A Secretaria Municipal de Infraestrutura de Florianópolis venceu o desafio de dar mais transparência e eficiência à gestão de contratos de obras públicas. A implantação do software Obras.gov auxiliou nessa melhoria. A tecnologia foi bem recebida não apenas por resolver problemas da rotina do órgão, mas também pelo volume de recursos e serviços sob responsabilidade dele. Somente entre 2017 e 2019, a Secretaria investiu R$310 milhões em obras, executando 145 projetos.
O software veio para melhorar a administração disso, principalmente, através da centralização e padronização de informações. A redução da burocracia nas rotinas, simplificação da prestação de contas e transparência na divulgação de dados à população foram outras vantagens observadas. A otimização beneficiou, assim, o servidor, o cidadão e o município.
A adoção da tecnologia segue outras ações da Prefeitura Municipal de Florianópolis (PMF) em direção a uma gestão pública mais digital. Na área de obras, por exemplo, ela foi uma das prefeituras pioneiras no uso de um software especializado em gestão de contratos. Conheça mais sobre os módulos e funcionalidades do Obras.gov.
Cenário e desafios na Secretaria Municipal de Infraestrutura
A Secretaria recorria a planilhas do Excel para controle dos processos antes da implementação do Obras.gov. Cada fiscal utilizava diferentes repositórios para armazenar dados das obras sob sua responsabilidade. Os demais servidores procediam do mesmo modo, arquivando informações em seus computadores segundo seus critérios. Como resultado, os dados ficavam espalhados e personalizados, dificultando o acesso. De vez em quando, isso levava à perda de históricos durante as trocas de gestão.
A medição de obras seguia uma logística semelhante, porque também usava planilhas de Excel. O órgão ficava vulnerável a problemas de arredondamento e imprecisão. Além disso, a falta de padrão e descentralização nas informações poderia prejudicar a prestação de contas. Superar esses desafios beneficiaria o servidor, a relação com órgãos de controle e a população.
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Por que usar tecnologia na gestão de contratos de obras públicas?
Foi olhando para esse cenário que a Secretaria iniciou a jornada da transformação digital com o Obras.gov. Primeiramente, esperava-se centralizar as informações relacionadas à gestão dos contratos de obras públicas. O órgão também tinha como objetivo:
- Otimizar o trabalho do fiscal de obras a fim de desburocratizar atividades administrativas;
- Padronizar informações;
- Garantir a segurança e o armazenamento das informações;
- Disponibilizar informações sobre obras ao cidadão e servidor.
A transformação digital na Secretaria Municipal de Infraestrutura
A Secretaria sabia que a transformação digital transformaria igualmente a cultura e as rotinas de trabalho. Antes de tudo, os funcionários precisariam ser sensibilizados sobre a importância da ferramenta. Seria necessário capacitá-los no uso do software em seguida. Só então, a adoção do Obras.gov poderia entregar os resultados esperados. Para isso, o órgão contou com a expertise da Softplan em conduzir implementações digitais na esfera pública.
O processo aconteceu gradualmente, já que exigiu também a revisão de formas de trabalho no órgão. As ações de capacitação e sensibilização dos servidores ocorreram em 2019. Nesse meio tempo, os servidores foram acompanhados e orientados de acordo com suas necessidades. O Secretário de Infraestrutura monitorou a mudança através de um dashboard do Obras.gov. A partir dele, era possível visualizar a adesão ao sistema e, dessa forma, tratar cada caso individualmente. Quando necessário, novos treinamentos eram solicitados. Assim, todas as obras em execução já estavam centralizadas no sistema ao final do ano.
Resultados da transformação digital na Secretaria Municipal de Infraestrutura
Apesar do esforço inicial da implementação, logo a Transformação Digital traduziu-se em benefícios. Tanto para os servidores da Secretaria quanto para os cidadãos de Florianópolis. O Obras.gov ajudou a dar eficiência ao uso dos recursos e a otimizar rotinas, dentro e fora do órgão. E seus recursos deram transparência às informações de interesse público. Desse modo, a mudança contribuiu para melhorar as entregas à população e aumentar o interesse do cidadão nos assuntos do município.
Otimização de rotinas e continuidade do trabalho
O contato direto entre contratado e contratante foi um dos principais pontos de destaque na otimização das rotinas. O fiscal da Secretaria, o representante da contratada e o gestor do contrato passaram a estar conectados pelas funcionalidades e aplicações do Obras.gov. Esses recursos trazem, por exemplo, informações atualizadas sobre a situação do projeto. Assim, eles não precisam de tantas reuniões para monitorar a obra ou basear suas tomadas de decisão.
Essa facilidade também se estendeu à rotina do fiscal de obra. Agora, ele atualiza em tempo real o desenvolvimento do projeto a partir de um aplicativo instalado no celular. Logo após, seus registros são disponibilizados no sistema central. Estando na Secretaria ou em qualquer lugar, o gestor acessa os dados inseridos pelo fiscal no canteiro de obras, por exemplo. O recurso eliminou ainda a falta de padrão nas anotações, assim como o risco da perda de registros.
Outra vantagem para a rotina do fiscal foi a visualização mais completa da situação do contrato. A partir de painéis do sistema, o funcionário observa investimentos e prevê rapidamente o desembolso de recursos. Em seguida, ele pode gerar relatórios para atestar se, de fato, é necessário liberar mais verbas ou não.
A continuidade dos trabalhos também foi potencializada. As informações já não estão atreladas a pessoas ou computadores, mas sim centralizadas no sistema. Com o uso do Obras.gov, o histórico permanece mesmo quando funcionários saem ou se ausentam. Dessa forma, o sistema deixou de ser pessoal e passou a ser da Secretaria e do cidadão.
Transparência pública e engajamento do cidadão
A transformação digital não só trouxe eficiência, mas ainda mais transparência para o relacionamento da Secretaria com o cidadão. Por meio do Mapa Interativo de Obras, a população agora acompanha a atuação do órgão e os projetos sob responsabilidade dele. Atualmente, estão disponíveis para consulta os dados sobre 334 contratos, que representam cerca de R$ 580 milhões*.
A navegação no Mapa é intuitiva e tem uma linguagem simples, a fim de descomplicar o acesso à informação pública. O gestor acompanha o engajamento do cidadão com a ferramenta a partir de dados gerados pelo próprio sistema. Em um painel do Obras.gov, ele monitora indicadores como número de acessos, tempo de uso e páginas consultadas. Com o Mapa, a Secretaria espera trazer mais transparência e, assim, motivar o envolvimento da sociedade nas ações do município.
* Dados referentes à consulta realizada em março de 2021
Agilidade na prestação de contas e compatibilidade com sistemas
O Obras.gov também agilizou a prestação de contas com órgãos de controle. Atualmente, a Secretaria gera relatórios específicos instantaneamente. Para isso, basta selecionar os itens desejados no sistema. A função permite reduzir, de fato, o tempo gasto com burocracias. Por outro lado, o órgão tem recursos seguros e padronizados para justificar o uso do dinheiro público. A Prefeitura, então, passa a ter a prestação de contas em dia. Consequentemente, a obtenção de recursos para outros programas fica mais fácil.
A compatibilidade do software com os sistemas de órgãos de fiscalização externos é outra vantagem para a Secretaria. Com ele, é possível firmar parcerias com Tribunais de Contas e outras instituições. Aqui, inclui-se órgãos financiadores nacionais e internacionais. A integração acontece, por exemplo, com sistemas do Portal da Transparência, Caixa Econômica Federal e o Banco Interamericano de Financiamento.
Rigor no controle de leis, aditivos e cronograma
Além de ficar em dia com a prestação de contas, o Obras.gov auxiliou a Secretaria a observar e se alinhar melhor à legislação. A organização do orçamento também ganhou mais precisão, uma exigência da Lei Complementar 101/2000. O software reúne normas e pré-requisitos, com o intuito de ajudar contratante e contratado a cumprir com dispositivos legais. A Lei de Responsabilidade Fiscal é um exemplo deles.
Do mesmo modo, a Secretaria obteve maior rigor no controle de aditivos. A fiscalização dos limites, valores e prazos do contrato ficou mais instantânea, clara e eficiente. Todo esse controle e registro acontece ao mesmo tempo, dentro do próprio sistema. Como resultado, padronizou-se o cálculo automático dos preços iniciais e de reajuste. Isso trouxe mais segurança e rigor às contas, solucionando um desafio antigo de centralização e padronização de dados na Secretária.
O mesmo rigor é observado na avaliação dos prazos. Agora, o fiscal cruza instantaneamente as previsões do cronograma com os registros do andamento do projeto. A partir disso, é possível prever o que foi e o que falta ser entregue. Dessa forma, o cumprimento das leis e eventuais atrasos do contratado é evidenciado ao fiscal. Já a população pode acompanhar as datas de entrega dos projetos no Mapa.
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