Florianópolis se tornou uma das cidades brasileiras com o processo de abertura de empresas mais rápido do país na categoria baixo risco. O trâmite que demorava cerca de 75 dias passou a levar um dia e algumas horas, chegando a durar, em alguns casos, somente 5 horas. Por trás desse avanço está a integração dos sistemas da Prefeitura Municipal de Florianópolis e da Junta Comercial do Estado de Santa Catarina (JUCESC).
Por meio de uma solução desenvolvida pela Softplan, as etapas do processo de abertura de empresa foram digitalizadas, desde a consulta de viabilidade até a liberação do alvará de licença, seja para loja física ou online. Com isso, o empreendedor não precisa mais ir presencialmente até à JUCESC, nem à Prefeitura, ao Corpo de Bombeiros ou órgãos de meio ambiente.
O serviço faz parte do Programa Floripa Simples e foi lançado pela Prefeitura em parceria com a JUCESC e o Sebrae/SC. “O morador de Florianópolis ganha um incentivo para empreender. Menos burocracia, mais produtividade. O Floripa Simples é uma prova de que é possível promover um ambiente de negócios mais favorável, que facilite para o empreendedor e contribua para a geração de emprego e renda” analisa Carlos Henrique Ramos Fonseca, diretor superintendente do Sebrae/SC.
Relembrando que a capital é o segundo maior ambiente de negócios do país, o Secretário Municipal de Turismo, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico de Florianópolis, Juliano Richter, explica que um dos objetivos da pasta é retirar entraves para que a cidade se torne um local ainda mais favorável à recepção de empresas. “Entendo que a nossa função enquanto gestor público é, de fato, eliminar eventuais pedras no caminho de empreendedores que venham para nossa cidade”* diz o Secretário.
Com fluxo remodelado, processo é realizado pelo site da JUCESC
Antes, em Florianópolis, o empreendedor precisava ir a diferentes órgãos e tramitar documentos em diferentes sistemas ao longo da abertura de uma empresa. Com a integração do sistema, o processo ficou concentrado no site da Junta Comercial. Nele, o empreendedor realiza e acompanha todas as etapas.
O primeiro passo é a consulta de viabilidade de instalação, momento no qual é verificado se o negócio pode ser aberto no ponto da cidade e na modalidade escolhidos. Na capital, essa análise envolve a JUCESC, o Corpo de Bombeiros, a Prefeitura e, às vezes, órgãos de meio ambiente. Antes da integração, demorava entre 10 e 15 dias para que o solicitante recebesse o resultado da consulta, tempo que foi reduzido para menos de uma hora com o sistema desenvolvido pela Softplan.
Inserindo os dados no site da Junta Comercial o sistema compartilha e confere com os demais órgãos as informações sobre a viabilidade de abertura para o endereço requerido. Com o parecer favorável, inicia-se o processo de registro da empresa com a JUCESC. Esses novos dados também são integrados e enviados automaticamente para as demais instituições envolvidas. Assim, cada instituição valida as informações e as relaciona com os requisitos para daquele CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).
Se a documentação estiver em conformidade, o registro é oficializado, os alvarás são emitidos e o empreendedor recebe a autorização para emissão de nota fiscal eletrônica. O solicitante recebe as notificações de cada etapas por e-mail, sem a necessidade de levar documentos de um órgão a outro para dar andamento presencial ao processo.
Essa versão do fluxo é voltada a CNAEs de baixo risco e que estejam autorizados dentro do Plano Diretor para instalação no endereço informado. O processo detalhado pode ser conferido na imagem abaixo.
Otimização da consulta de viabilidade de instalação reduz tempo para abertura de empresa em Florianópolis
A automatização da consulta de viabilidade, integrando diferentes órgãos, foi um dos principais fatores que levaram à redução do tempo de abertura de empresas em Florianópolis. Agora, ao invés de ter um servidor verificando uma a uma as solicitações, o sistema por si só já consegue realizar essa análise na maioria dos casos.
Para isso, a Softplan precisou fazer uma integração com o sistema de geoprocessamento da Prefeitura. As informações recebidas pela Junta Comercial ingressam no Regin-Integration-WS e são enviadas para o sistema de geoprocessamento via aplicação Regin-Consumer. O próprio sistema valida ou não a viabilidade de instalação.
Cerca de 70% das consultas ocorrem de forma automatizada pelo sistema. A equipe técnica da Prefeitura de Florianópolis só entra em ação para análise das informações nos casos em que o sistema não aprova automaticamente a viabilidade por identificar alguma divergência de informação.
Transformação Digital da abertura de empresas em Florianópolis envolveu diferentes órgãos
Os trabalhos para otimizar e integrar o processo de abertura de empresas iniciaram em 2017. “Durante uma reunião com a Softplan, os representantes da empresa me apresentaram um relatório que, se fosse colocado em uma mesa, teria cerca de dois metros de extensão. Eles me explicaram que aquilo era o processo para se abrir uma empresa em Florianópolis. Ali, aceitamos o desafio de deixar um legado interessante para a cidade”* conta Juliano Richter.
Entretanto, dali até a entrega para a sociedade, outros ajustes precisaram ser feitos antes de iniciar, de fato, a integração dos sistemas. A análise de viabilidade foi um dos primeiros desafios, pois exigiu um ajuste na ferramenta de geoprocessamento, fundamental para automatizar a consulta. “Nós tivemos que dar 20 passos para trás e recomeçar um processo de reavaliação e licitação do sistema de geoprocessamento, o que levou um tempo considerável e se findou em julho de 2020”* explica Juliano Richter.
Com esse desafio superado, a Prefeitura seguiu para a integração do seu sistema de workflow, o Rastreabilidade, com o site da JUCESC.
“Após reuniões com a Junta Comercial, rapidamente acionamos a Softplan, que foi muito parceira nesse sentido de fazer o processo de integração, inclusive assumindo algumas condições que não estavam no contrato inicialmente. Isso para gente foi bem importante, porque era uma questão de honra poder diminuir o tempo de abertura de empresas aqui na cidade”. Juliano Richter – Secretário Municipal de Turismo, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico de Florianópolis.
A integração de sistemas apresentou o segundo grande desafio do projeto: o envolvimento de diferentes órgãos. Na esfera pública, as relações horizontais entre instituições e a falta de interoperabilidade entre seus sistemas são grandes causadoras de burocracia, pois muitos serviços precisam tramitar por diferentes entidades que, por sua vez, costumam ter processos e sistemas próprios.
Nesse sentido, a história de sucesso da Prefeitura Municipal de Florianópolis é um exemplo de como a digitalização de processos se torna ainda mais desafiadora quando envolve mais de um órgão. Segundo Juliano Richter, foi preciso conversar com a Superintendência de Serviços Públicos, a vigilância sanitária, a FLORAM (órgão ambiental da cidade), o chefe de gabinete, a Secretaria Municipal da Fazenda e outros.
“Às vezes, quem está de fora do órgão público não entende que você tem que envolver diversos órgãos quando faz um movimento dessa natureza. São muitos atores no processo e é preciso ter muita resiliência e uma condição de conversa muito grande para conseguir atingir esses objetivos, além de, obviamente, ter parceiros capazes de fazer essas entregas para a Prefeitura”* reflete o Secretário.
Florianópolis se destaca em boletim do Ministério da Economia
Os desafios apresentados ao longo da jornada de Transformação Digital promovida pela Prefeitura Municipal de Florianópolis foram vencidos e os benefícios da mudança são vivenciados pelo cidadão, empreendedor e instituição. Além da integração de sistemas, também houve a remodelação e digitalização do fluxo do processo, etapas que permitem a entrega de serviços menos burocráticos.
“Aquele fluxo que a Softplan apresentou na primeira reunião, mostrando como o processo de abertura de empresa na cidade era longo, foi completamente remodelado. Hoje, se o empreendedor estiver com toda a documentação ok, de fato, nós conseguimos abrir uma empresa em 5 ou 6 horas no município de Florianópolis.”* Juliano Richter – Secretário Municipal de Turismo, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico de Florianópolis
A rapidez do processo colocou Florianópolis em destaque em um boletim da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital (pasta do Ministério da Economia), que publica quadrimestralmente um boletim com informações sobre o tempo de abertura de empresas. No boletim publicado em setembro de 2020, referente ao segundo quadrimestre, Florianópolis foi a primeira colocada, com tempo médio de 5 horas.
Para Juliano Richter, a entrega foi concluída, mas, como todo processo tecnológico, ainda passará por ajustes. “A gente fica muito feliz de ver hoje, muito claramente, um movimento de todo o país para tentar desburocratizar e facilitar a vida do cidadão. Isso é muito positivo. Ainda temos uma caminhada grande pela frente, mas acho que estamos no caminho correto. Quanto mais pedras do caminho do cidadão e do empreendedor pudermos retirar, melhor”* finaliza.
Confira abaixo o ranking do tempo total de abertura de empresas nas capitais no segundo quadrimestre de 2020.
Boletim do 2º quadrimestre de 2020 – Mapa de Empresas.
A expertise da Softplan no desenvolvimento de soluções tecnológicas para o setor público foi fundamental para a integração. A empresa não apenas oferece soluções tecnológicas, como também apoia o cliente em toda a jornada de Transformação Digital. Conheça outros cases de sucesso que, assim como a Prefeitura Municipal de Florianópolis, estão levando mais eficiência à gestão pública.
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*Os depoimentos do Secretário Juliano Richter aqui apresentados foram extraídos da sua palestra ministrada no evento Gestão Pública Talks 2021.
