pagamento, contrato. Cada despesa feita pela Prefeitura passa por aqui. Então todo mundo tinha um “processinho”, um processo físico que tínhamos que fazer o trâmite. Passava na mesa de um, na mesa de outro. Quando veio o processo digital, tivemos essa transformação, e agora conseguimos estruturar o trâmite sem aquele volume de papel de antes”, conta o secretário de Finanças de Barueri, Gustavo César.
Além da capacitação, destaca-se também o atendimento e suporte aos usuários da prefeitura de Barueri. Buscando, assim, atender chamados relativos à evolução tecnológica, incidentes de produção, configuração de parâmetros; esclarecer dúvidas; avaliar e propor novos fluxos de trabalho e dar orientação para adequada utilização do Solar BPM.
Mais de R$50 milhões de economia em recursos públicos
Desde a implantação do Solar BPM, Barueri já economizou:
Por mais que o projeto contribua com a vida dos funcionários públicos e traga resultados operacionais, um dos principais objetivos do programa Barueri Sem Papel está em atender a população. Serviços como a emissão do cartão do idoso passaram a ser disponibilizados de forma totalmente digital por meio do portal de atendimento online da prefeitura.
A fim de melhor atender a população, a prefeitura de Barueri em parceria com a Softplan desenvolveu uma Central de Suporte online para auxiliar os usuários no uso da ferramenta. Nessa central, é possível encontrar indicadores do projeto, guias para o primeiro acesso ao Solar BPM e outros materiais de apoio.
Os investimentos municipais em infraestrutura de rede de fibra óptica foram fundamentais para democratizar o acesso aos serviços da prefeitura, proporcionando acesso aos moradores de baixa renda.
Solar BPM: a solução ideal para transformação digital
Com o auxílio do Solar BPM, a prefeitura de Barueri obteve resultados significativos na eliminação do uso de papel. A automação dos processos proporcionou maior eficiência e agilidade, reduzindo o tempo dedicado a tarefas burocráticas e possibilitando uma gestão mais sustentável.
Através dessa conquista, Barueri Sem Papel se destaca como uma prefeitura moderna e alinhada com tecnologias de ponta. O programa é um exemplo notável de como uma prefeitura pode se transformar em uma entidade totalmente digital. Essa iniciativa impulsiona o desenvolvimento socioeconômico da cidade, ao mesmo tempo em que proporciona maior comodidade e agilidade aos cidadãos que buscam serviços e informações junto ao poder público.
O engajamento da Softplan reflete seu compromisso em oferecer ferramentas e suporte para impulsionar a eficiência, a transparência e a inovação no setor público, fortalecendo assim a parceria com Barueri nessa jornada rumo à transformação digital bem-sucedida.
