A Secretaria de Meio Ambiente de São Paulo (SEMIL, antiga SIMA) foi o primeiro órgão ambiental brasileiro a substituir a tramitação física pela tramitação digital dos processos gerados por suas atividades-meio e atividades-fins. Iniciado em 2017, o projeto para automatizar processos administrativos e eliminar o uso de papel foi concluído com sucesso em 2019, ano em que a então SIMA se tornou 100% digital.
A secretaria estima que deixou de usar 30 milhões de folhas de papel e poupou quatro mil árvores entre o começo da implementação e abril de 2021. Em valores, a economia com papel chegou a R$ 913 mil. Esses números estão alinhados aos objetivos da transformação. Em síntese, o órgão queria otimizar as rotinas de trabalho, oferecer um serviço ainda mais eficiente ao cidadão e, claro, entregar uma gestão mais sustentável à secretaria.
“A Secretaria questionava muito a quantidade de papel que era gerada diariamente, as pilhas e pilhas de processos na mesa dos funcionários. Havia também um questionamento sobre como trazer celeridade e transparência para todos os processos, tanto de atividade-fim quanto de atividade-meio. Insere-se ainda a questão da sustentabilidade. Por ser uma secretaria de meio ambiente, essa preocupação com o uso do papel é também grande aqui dentro do órgão.*”
Débora GomesCoordenadora do Grupo Setorial de Tecnologia da informação e comunicação da SIMA
Para atingi-los, a SIMA contou com a expertise da Softplan e da sua ferramenta de automação de processos Solar BPM. Contratada por licitação, a empresa é a responsável pela implementação do e-ambiente, versão do Solar BPM adotada no órgão. A Softplan conduziu todo o processo de substituição do papel pelo sistema, da concepção do projeto às oficinas de mapeamento de processo, passando pela capacitação e ajustes da ferramenta. Essas etapas, para além da aquisição de um sistema, foram essenciais para que a SIMA construísse uma história de sucesso de transformação digital no setor público.
Os ajustes na estratégia de implementação
O projeto envolveria cerca de cinco mil servidores, já que incluía também os órgãos vinculados à SIMA. Na época, a mudança se estenderia então para a Companhia Ambiental do Estado de São Paulo (CETESB), a Fundação Florestal, a Fundação Zoológico, Instituto Geológico, Instituto Florestal e Instituto de Botânica.
A princípio, a ideia do órgão era fazer sua transformação digital em três meses. “Iniciaram as reuniões e notamos que não havia tanta maturidade para fazer uma mudança tão grande em um período tão curto de tempo. Ela envolveria em torno de cinco mil pessoas e, talvez, pudesse não ter todo o êxito esperado” relembra Débora Gomes, coordenadora do Grupo Setorial de Tecnologia da informação e comunicação da SIMA.
Repensando a estratégia de adoção, a secretaria decidiu focar em dois dos seus assuntos mais importantes: o licenciamento e a fiscalização ambiental. O primeiro é conduzido pela CETESB e o segundo pela SIMA. Eles foram escolhidos pela relevância, pelo volume de processos que geram e, sobretudo, porque suas digitalizações facilitariam a rotina do cidadão. Dessa forma, além de trazer benefícios internos, a mudança também seria vantajosa para o público externo.
O projeto incluía ainda a digitalização das atividades-meio, a integração com os sistemas de atividade-fim e a automação do fluxo desses processos digitais. Essa última atividade é fundamental para trazer mais eficiência à gestão pública e otimizar as rotinas dos servidores. Com a estratégia alinhada, a SIMA e a Softplan iniciaram os trabalhos de implementação do e-ambiente.
Integração de sistemas otimiza fiscalização ambiental
O processo de fiscalização ambiental é um exemplo de como a adoção de uma ferramenta de automação otimiza etapas que envolvem órgãos externos. Na SIMA, a Coordenadoria de Fiscalização e Biodiversidade é quem trata desse serviço. Entretanto, ela não só depende dos esforços internos como também da ação local da Polícia Ambiental, que é vinculada à Secretaria de Segurança Pública.
O processo inicia com o policial registrando o Boletim de Ocorrência e segue com a SIMA, que analisa o caso e chama o autuado para fazer a conciliação do auto de infração. Os dados registrados no BO vão do sistema da polícia para o SIGAM, sistema de gestão ambiental da SIMA. Dali para frente, todas as informações geradas por esse processo são armazenadas nele.
Assim que atas, termos de compromisso, multas etc são gerados no SIGAM, eles aparecem no e-ambiente, já que ele está integrado a este e demais sistemas da SIMA. No e-ambiente, os servidores e o autuado podem fazer e acompanhar o fluxo do processo. O autuado consegue, por exemplo, entrar com defesa ou recurso usando a internet, sem precisar ir até uma unidade regional.
Antes do e-ambiente, a fiscalização já tinha etapas digitais. Entretanto, depois que chegava no SIGAM, ainda era preciso imprimir o documento para, só então, considerar-se criado o processo. A integração eliminou, portanto, a necessidade de redigitar dados e fazer um novo upload de documentos para que o processo “saia” de um sistema e vá para o outro.
Desde que adotou a ferramenta de automação, a SIMA começa e concluí a fiscalização ambiental em ambiente digital, pois todos os documentos são assinados digitalmente por todas as partes. Assim, ambos os lados ganham em eficiência, otimização do tempo e economia de papel.
Digitalização reduz duração do processo de licenciamento ambiental
No caso do licenciamento ambiental, o grande destaque foi a redução do tempo. Com a implantação do e-ambiente, a duração foi de 120 para 84 dias. Antes, o empreendedor que quisesse dar entrada em um pedido de licenciamento precisava agendar online uma data para atendimento presencial na CETESB, órgão responsável pelo processo.
Às vezes, a data mais próxima disponível era só para dali a 30 dias. O cidadão não só demorava a conseguir um horário, como também ainda corria o risco de descobrir na hora que algum documento estava incorreto ou que faltavam dados. Caso isso ocorresse, ele precisaria marcar uma nova data e ir, outra vez, a uma agência da CETESB.
Esse cenário mudou completamente depois que a SIMA implementou a ferramenta de automação da Softplan. Agora, o empreendedor faz a solicitação do pedido de licenciamento a qualquer horário e usando a internet. O sistema funciona 24 horas, sete dias por semana, recebendo uma média de 350 pedidos de licenciamento por dia.
“Temos uma equipe interna que faz o checklist para verificar se os documentos estão corretos. Se falta algo, é enviado um e-mail para esse interessado, que sobe no sistema esses documentos que estão faltando para dar seguimento ao processo de análise da solicitação da licença ambiental*”
Débora GomesCoordenadora do Grupo Setorial de Tecnologia da informação e comunicação da SIMA
Atividades-meio eliminam gastos com papel e burocracias ao automatizar processos administrativos
Esses resultados também foram observados nas áreas administrativas, financeiras e de recursos humanos, que se beneficiaram ao automatizar processos. Desde 2019, as atividades-meio da SIMA são 100% digitais e papel zero. Um exemplo é o registro do ponto de frequência. Mesmo sendo um assunto relativamente simples e parcialmente digital, ele gerava bastante papel.
Ponto eletrônico
Antes da implantação da ferramenta para automatizar processos administrativos, os funcionários faziam o registro digital dos horários e, no final, imprimiam a folha para que seus chefes assinassem. Esse papel seguia então para o setor de recursos humanos. Agora com o e-ambiente, no final do mês, o registro do ponto vira um arquivo PDF assinado digitalmente pelos responsáveis. Por fim, uma automação do sistema encaminha o arquivo diretamente para o RH, sem a necessidade de impressões.
Pagamento de diárias
No financeiro, a SIMA conseguiu reduzir o tempo de espera para reembolso de diárias que ficam sob sua responsabilidade. Isso inclui viagens de servidores e também da Polícia Ambiental. Neste último caso, a solicitação de pagamento costumava vir através de malotes. Às vezes, quando os documentos chegavam até a Secretaria, constatava-se erros, exigindo que o processo fosse refeito. Além disso, o tempo entre a solicitação e a efetivação do pagamento da diária poderia levar dois meses. Desde que passou a usar a ferramenta de automação, a SIMA reduziu esse tempo para até três dias.
Licitações e contratos
Nas licitações e contratos, automatizar processos administrativos eliminou a necessidade de imprimir pilhas de papel e ainda facilitou a rotina dos contratados. Antes, a secretaria conseguia elaborar e assinar digitalmente os contratos, porém precisava imprimir todo o processo para que os envolvidos externos pudessem assinar. Agora, eles também podem fazer a assinatura eletrônica dos documentos.
Os desafios da implementação da nova tecnologia na SIMA
Para que a SIMA atingisse todos esses objetivos e se beneficiasse das vantagens que vêm junto deles, foi preciso uma implementação voltada ao sistema, mas, principalmente, à adaptação dos servidores e do público externo. Afinal, grande parte da transformação digital acontece devido à mudança de cultura na gestão pública e não apenas pela adoção de tecnologias.
No começo do projeto, a SIMA precisou lidar com a resistência dos próprios servidores, uma questão esperada em mudanças como a que aconteceria nos próximos meses.
“Todo mundo está acostumado a trabalhar de uma forma e mudar para o digital mexeria nisso. Tivemos muitos questionamentos dos funcionários. ‘O sistema iria aguentar tantos processos? Teríamos o computador adequado e internet para isso?’. Isso tudo foi inicial, pois, quando começamos a implementar e a usar o sistema, essas barreiras acabaram. Houve um crescimento, uma parceria muito grande de todos para seguirmos o projeto.”
Débora GomesCoordenadora do Grupo Setorial de Tecnologia da informação e comunicação da SIMA
Softplan adapta oficinas de capacitação ao cenário da SIMA
O trabalho de sensibilização realizado pela Softplan é pensado, justamente, para vencer essa resistência inicial. Por isso, ele faz parte de cada processo de transformação digital conduzido pela empresa na esfera pública. Também são oferecidas oficinas de mapeamento de processos, momento para identificar pontos em que a burocracia da tramitação física pode ser eliminada quando o assunto passar a tramitar na ferramenta. Com a equipe engajada na transformação, fator essencial para acelerar a aceitação da ferramenta, a Softplan prossegue para a etapa de capacitação.
A SIMA iniciou sua capacitação com treinamentos presenciais e direcionados a apenas alguns funcionários, mas optou por mudar a estratégia. “Na época, solicitamos à Softplan o desenvolvimento de um treinamento EaD para que todos pudessem ter acesso à capacitação e à plataforma. Isso foi muito bem-vindo. Ao final, fizemos uma pesquisa de satisfação com os servidores e obtivemos uma média 9″ explica Debora.
Equipe residente da Softplan oferece apoio diário à SIMA
Com o avanço do projeto, a SIMA observou que o público externo também mudaria a forma de interagir com a secretaria. Dessa forma, a SIMA solicitou um aumento na equipe residente da Softplan para que houvesse esse suporte ao usuário externo assim como o interno. Atualmente, eles contam com um telefone para contato, uma central de atendimento, e-mail e chat para tirar dúvidas sobre o sistema.
“Temos uma equipe de especialistas no Solar BPM, com vivência em projetos de transformação digital em órgãos públicos. Essa experiência, aliada à dedicação em prestar suporte aos usuários do sistema, proporciona segurança aos envolvidos e resulta em ótimos níveis de aceitação e adaptação quanto às mudanças de ferramentas e nos procedimentos de trabalho que uma iniciativa “sem papel” proporciona nas organizações.”
Fernando Munhoz de ProençaCoordenador da Softplan
Transformação digital ajudou na adaptação da SIMA ao teletrabalho
Com uma tecnologia de ponta, servidores capacitados e suporte ao público externo, a SIMA conseguiu adaptar-se com mais rapidez ao teletrabalho logo após o início da pandemia. Para Debora, os impactos foram menores porque o órgão já estava no processo de transformação digital desde 2017. Assim, a execução das atividades continuou mesmo com os funcionários trabalhando em suas casas.
“Fico imaginando, se os nossos processos ainda fossem em papel, como é que nós estaríamos executando as nossas atividades. Então, quando a gente fala ‘investir em tecnologia’, essa palavra investir é realmente muito bem colocada, porque o retorno do investimento é, realmente, imensurável.” reflete Debora.
Resultados da transformação digital em números
Apesar de a totalidade dos retornos do investimento ser imensurável, a SIMA é um caso interessante para analisar os resultados a longo prazo da adoção de uma ferramenta de automação como o Solar BPM. Entre janeiro de 2020 e 10 de maio de 2021, foram 124.785 processos digitais abertos. Confira abaixo alguns números que resumem esses resultados*
41 mil
25 mil
70%
*Números referentes à consulta em maio de 2021.
Os próximos passos da SIMA na jornada de transformação digital
Ainda que atingindo a meta de retirar o uso de papel, a SIMA sabe que pode dar outros passos na jornada de transformação digital, trazendo ainda mais eficiência à gestão pública. “Nós estamos há mais de 4 anos nesse trabalho contínuo de evolução e melhoria do e-ambiente, não só na questão de melhorias e integrações, mas também na usabilidade do sistema. E esse é o nosso foco para os próximos anos: melhorar a qualidade e os nossos processos, porque isso reduz o tempo para concluir todas as nossas atividades, trazendo maior eficiência à gestão pública”* finaliza Débora.
Nesse sentido, Fernando Munhoz, coordenador da Softplan, também enxerga a melhoria continua como característica do futuro da jornada de transformação digital da SIMA. Ele explica que é preciso entender em qual atividade ou setor um processo leva mais tempo para ser atendido. E o que motiva a necessidade desse prazo. Para evitar a digitalização da burocracia, é preciso, até mesmo, verificar por onde o processo passou sem ter a devida necessidade. Nesse processo de diagnóstico de gargalos operacionais, a SIMA continuará contando com o Solar BPM e a equipe especialista da Softplan.
“Apurando e entendendo essas informações, podemos sugerir e implementar soluções que facilitem o trabalho dos funcionários. Isso pode ocorrer com um simples preenchimento automático de formulários ou, até mesmo, automatizando processos para que decisões sejam tomadas pelo Solar BPM com base em informações previamente preenchidas e que permitam que o processo siga o caminho ideal e racional. Assim, esse trabalho, permiti diminuir a carga operacional dos servidores públicos, reduzir o tempo de atendimento e, com isso, prestar um serviço melhor para a sociedade.” finaliza Fernando Munhoz.
Acesse a página do Solar BPM e conheça outras histórias de sucesso que decidiram automatizar processos administrativos assim como a SIMA. Nossos especialistas estão à disposição para apresentar a ferramenta e elaborar uma estratégia para que a sua instituição também alcance esses resultados.
*Os depoimentos da coordenadora Débora Gomes apresentados foram extraídos da sua palestra ministrada no evento Gestão Pública Talks 2021.
