O Projeto Estado Presente: Segurança Cidadã, da Secretaria de Estado de Diretos Humanos do Espírito Santo, é exemplo na gestão dos 56 milhões de dólares, contratados junto ao Banco Internacional de Desenvolvimento – BID (projetos cofinanciados), para promover ações que visam reduzir os elevados índices de crimes de violência em 10 munícipios do Estado.
Projetos de desenvolvimento, como esse, que buscam financiamentos com bancos internacionais, são uma excelente opção que diversos órgãos da administração pública têm buscado para realizar ações de crescimento e melhoria em áreas como saúde, saneamento, educação, mobilidade e etc. Tudo isso, acessando crédito a juros mais baixos.
Para manter os recursos em dia, o mutuário (instituição que recebe o financiamento), precisa cumprir uma série de protocolos, que vão desde a aprovação do projeto, até a sua entrega final.
O percurso para fazer a gestão de projetos cofinanciados
Quando aprovado, os projetos devem possuir metas específicas a serem alcançadas. O desembolso do recurso (liberação do dinheiro) depende do andamento e dos relatórios de acompanhamento, que precisam ser apresentados periodicamente para o banco. E, as regras para prestação de contas são bem específicas, se diferem de outras formas de prestação de contas usuais.
O próprio Coordenador físico-financeiro do Projeto Estado Presente: Segurança Cidadã, Luciano Victor, afirma “Um projeto cofinanciado tem uma série de especificidades que a gente não vê no dia a dia do serviço público. A gente precisa ter uma equipe de técnicos que seja bem integrada. E essa equipe precisa conhecer profundamente todo o projeto.”
Ele comenta sobre a experiência que está tendo junto ao banco, e ressalta “O BID é bastante focado no gerenciamento do projeto. Em você saber estruturar uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Você saber como trabalhar os riscos. É interessante a capacitação e o conhecimento da equipe de todo projeto.”
Outro ponto de atenção, se tratando de projetos cofinanciados, é o desconhecimento dos métodos de aquisição do órgão financiador, ou seja, “quando você pega um contrato de empréstimo, uma operação de crédito externo, para os recursos que são financiados, você não utiliza as leis de licitações. Você deve utilizar as regras especificas do banco, com métodos de aquisições específicos do banco. E que muitas vezes não são nem conhecidos da equipe.” alerta Luciano.
Diante dessas peculiaridades, a Secretaria de Direitos Humanos do Estado do Espírito Santo investiu em tecnologia especializada com o intuito de minimizar riscos, otimizar tempo e trabalho.
A solução de mercado para gestão de projetos cofinanciados é o SAFF, a qual foi desenvolvida pela Softplan, que atua há 3 décadas no desenvolvimento de soluções de TI para diversas áreas da gestão pública.
Financeiro – Segurança para prestar contas ao BID
Parte muito sensível na execução de um projeto cofinanciado é o financeiro. Os recursos são recebidos em dólar, as conversões cambiais são o principal ponto de alerta. É preciso fazer todo o controle de pagamento, controlar os recursos que se recebe dentro do programa, posteriormente fazer as prestações de conta para o banco, o que envolve muitas regras de negócio, muito preenchimento de formulários específicos.
“É muito trabalhoso e muito arriscado fazer a mão, porque são vários formulários padronizados que o banco exige que a gente apresente.” comenta o Coordenador financeiro do Projeto Estado Presente: Segurança Cidadã.
E também alerta, “você ter um erro de uma fórmula pode comprometer uma justificativa de gasto ou solicitar um valor errado. Ou ainda ter uma solicitação negada pelo banco. Então o sistema te ajuda muito nisso. No SAFF, você dá alguns comandos, e ele te gera todos os formulários padronizados, no formato que o banco exige”
Prestação de Contas x Variação Cambial – Do dólar ao Real nos projetos cofinanciados
Ainda na questão financeira, outro ponto de atenção da gestão de projetos cofinanciados por bancos internacionais se refere a prestação de contas. Afinal, os empréstimos são efetuados em dólares. Ou seja, os programas contratam em reais, mas fazem todo o planejamento e posteriormente prestação de contas em Dólar.
Em função dessas duas moedas coexistiram durante toda a execução do programa, acaba aparecendo variações cambiais e surgindo as dificuldades de lidar com elas. “Esse é um ponto que a tecnologia trabalha muito a favor, porque ela te ajuda a corrigir essas variações de câmbio. Usamos bastante essa funcionalidade” comenta Luciano.
Essa facilidade que a solução trás é muito interessante para o projeto, pois faz a atualização automática de todas as informações com a cotação do dólar do dia, ou a que seja necessária.
“Você fazer um planejamento de alguma ação, se você não tem uma ferramenta de planejamento tem que ficar fazendo essas contas em planilhas de Excel. Com o SAFF, você simplesmente gera uma nova versão do arquivo, com a data que você deseja a cotação, ou com o valor da cotação que você quer. Isso auxilia bastante no planejamento, mais ágil para você saber quanto que você vai ter de diferença de câmbio em um componente ou no outro.” declara, Luciano Victor.
Vale ressaltar que principalmente em momentos mais instáveis, onde se tem uma variação de dólar muito grande, ter o apoio de uma ferramenta no controle de gestão é fundamental. O coordenador do programa, cita um exemplo clássico de como a variação cambial pode influenciar nesse momento.
“Sempre que tem aquisição de equipamento eletrônico, por exemplo, quando o dólar sobe, o valor do equipamento sobe. Tem que ficar acompanhando isso o tempo todo. Utilizamos bastante ferramenta do SAFF para poder esses cálculos que ajudam bastante no acompanhamento. Te dão a segurança de poder saber a diferença de cálculo.”
Gestão de contrato para entrega do projeto no tempo planejado
Por fim, todo o cuidado é necessário para que um programa siga dentro do tempo, escopo e prazo determinados. Para diminuir erros e consequentemente o prolongamento da execução do projeto é preciso fazer um bom acompanhamento do contrato em questão.
Mais uma vez a tecnologia se torna uma grande aliada. Luciano Victor, relata os benefícios que a contratação de uma solução especializada vem proporcionando ao projeto do estado do Espírito Santo:
“Na gestão de contrato, o gestor, o fiscal, tem que fazer um acompanhamento muito próximo. Porque você pode por alguns dias, perder um aditivo, uma renovação de contrato. Isso compromete uma outra ação lá na frente. Então é interessante você ter uma ferramenta que te gere alertas, com limite de prazos, valores, para que você consiga fazer um controle sobre esses contratos.”
Muitas vezes por descuido ou esquecimento, é possível perder um prazo e isso compromete toda uma cadeia de ação do projeto. O que impacta no resultado final, na entrega dos produtos no tempo planejado.
Ele comenta como usa a funcionalidade no seu dia a dia “Eu quero que com ‘x’ valor a ferramenta me alerte para que eu não execute um contrato sem empenho(…) É importante ter uma ferramenta que gere esses reports, e alertas para o gestor e fiscal dos contratos.”
Cada vez mais órgãos se dão conta de que o investimento em tecnologia é ínfimo perto de todos os prejuízos e retrabalhos que são gerados por não possuir as ferramentas adequadas e não se ter o controle sobre certas ações.
Para cumprir com todas as regras internacionais com segurança o Projeto Estado Presente: Segurança Cidadã decidiu investir em tecnologia e hoje colhe bons frutos.
Entendenda o Projeto
Projeto Estado Presente: Segurança Cidadã do Estado do Espírito Santo
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A Secretaria de Direitos Humanos do Estado do Espírito Santo apresentou essa História de Sucesso na série Gestão Pública Talks – Os desafios da gestão de projetos cofinanciados.
Assista a participação de Luciano Victor, coordenador do Projeto Estado Presente: Segurança Cidadã do Estado do Espírito Santo:
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